تفویض اختیار یک فرآیند سازمانی است که در آن مدیر بخشی از اختیارات خود را بین افراد در رده‌‌های پایین‌تر تقسیم و مسئولیت انجام وظایف مربوطه را به آن‌ها محول می‌کند. این فرآیند یکی از مهم‌ترین مفاهیم در رویکردهای مدیریتی است که وظایف مدیریت را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد. مدیریت هنر انجام امور از طریق دیگران و تفویض اختیار به‌دست آوردن نتایج از طریق افراد در رده‌های پایین سازمان است. درواقع، بهره‌وری یک مدیر نه با توانایی‌های شخصی وی به‌تنهایی، بلکه در کنار توانایی‌های افراد دیگر مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.

گسترش حجم کسب‌وکار و متنوع‌سازی مشاغل، اداره کلیه امور توسط یک مدیر واحد را غیرممکن می‌سازد. بنابراین مفهوم تفویض برخی اختیارات مدیریتی به افراد در سطوح پایین‌تر در سازمان‌های تجاری امروز عملی می‌شود و مدیر بخشی از اختیارات خود را به افراد رده‌پایین تفویض می‌کند. این امر به ایجاد حس ایثار و ازخودگذشتگی در کار درمیان افراد در رده‌های پایین سازمان کمک می‌کند. درحقیقت مدیر نقش سرپرستی را بازی می‌کند که راهنمایی‌ها و توصیه‌های لازم را به افراد زیردست ارائه می‌دهد.

درنهایت بار کاری مدیر به حداقل رسیده و بهره‌وری کلی سازمان افزایش می‌یابد. ازاین‌رو می‌توان گفت هدف از تفویض اختیار تضمین یک فعالیت تجاری بی‌دغدغه و موثر است.

یادگیری بیشتر: دوره تفویض اختیار

ابعاد مختلف تفویض اختیار

1. اختیارات از سوی یک مقام رده بالا به افراد در سطوح پایین‌تر واگذار می‌شود
2. با واگذاری و تقسیم وظایف، از اختیارات مقام رده‌ بالا کاسته نمی‌شود و درنهایت وی مسئول کل عملکرد است.
3. اختیارات پس از تفویض می‌تواند بنابر شرایط و اقتضائات افزایش یا کاهش یابد و یا حتی پس گرفته شود.
4. تفویض اختیار همواره مبتنی‌بر موقعیتی است که از طریق فرآیند سازماندهی ایجاد می‌شود. یک فرد تا زمانی که عهده‌دار منصبی باشد قادر به اعمال اختیارات خویش است، به محض ترک منصب، اختیارات وی سلب خواهد شد.
5. یک مدیر نمی‌تواند اختیاراتی را واگذار کند که در حیطه وظایف او نیست یا به وی محول نشده است. به‌علاوه تنها بخشی از اختیارات قابل تفویض است و او نمی‌تواند کل اختیارات را تفویض کند.
6. تفویض ممکن است عمومی یا اختصاصی باشد. زمانی‌که فعالیت‌ها برای اهداف خاصی مشخص‌ شده باشند، تفویض اختصاصی است؛ درغیراین‌صورت عمومی است. همچنین، تفویض می‌تواند رسمی یا غیررسمی به‌صورت مکتوب یا ضمنی باشد.
7. میزان تفویض اختیارات به عوامل مختلفی ازجمله توانایی مدیر در تفویض، توانایی افراد رده‌پایین در پذیرش تفویض، فلسفه مدیریت، اطمینان مدیر به افراد در رده‌‌های پایین و مواردی ازاین‌دست بستگی دارد.
8. تفویض به معنای سلب مسئولیت نیست. هیچ مدیری با تفویض اختیار به افراد زیردست خود نمی‌تواند از زیر بار مسئولیت خود شانه خالی کند. از آنجا که مسئولیت نهایی عملکرد به عهده اوست، باید بر آن نظارت داشته باشد و خود را مجاب کند که عملکرد در مسیر درستی قرار دارد یا خیر.

ارکان تفویض اختیار

فرآیند تفویض اختیار شامل سه رکن زیر است:

• سپردن مسئولیت انجام کاری (یا وظیفه‌‌ای) به دیگری؛
• اعطای اختیار برای استفاده از منابع، تصمیم‌گیری‌های لازم و انجام مسئولیت؛
• ایجاد تعهد یا پاسخ‌گویی برای شخصی که تفویض را مطابق‌با استاندارد تعیین‌شده می‌پذیرد.

اکنون به شرح این عناصر می‌پردازیم:

• مسئولیت‌ یا وظیفه

مسئولیت یا وظیفه، اولین مرحله‌ی تفویض است. منظور از وظیفه، فعالیت‎‌ها یا اموری است که انتظار می رود افراد در رده‌های پایین بنابر موقعیت خود در سازمان انجام دهند. مسئولیت وظیفه یا کاری است که به شخص در یک موقعیت تعریف شده، محول می‌شود.

وظایف ممکن است مربوط به تصمیم‌گیری، تدوین سیاست‌ها، تصویب بودجه و غیره باشند. همچنین ممکن است مبتنی‌بر نتایجی باشند که برای تعیین اهداف در ارتباط با تولید یا فروش حاصل می‌شوند.

ازسوی دیگر، مسئولیت تعهدی است که تنها برعهده انسان است و از روابط میان مافوق و افراد زیردست نشئت می‌گیرد. مسئولیت می‌تواند یک تعهد مداوم یا محدود به یک عملکرد ساده باشد. جایگزین اختیار است و روندی صعودی دارد.

• اختیار

اختیار حق یا قدرتی است که به فرد اعطا می‌شود تا عملکردی که به وی محول شده است را تسهیل نماید. تعاریف مختلفی برای اختیار ارائه شده است، ازجمله:

«اختیار حق صدور دستور و قدرت اطاعت محض است، (هنری فایول)»؛ «اختیار، قدرت فرمان دادن به دیگران، اقدام یا عدم‌اقدام به روشی است که توسط صاحب‌اختیار برای اهداف بعدی شرکت یا اداره تلقی می‌شود (کونتز اُ دونل)»؛ «اختیارمجموع قدرت‌ها و حقوقی است که برای انجام کار تفویض‌شده امکان‌پذیر است (لوئیس آلن)» و …

از‌این‌رو و بنابر تعاریف فوق، «اختیار» پدیده‌ای قانونی و مشروع است؛ حق تصمیم‌گیری ایجاد می‌کند؛ برای دستیابی به اهداف سازمانی استفاده می‌شود؛ نوعی رابطه میان افراد (مافوق و زیردستان) است؛ کلید مشاغل مدیریتی است؛ پدیده‌ای عینی است اما استعمال آن می‌تواند ذهنی باشد؛ به‌واسطه برخی عوامل داخلی و خارجی محدود می‌شود؛ و سیر نزولی دارد در سطوح پایین‌تر کاهش می‌یابد.

در ادبیات مدیریت سه‌ نظریه درخصوص اختیار مطرح شده است:

1. نظریه اختیار رسمی: بر اساس این نظریه، منشأ اختیار رسمی که با عناوین اختیار سنتی یا اختیار مشروع نیز خوانده‌ می‌شود، در اوج قرار دارد که از طریق فرآیند تفویض سیر نزولی می‌یابد.به‌عنوان‌مثال، هیئت‌مدیره یک شرکت، مدیریت را به مدیراجرایی محول می‌کنند، او نیز اختیارات خود را به رؤسای بخش‌های پایین‌تر تفویض می کند. بنابراین اختیار که در بالاترین سطح متمرکز است طبق اصل زنجیره‌فرماندهی به سطوح پایین‌تر ادامه می‌یابد و هر سطح، یکی‌پس‌ازدیگری، از آن کاسته می‌شود.
2. نظریه پذیرش: براساس این نظریه که مورد حمایت افرادی چون چستر برنارد، ماری پارکر فولت و هربرت سایمون قرار دارد، اختیار قدرتی‌ است که از سوی افراد رده‌‌پایین در سازمان پذیرفته می‌شود. درصورتی‌که اختیار رسمی مورد پذیرش افراد رده‌پایین قرار نگیرد، فاقد ارزش است. میزان کارآیی آن را می‌توان بر اساس تمایل افراد رده‌پایین به پذیرش آن سنجید. طبق این نظریه، مدیران زمانی از اختیار واقعی برخوردارند که آن اختیارات مورد پذیرش افراد رده‌پایین سازمان قرار گیرد.
3. نظریه صلاحیت: براساس این نظریه، فرامین و دستورات یک مدیر به سبب صلاحیت فنی و اختیارات شخصی‌اش مورد پذیرش افراد رده‌پایین سازمان قرار می‌گیرد. به‌عبارتی، اختیار مدیر ناشی از کاریزما و صلاحیت شخصی اوست. سازمان نیز براساس صلاحیت و دانش  در زمینه‌‌های خاص اختیارات رسمی را به افراد اعطا می‌کند. برخی مدیران نیز به سبب اینکه مقام ارشد هستند یا به دلیل داشتن محبوبیت، دارای اختیارات شخصی هستند که اختیارات غیررسمی هم نامیده می‌شوند.

• پاسخ‌گویی

پاسخ‌گویی گزارشی درخصوص انجام مسئولیت است؛ تعهدی برعهده فردی است که به وی اختیار داده می‌شود تا وظیفه محول شده را انجام  و برای دستیابی به نتایج خاص به مدیریت گزارش دهد. فرآیند تفویض اختیار تنها زمانی کامل می‌شود که افراد رده‌پایین در مورد میزان عملکرد خود در رابطه با وظایف محول‌شده گزارش بدهند.ازلحاظ منطق، پاسخ‌گویی مشتق اختیار و مسئولیت است. انجام مسئولیت و استفاده از اختیار بر اساس استاندارهای تعیین‌شده توسط مافوق، وظیفه است.

میزان پاسخ‌گویی به تفویض اختیارات و وظایف بستگی دارد. یک فرد ممکن است در قبال وظایفی که از طرف مافوق به وی محول نشده است نیز مسئول باشد.

از‌این‌رو می‌توان گفت:پاسخ‌گویی قابل تفویض نیست؛ نه تفویض‌کننده و نه تفویض‌شونده نمی‌توانند از زیر بار پاسخ‌گویی شانه خالی کنند؛ برخلاف تفویض اختیار، سیر پاسخ‌گویی همواره صعودی است و افراد رده‌پایین در سازمان موظف به ارائه گزارش درمورد عملکرد خود با مقامات بالاتر هستند؛ پاسخ‌گویی متناسب با اختیار و مسئولیت است؛ و درنهایت، یک فرد رده‌پایین در سازمان، بابت اختیارات تفویض شده، تنها باید پاسخ‌گوی یک مقام مافوق باشد.

تفاوت میان عناصر تفویض اختیار

مسئولیت و پاسخ‌گویی در تفویض اختیار، اگرچه ارتباط تنگاتنگی باهم دارند، از لحاظ مفهوم، ماهیت و ارزیابی باهم متفاوت هستند:

مفهوم: مسئولیت بیانگر اتمام مطلوب وظیفه است در‌حالی‌که پاسخ‌گویی به توانایی ارائه پاسخ ازسوی افراد رده‌پایین سازمان به مافوق اشاره دارد.

ماهیت: اختیار واسطه ایجاد مسئولیت و اعمال پاسخ‌گویی است. اختیار و مسئولیت تابع یکدیگر هستند و ازلحاظ مکان و زمان دامنه یکسانی دارند. پاسخ‌گویی نیز تابع اختیار و مسئولیت است.

انتقال و ارزیابی: جریان انتقال اختیار و مسئولیت به‌سمت پایین است درحالی‌که سیر انتقال پاسخ‌گویی به‌سمت بالاست. عملکرد افراد رده‌پایین بر اساس توانایی پاسخ‌گویی مجری و با توجه به استانداردهای از پیش‌تعیین شده ارزیابی می‌شود.ازاین‌رو می‌توان گفت این سه عنصر به یکدیگر وابسته و تفکیک‌ناپذیر هستند.

اهمیت تفویض اختیار

اهمیت تفویض اختیار را می‌توان در حقایق زیر نشان داد:

• تفویض اختیار پویایی مدیریت و ماهیت سازمان بی‌عیب‌ونقص است. به سبب وجود محدودیت‌های مختلف، مدیر ارشد و سایر مدیران در رده‌های میانی سازمان قادر به اداره و نظارت همه رخدادها و عملکردها در سازمان نیستند. ازاین‌رو باید وظایف و مسئولیت‌ها را با افراد رده‌پایین سازمان تفسیم کنند.
• تفویض اختیار به‌طور گسترده‌ای به‌عنوان هنر انجام امور به بهترین شکل ممکن شناخته شده است. واگذاری وظابف، سهولت امور اداری را تضمین می‌کند و موجب می‌شود مدیران و مقامات ارشد روی مسائل مهم تمرکز کنند.
• تفویض اختیار فرآیندی است که طی آن حق رسمی فرماندهی سازمان که به مدیریت عالی اعطا شده است، تا حدی به سطوح پایین‌تر انتقال می‌یابد. به این ترتیب مسئولیت و اختیارات در سازمان به هم گره خورده‌اند. علاوه‌براین، زمینه برای عملکرد تعریف شده مدیران هموار می‌شود.
• تفویض اختیار تصمیم‌گیری سریع در سازمان را تسهیل می‌کند زیرا اختیارات میان افراد در سطوح مختلف توزیع شده است. اعطای اختیار به افراد رده‌پایین انگیزه عملکرد خوب آنها را فراهم می‌سازد.
• تفویض اختیار به حفظ روابط سالم بین مدیران و کارکنان وی کمک می‌کند، این امر باعث ایجاد تعامل و درک سالم میان آن‌ها می‌شود و بهترین روش برای ارتقاء رضایت شغلی، انگیزه و روحیه کارکنان است.
• تفویض اختیار کمک به توسعه اجرایی است. مدیران در سطوح پایین مجاز به مشارکت در امور اداری هستند. این امر تجربه ارزشمندی در تصمیم‌گیری به آنها می‌دهد و فرصتی را برای افراد در سطوح پایین‌تر فراهم می‌سازد تا توانایی‌های خود را نشان دهند.

هیچ سازمانی بدون تفویض اختیار نمی‌تواند رشد کند؛ بنابراین تفویض اختیار، رمز موفقیت سازمان محسوب می‌شود.

اصول تفویض اختیار

تفویض اختیار باید موثر باشد در غیر‌این‌صورت با مشکلات عدیده مواجه خواهد شد و پیامدهای نامطلوب درپی خواهد داشت. بنابراین تفویض اختیار کارآمد مستلزم رعایت اصول خاصی است که عبارتند از:

1. اصل تعریف عملکردی:این اصل بدان معناست که سازمان باید از نظر عملکرد به بخش‌های کوچک‌تر تقیسم شود و مدیر هر بخش باید اختیار هماهنگی فعالیت‌های آن بخش با سازمان را داشته باشد. این اصل را می‌توان با تعریف روشن اهداف، نتایج مورد انتظار، اقدامات صورت‌گرفته، تفویض اختیارات سازمانی و مشخص کردن نقش‌ها در سطوح مختلف برای دستیابی به اهداف تعیین کرد. در بیشتر موارد این اصل به صبر، هوش و شفافیت اهداف و برنامه‌ها نیاز دارد.
2. اصل سازماندهی (اسکالر):این اصل به زنجیره‌ای از رابطه اختیار مستقیم بین مدیر ارشد و کارکنان در کل سازمان اشاره دارد. به‌منظور تأثیرگذاری تفویض اختیار، هر یک از کارکنان باید بداند که اختیار ازسوی چه کسی به وی تفویض شده است و برای تأیید و گزارش‌دهی باید به چه کسی مراجعه کند.
3. اصل سطح اختیار:این اصل به معنای تفویض اختیار تصمیم‌گیری به مدیران صالح در برخی از سطوح سازمانی است. به‌منظور تفویض اختیارات موثر، تفویض نه تنها باید روشن و صریح باشد بلکه باید توسط کارکنان نیز به خوبی درک شود.
4. اصل فرماندهی واحد:این بدان معناست که کارکنان باید گزارش عملکرد خود را تنها به یک مافوق ارائه دهند.  هیچ یک‌ از کارکنان رده‌پایین نمی‌تواند درخدمت بیش از یک مدیر یا مقام ارشد باشد.
5. اصل تفویض اختیار بر اساس نتایج موردانتظار:تفویض اختیار بر اساس نتایج نشان می‌دهد که اهداف تعیین‌شده و برنامه‌ریزی‌های صورت‌گرفته باهم مرتبط و قطعی هستند و مشاغل متناسب با آن‌ها تنظیم شده‌اند.
6. اصل اطلاق مسئولیت:در تفویض اختیار، مدیر یا مافوق همچنان مسئول فعالیت‌های کارکنان زیردست است زیرا مسئولیت عملکردی وی قابل تفویض نیست. به‌همین‌ترتیب، مسئولیت زیردست نسبت به مافوق خود در صورتی مطلق است که وی وظیفه‌ای را پذیرفته و قدرت اجرای آن را داشته باشد.
7. اصل برابری:اختیار، قدرت انجام وظایف و مسئولیت، تعهد انجام آن‌ها است، اختیار باید با مسئولیت مطابقت داشته باشد و ازلحاظ قابلیت اجرایی، عملیاتی و عملکردی ارتباط منطقی میان آن‌ها برقرار است؛ دارای دامنه مکانی و زمانی مشترک هستند و توازن میان آن‌ها تفویض اختیار را معنادارتر و پربارتر خواهد کرد.

علاوه بر موارد فوق، اصول جزئی تفویض اختیار به این شرح است:

1. دخالت حداقلی مافوق  در اختیارت تفویض شده به کارکنان زیردست؛
2. تحمل اشتباهات؛
3. نظارت کافی؛
4. اهداف ازپیش‌ تعیین‌شده؛
5. تدوین سیاست‌ها، قوانین و رویه‌ها برای هدایت تصمیمات؛
6. عدم تفویض اختیار صعودی و اختصاص یافتن پاداش به آن.

مشکلات و موانع تفویض اختیار

تفویض اختیار یکی از عناصر مدیریت موثر است و تنها زمانی تسهیل می‌شود که برای اولین بار با مدیریت عالی جو مطلوبی ایجاد کند. این امر با تفویض اختیار کافی حاصل می‌شود.درغیراین‌صورت با موانع جدی مواجه خواهد شد. موانع تفویض اختیار را می توان به سه دسته تقسیم کرد:

1. موانع از جانب تفویض‌کننده (مدیر ارشد): ویژگی مدیر ارشد نقش مهمی دارد در تعیین نوع توازن کارکردی و اجتماعی که در سازمان‌ها با تفویض اختیار حاصل می شود. در بسیاری از موارد، مدیر ارشد ممکن است تمایلی به تفویض اختیار به افراد زیردست خود نداشته باشد. این امر می‌تواند ناشی از عوامل مختلفی باشد از قبیل: میل به داشتن اختیار: برخی از مدیران تمایلی به تفویض اختیارندارند زیرا احساس می‌کنند که تفویض اختیار موجب کاهش تأثیرات آن‌ها در سازمان می‌شود. آن‌ها مایلند همیشه حضورشان احساس شود و افراد زیردستشان برای تصمیم‌گیری در مورد مسائل مختلف مرتباً به آن‌ها مراجعه نمایند. تمایلاتی از این دست، مدیران را از تفویض اختیار دور می‌کند؛ عدم استقبال و عدم اعتماد به افراد زیردست: برخی از مدیران معتقدند هیچ کس بهتر از آن‌‌ها نمی‌تواند انجام صحیح امور را برعهده گیرد. آن‌ها نمی‌خواهند به ایده‌های دیگران فرصت دهند. به‌علاوه دارای یک عنصر روانشناختی هستند مبنی‌براینکه «من خودم بهتر می‌توانم این کار را انجام دهم» که مانع تفویض اختیار می‌شود. از سوی دیگر، تفویض اختیار به معنی اعتماد به پتانسیل‌‌های بالای کارکنان در سطوح پایین‌تر است و عدم اعتماد به ظرفیت و توانایی‌های آنان ازسوی مدیر مانع از تفویض اختیار می‌گردد؛ عدم کنترل: به منظور اطمینان از استعمال صحیح اختیارات تفویض‌شده، تفویض اختیار مستلزم نظارت و کنترل کافی و ارتباط موثر با کارکنان رده‌پایین است. عدم کنترل کافی و ارتباط ضعیف می‌تواند مانع از تفویض اختیار شود؛ ترس از عملکرد افراد زیردست: یک مدیر ممکن است اختیارات کافی را به دلیل ترس از عملکرد زیردستان خود به دو دلیل واگذار نکند: اولاً، ممکن است درصورت اعطای اختیار به افراد زیردست، آن‌ها عملکرد بهتری داشته باشند و سعی کنند دستورالعمل‌های مافوق خود را بدزدند. ثانیا، اگر پتانسیل‌های افراد زیردست اثبات شود و ارتقاء یابند، مافوق ممکن است یک زیردست کارآمد را از دست بدهد؛ عدم صلاحیت مدیر ارشد: یک مدیر ارشد بی‌کفایت ممکن است در تفویض اختیارات خود تردید داشته باشد زیرا ممکن است در معرض رویکردهای نادرست خود قرار گیرد. بنابراین او مایل است تمام اختیارات را برای خود حفظ کند.
2. موانع ازسوی تفویض‌شونده (مدیران و کارکنان در رده‌های میانی و پایین‌تر سازمان): نه‌تنها مدیر بلکه گاهی افراد درسطوح پایین‌تر سازمان نیز در پذیرش اختیارات تردید دارند. این عدم پذیر اختیار از سوی کارکنان نیز دلایل مختلفی دارد، ازجمله: عدم اعتمادبه‌نفس: به دلیل عدم اعتمادبه‌نفس، کارکنان ممکن است از پذیرش مسئولیت خودداری کند. علتش این است که آن‌ها از نظر ذهنی آمادگی لازم برای مواجهه با نتیجه را ندارند یا تصور می‌کنند به قدر کافی صلاحیت به‌دوش کشیدن بار مسئولیت را ندارد. بنابراین ترس از مواجهه با انتقاد یا نگرش منفی مدیریت برای مجازات کردن افرادی که مرتکب اشتباه می‌شوند، می تواند یک عامل بازدارنده جدی در ذهن آن‌ها باشد؛ وابستگی به رئیس: برخی از کارکنان می‌خواهند با وابستگی به رییس در همه‌ی تصمیم‌گیری‌ها در حاشیه‌ی امن بازی کنند. این افراد تصور می‌کنند در صورت بروز مشکل می‌توانند به رئیس مراجعه کرده و او را وادار به یافتن راه‌حلی برای مشکلات نمایند؛ کمبود اطلاعات و منابع: ممکن است یک فرد زیردست به دلیل کمبود منابع تحت امرش برای انجام مطلوب وظیفه تعیین‌شده، از پذیرش تفویض اختیار سر باز زند؛  بار مسئولیت بیش‌از حد: گاهی‌اوقات کارکنان تمایلی به پذیرش مسئولیت اضافی ندارند مگر اینکه انگیزه‌ای در انجام آن داشته باشند.
3. موانع از طرف سازمان: نقاط ضعف سازمانی ممکن است به دلیل عدم برنامه‌ریزی کافی، اختیارات نامنسجم، عدم فرماندهی واحد، عدم وجود تکنیک‌های نظارت کافی و در دسترس نبودن مدیران صالح مانع از تفویض اختیار می‌گردد.

راهکارهای تفویض اختیار موثر

مدیریت، تمرین هنر تفویض اختیار به شیوه علمی و ماهرانه است. گام اساسی در تفویض اختیار برای یک مدیر این است که ماهیت و محتوای کسب‌وکار را مورد تجزیه‌وتحلیل قرار دهد و تعیین کند چه مواردی را باید تفویض کند و چه مواردی را به خود اختصاص دهد. مدیر می‌تواند با خیالی آسوده وظایفی را که کارکنان زیردستش از عهده انجام آن‌ها برمی‌آیند، به آن‌ها تفویض کند. در عین حال نباید مسئولیت حیاتی خود را در مورد تصمیمات مهم به آن‌ها تفویض کند.

در صورت ایجاد شرایط مطلوب برای اولین بار توسط مدیریت ارشد، تفویض اختیار تسهیل می‌شود. بنابراین مدیری که مایل به تفویض اختیار است باید از نظر روانی آماده باشد تا بتواند آزادانه و با اطمینان‌ خاطر بخشی از مسئولیت و اختیار خود را واگذار کند.

به منظور تفویض موثر اختیارات توصیه‌های زیر را پیشنهاد می‌دهد:

• تعیین اهداف: تفویض موفق اختیارات با اهداف ازپیش تعیین‌شده مشخص می‌شود. کارکنان در سطوح پایین‌تر سازمان، باید از قبل درمورد نقشی که قرار است در دستیابی به اهداف ایفا کنند، کاملاً آکاه باشند.
• مسئولیت مشخص: تفویض اختیار تنها زمانی موثر خواهد بود که مدیریت دامنه اختیارات را به طور واضح مشخص کرده و هدف مسئولیت را مکتوب و ثابت نگه‌دارد.
• ایجاد انگیزه در کارکنان: کارکنان باید درمورد اختیارات تفویض‌شده از انگیزه کافی برخوردار باشند. مدیریت یعنی ایجاد انگیزه‌های مادی و روانی برای افراد به‌طوری‌که آن‌ها خود به خود مجبور شوند مسئولیت تفویض شده را بپذیرند و از اختیارات واگذار شده به درستی استفاده نمایند. ایجاد انگیزه می‌تواند به صورت دستمزد بیشتر، پاداش، ترفیع، موقعیت بهتر و مواردی از این قبیل باشد.
• آموزش کارکنان درسطوح پایین‌تر سازمان: یکی از روش‌های مهم برای اطمینان از تفویض موفقیت‌آمیز اختیار آموزش کارکنان است. با توجه به مسئولیت و اختیاراتی که به افراد رده‌پایین تفویض می‌شود، استخدام آن‌ها باید مبنای منطقی داشته‌باشد. برای جلوگیری از شکست احتمالی تفویض اختیار نباید از انتخاب فرد مناسب چشم پوشی کرد. فرد تازه استخدام شده باید با هدف آشنایی با شغل تحت تعلیم قرار گیرد، روش‌های واگذاری سریع و کارآمد امور را بیاموزد و ویژگی های رهبری، ابتکار، اعتماد به نفس و قضاوت خود را بهبود بخشد. آموزش کارکنان باعث ایجاد اعتمادبه‌نفس درآن‌ها شده و تعارض موجود در ذهن آن‌ها را در مورد توانایی برابر شدن با وظیفه مورد انتظار از بین می‌برد. این آموزش عمدتاً با توجه به استانداردهای تعیین‌شده و با غلبه بر کاستی‌ها و ادغام توانایی‌های افراد صورت می‌گیرد و شامل مشاوره و مربیگری است. مشاوره به آن‌ها در ارتقا دانش، مهارت، توانایی اجرایی و … کمک می‌کند، مربیگری که توسط مدیر انجام می‌شود به آن‌ها کمک کند تا توانایی پذیرش تفویض را بهبود بخشند.
• نظارت کافی: مدیر موظف است مکانیزمی برای نظارت و بررسی عملکرد کارکنان خود تنظیم کند. کج‌روی‌ها باید مشخص و توضیحات کارکنان در مراحل اصلاحی دنبال شوند. این امر تفویض اختیار را کامل و مثمر‌ثمر می‌کند.
• ارتباطات: مسیرهای ارتباطی باید از مافوق به زیردستان و بالعکس باز نگه داشته شوند تا تفویض اختیار معنا پیدا کند. انتقال سریع اطلاعات توسط رئیس به کارکنان باید سریع انجام شود. کارکنان نیز باید در صورت لزوم برای توضیح و راهنمایی، بتوانند آزادانه با مافوق خود ارتباط برقرار کنند.
• اصول تفویض اختیار: همانند برابری اختیارات و مسئولیت، برای دستیابی به تفویض موثر باید از  فرماندهی واحد و اطلاق مسئولیت پیروی کرد.

مطالعه بیشتر: تفاوت مدیریت و رهبری چست؟