تصمیم‌گیری و حل موثر مسئله
تصمیم‌گیری و حل مسئله ارتباط تنگاتنگ با هم دارند. بدون تصمیم‌گیری نمی‌توان مسئله‌ای را حل کرد. تصمیم‌گیرندگان اصلی به دو گروه تقسیم می‌شوند: گروهی که از رویکردی منطقی و نظام‌مند در تصمیم‌گیری‌هایشان استفاده می‌کنند؛ و گروهی که تصمیماتشان عمدتاً شهودی است. این گروه بر اساس احساسات یا تصمیمات لحظه‌ای خود در مورد رویکرد مناسب پیش می‌روند. ممکن است آنها روش‌های بسیار خلاقانه‌ای برای حل مسائل داشته باشند، اما قادر به توضیح علت انتخاب آنها نیستند.
یادگیری بیشتر: دوره تصمیم‌گیری
شش گام در حل مسئله
در موثرترین روش‌های تصمیم‌گیری از هردو رویکرد منطقی و شهودی یا خلاقانه استفاده می‌شود. این فرآیند شامل شش مرحله است:
- تشخیص مسئله
- جستجوی گزینه‌های دیگر
- سنجش گزینه‌ها
- انتخاب یک گزینه
- اجرای تصمیم
- ارزیابی نتایج و در صورت لزوم شروع مجدد فرآیند
در ادامه به تشریح هریک از مراحل فوق می‌پرازیم:
- تشخیص مسئله
برای حل یک مسئله، ابتدا باید مشخص کنید که مشکل چیست. ممکن است فکر کنید که می دانید، اما باید آن را بررسی کنید. گاهی اوقات، تمرکز روی نشانه‌ها راحت‌ترازعلل است. شما برای تعیین اینکه مشکل چیست از یک رویکرد منطقی استفاده می کنید. سوالاتی که ممکن است در ذهنتان ایجاد شود عبارتند از:
- من (یا دیگران) چه چیزی مشاهده کرده‌ایم؟
- در زمان بروز مشکل من (یا دیگران) چه کاری انجام می‌دادیم؟
- آیا این مسئله به خودی خود یک مشکل است یا نشانه یک مشکل اساسی و عمیق‌تر است؟
- به چه اطلاعاتی نیاز دارم؟
- قبلاً برای حل این مسئله چه اقداماتی انجام داده‌ایم؟
به‌عنوان‌مثال، شاگرد زیر دست شما می گوید که اجاق گرم‌کننده برقی درست کار نمی‌کند. قبل از اینکه با یک تکنسین تعمیر تماس بگیرید، ممکن است بخواهید چند سوال بپرسید. ممکن است بخواهید بدانید منظور شاگرد از «درست کار نکردن» چیست. آیا او نحوه اداره تجهیزات را می‌داند؟ آیا او بررسی کرده است که این تجهیزات به برق متصل است؟ آیا فیوز یا قطع‌کننده مدار بررسی شده است؟ گرم‌کننده آخرین بار چه زمانی کار کرد؟
شاید بتوانید از تماس با خدمات پرهزینه خودداری کنید. حداقل قادر خواهید بود که اطلاعات ارزشمندی را در اختیار تکنسین تعمیرات قرار دهید که به روند عیب‌یابی کمک می‌کند.
قطعاً بسیاری از مشکلاتی که با آنها مواجه می‌شوید بسیار پیچیده‌تر از مشکل اجاق گرم‌کننده برقی است.در حقیقت، هرچه مسئله پیچیده‌تر باشد، اهمیت داشتن روش در حل مسئله نیز از اهمیت بیشتری برخوردار است.
۲. جستجوی گزینه‌های دیگر
ممکن است بدیهی به نظر برسد که برای حل مسئله باید چه اقدامی انجام دهید. گاهی اوقات، این درست است، اما در بیشتر مواقع، شناسایی گزینه‌های احتمالی نیز حائز اهمیت است. اینجاست که واقعاً جنبه خلاق حل مسئله مطرح می‌شود.
حل گروهی مسئله می‌تواند ابزاری عالی برای شناسایی گزینه‌های بالقوه باشد. تا آنجا که ممکن است به احتمالات فکر کنید. ایده‌ها را بنویسید، حتی اگر در برداشت اول اندکی احمقانه و نامتعارف به نظر برسند. گاهی اوقات ایده‌های واقعاً احمقانه می‌توانند منشاء یک راهحل عالی باشند. خیلی اوقات، افراد خیلی سریع انتخاب می‌کنند بدون‌اینکه واقعاً همه گزینه‌ها را در نظر بگیرند. صرف زمان بیشتر برای جستجوی گزینه‌های جایگزین و ارزیابی پیامدهای آنها واقعاً می تواند نتیجه‌بخش باشد.
۳. سنجش گزینه‌ها
پس از خلق چند ایده، باید هریک از آنها را ارزیابی کنید تا دریابید چقدر می‌توانند در پرداختن به مسئله موثر باشند. عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- تأثیر بر سازمان
- تأثیر بر روابط عمومی
- تأثیر بر کارمندان و جو سازمانی
- هزینه
- انطباق با قانون
- اخلاق حرفه‌ای
- اینکه آیا این دوره بر اساس توافق‌نامه‌های جمعی مجاز است یا خیر
- آیا می توان از این ایده برای خلق ایده دیگری استفاده کرد
۴. انتخاب یک گزینه
برخی از افراد و گروه‌ها از تصمیم‌گیری اجتناب می‌کنند. «تصمیم نگرفتن» فی‌نفسه یک تصمیم است. با به تعویق‌انداختن یک تصمیم، ممکن است برخی از گزینه‌ها و راه‌حل‌های دیگر را حذف کنید. دراین‌صورت، کنترل وضعیت را از دست خواهید داد. در برخی موارد، عدم رسیدگی به‌موقع می‌تواند منجر به تشدید مسئله گردد. به‌عنوان‌مثال، اگر به سرعت به شکایات مشتری رسیدگی نشود، احتمالاً مشتری بیشتر آزرده خاطر خواهد شد. به‌منظور دستیابی به یک راهحل رضایت‌بخش باید بیشتر و سخت‌تر تلاش کنید.
۵. اجرای تصمیم
وقتی تصمیم می‌گیرید، باید آن را اجرا کنید. تصمیمات اساسی باید با برنامه‌ریزی دقیق همراه باشد تا اطمینان حاصل شود که تمام قسمت‌های عملیات از نقش خود در تغییر مطلع شده‌اند. مثلاً ممکن است آشپزخانه به طراحی مجدد و تجهیزات جدیدی نیاز داشته باشد؛ کارمندان ممکن است به آموزش‌های اضافی نیاز داشته باشند؛ ممکن است مجبور شوید در حین اعمال تغییرات لازم، تعطیلی کوتاه‌مدتی را برنامه‌ریزی کنید. پس باید مشتری خود را از این تعطیلی مطلع نمایید.
۶. ارزیابی نتایج
هر زمان تصمیمی را اجرا کردید، باید نتایج را مورد ارزیابی قرار دهید. ممکن است نتایج در مورد فرآیند تصمیم‌گیری، مناسب بودن انتخاب و خود فرآیند اجرا، توصیه‌های ارزشمندی ارائه دهند. این اطلاعات می‌توانند در بهبود واکنش شرکت در تصمیم‌گیری مشابه در زمانی دیگر سودمند باشند.
مطالعه بیشتر: تفویض اختیار؛ ابعاد، ارکان و اصول آن در کسب‌وکار
تفکر خلاقانه
جنبه خلاقیت شما بیشتر در شناسایی گزینه‌های جدید یا غیرمعمول مفید است. بیشتراوقات، ممکن است درگیر الگوی تفکری شود که در گذشته موفق بوده است. شما به روش‌هایی فکر می‌کنید که هنگام مواجهه با مشکلات مشابه در گذشته از آنها استفاده می‌کرده‌اید. گاهی اوقات می‌تواند موفقیت آمیز باشد، اما وقتی با مشکل جدیدی مواجه هستید یا راه‌حل‌های شما ناموفق است، ممکن است خلق ایده‌های جدید برای شما دشوار باشد.
اگر با مسئله‌ای مواجه شدید که ظاهراً هیچ راه‌حلی ندارد، این ایده‌ها را امتحان کنید تا ذهن شما را از حالت «جمود» خارج کند:
- قبل از تلاش برای شناسایی گزینه‌های دیگر، آرامش خود را حفظ کنید.
- بازی «چه می‌شد اگر …» را انجام دهید. به‌عنوان‌مثال، چه می‌شد اگر پول اولویت نبود؟ چه می‌شداگر می‌توانستیم جشنواره‌ای برپا کنیم؟ چه می‌شد اگر می‌توانستیم زمستان را به تابستان تبدیل کنیم؟
- از محل‌ها و شرکت‌های دیگر ایده بگیرید. مجلات تجاری می‌توانند در شناسایی رویکردهای استفاده شده توسط سایر شرکتها سودمند باشند.
- به خود اجازه دهید به ایده‌هایی بیندیشید که احمقانه به نظر می‌رسند یا درظاهر ناقض قوانین هستند.
- برای خلق ایده‌های جدید از درون‌دادهای تصادفی استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال، در مرکز خرید محلی قدم بزنید و سعی کنید برای حل مشکل خود از هرچیزی که مشاهده می‌کنید ایده بگیرید.
- از زاویه دیگری به مسئله نگاه کنید. آیا می توان این مسئله را به‌عنوان یک فرصت قلمداد کرد؟ به‌عنوان‌مثال، جاده خارج از رستوران شما که تنها راه دسترسی به پارکینگ شماست به دلیل مسابقه دوچرخه‌سواری بسته شده است. شاید بتوانید مسابقه دوچرخه‌سواری را به‌عنوان فرصتی برای تجارت و نه یک مشکل درنظر بگیرید.
مطالعه بیشتر: تفاوت مدیریت و رهبری چیست؟
