هیچ‌چیز ملال‌آورتر از یک روز طولانی کار سازمان‌دهی نشده نیست. وقتی تمام تلاشی که انجام می‌دهید به‌ندرت به نتایج ملموس تبدیل می‌شود، اوضاع ناامیدکننده‌تر می‌شود.

سعی می‌کنید در اینترنت نکاتی در مورد بهره‌وری بیابید، اما به نظر می‌رسد که آن‌چنان‌که مدنظر شماست برایتان کارساز نیستند؛ چراکه شرایط، طرز فکر و سبک کاری شما با هر فرد دیگری متفاوت است. نکاتی که ممکن است برای فردی دیگر کارایی داشته باشد، لزوماً نتایج یکسانی برای شما به همراه ندارد.

بنابراین، چگونه می‌توانید برنامه روزانه خود را در راستای دستیابی به اهدافتان طوری تنظیم کنید که خودتان را خسته نکنید؟ ساده است. تنها چیزی که نیاز دارید یک برنامه بهره‌وری است که برای شما طراحی شده است.

و به نظر شما چه کسی می‌تواند چنین برنامه‌ای را برای شما طراحی کند؟ حدستان درست است – خود شما!

این دقیقاً همان چیزی است که با مطالعه این مقاله یاد خواهید گرفت: تدوین یک برنامه بهره‌وری متناسب با نیازهایتان توسط خودتان.

مطالعه بیشتر: برنامه‌ریزی استراتژیک چیست؟

منظور از برنامه بهره‌وری چیست؟

تعریف برنامه بهره‌وری در نامش نهفته است. برنامه‌ای است که بر اساس آن و با تمرکز بر وظایف مناسبی که برای شما و اهدافتان مهم است، می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید.

نمی‌توانید طرحی را از یک پیشکسوت خودسازی دانلود کنید، آن را تا نقطه‌ای دنبال کنید و بعد منتظر نتیجه باشید. باید با توجه به سبک و موقعیت خود برنامه‌ای برای رسیدن به اهدافتان تدوین نمایید.

برای شناسایی فرصت‌ها و رفع مشکلاتتان، می‌توانید فرآیند ۶ مرحله‌ای را طی کنید که در ادامه همین مقاله به آن اشاره خواهد شد. مطمئناً، تدوین چنین برنامه‌ای مستلزم تلاش زیادی است، اما سال‌های آینده از تداوم مزایای آن بهره‌مند خواهید شد.

در اجرای این فرآیند عجله نکنید. هدفتان دستیابی به یک برنامه قدرتمند باشد که نتایج محکمی ارائه می‌دهد، حتی اگر نیاز به صرف زمان بیشتری برای تفکر، آزمایش، تجزیه‌وتحلیل و بداهه‌گویی داشته باشید.

فرآیند ۶ مرحله‌ای برای تدوین برنامه بهره‌وری

بیایید بدون فوت وقت شروع کنیم. می‌توانید از قلم و کاغذ استفاده کنید یا سندی را در رایانه خود باز کنید.

مرحله ۱: شناسایی حوزه‌های تمرکز

با فهرست کردن وظایف یا پروژه‌های مهمی که می‌خواهید زمان، انرژی و تلاش صرفشان کنید آغاز کنید. می‌توانید موارد زیر را یادداشت کنید:

• اهدافتان
• مسئولیت‌های مهمی که بر عهده شماست
• علایقتان

به‌عنوان‌مثال، برخی از اهداف می‌تواند به این شرح است:

• نوشتن کتاب‌ها و مقالاتی که به خوانندگان ارزش زیادی می‎دهد
• ادامه به تحصیل دانش از طریق مطالعه کتاب‌ها، مقالات و گذراندن دوره‌های مختلف جهت بهبود مهارت‌ها
• حفظ یک پیوند قوی با شریک زندگی
• مصرف غذای سالم و انجام ورزش ۵ روز در هفته
• افزایش درآمد سالانه تا مقدار X

۱۰ تا ۲۰ هدف این‌چنینی را که به دنبالشان هستید فهرست کنید. وقت بگذارید و هر چیزی که به ذهنتان می‌رسد را یادداشت کنید، حتی اگر احمقانه به نظر برسد.

هنگامی‌که احساس کردید بیشتر اهدافتان را فهرست کرده‌اید، آن‌ها را در ۵ یا ۶ حوزه اصلی متمرکز کنید. لازم نیست تمام مواردی که فهرست کردید حوزه‌های مدنظرتان جور درآیند. می‌توانید از برخی از اهداف کم‌اهمیت صرف‌نظر کنید.

نگران منطق پشت تفکیک حوزه‌های تمرکز نباشید. آن‌ها را بر اساس دیدگاهتان و آنچه فکر می‌کنید برایتان مناسب است تقسیم کنید.

شاید بهترین دوستتان «شغل» را در حوزه‌ای قرار دهد که شامل رشد در محل کار و امور مالی است و ممکن است شما «رشد شغلی» و «مالی» را به‌عنوان دو حوزه تمرکز فردی متمایز تقسیم کنید که البته این طبیعی است زیرا شما دو نفر مثل هم‌فکر نمی‌کنید.

بر اساس افکار و عقایدتان، ۵ یا ۶ جنبه مختلف زندگی را نهایی کنید که برایتان مهم هستند. باید روی ۶ توقف کنید زیرا هدف گرفتن بیش‌ازحد اهداف منجر به کاهش تمرکز می‌شود.

به‌عنوان‌مثال، ۶ جنبه‌ای که برای من حائز اهمیت هستند، عبارتند از:

• رشد شغلی
• رابطه با شریک زندگی‌ام
• یادگیری
• امور مالی
• تناسب‌اندام
• مشاغل ساختمانی

ازنظر من هیچ‌یک از موارد فوق اولویت خاصی بر دیگری ندارد، اما اگر می‌خواهید به یکی بالاتر از دیگری امتیاز دهید، لطفاً این کار را انجام دهید. یادتان باشد که در حال تدوین یک برنامه بهره‌وری برای شما هستیم؛ بنابراین روند را به هر طریقی که می‌خواهید تغییر دهید.

مجبور نیستید مثل من فکر کنید یا توجهتان را یه حوزه‌هایی معطوف کنید که من تمرکز دارم. اگر می‌خواهید سفر کنید، سرگرمی خاصی را دنبال کنید یا بیشتر با حلقه دوستان خود معاشرت داشته باشید، قطعاً فهرستتان کاملاً متفاوت از فهرست من خواهد بود.

مرحله ۲: یادداشت موانع

به‌عنوان گام بعدی، تمام چالش‌هایی را که با صرف زمان در آن حوزه‌های اصلی تمرکز با آن‌ها مواجه هستید، یادداشت کنید.

هر مانعی را که به ذهنتان خطور می‌کند، یادداشت نمایید، مهم نیست چقدر بزرگ یا کوچک باشند.

برخی از موانع می‌توانند به شرح زیر باشند:

• فقدان انگیزه
• حواس‌پرتی
• تنبلی
• کمبود وقت
• مسئولیت‌ها

با خودتان صادق باشید. اعتراف به عیوب و نقایص خود تجربه خوشایندی نیست حتی اگر کسی آن‌ها را نبیند؛ بنابراین، ذهن شما تمایل به جعل دلایلی برای توجیه رفتار نامناسبتان خواهد داشت.

به‌عنوان‌مثال، معتقدید که نمی‌توانید پول خود را پس‌انداز کنید چراکه مخارجتان بالاست؛ اما اگر عمیق‌تر نگاه کنید، متوجه می‌شوید که مبالغ زیادی را برای موارد غیرضروری خرج می‌کنید که به‌راحتی می‌توانید از آن‌ها اجتناب کنید.

اطمینان حاصل کنید که برای توضیح عادات بدتان به خودتان دروغ نمی‌گویید.

مرحله ۳: ردیابی زمان

اکثر افراد تصور می‌کنند که می‌دانند وقت خود را صرف چه چیزی می‌کنند. اگر شما هم یکی از آن‌ها هستید، چرا این نظریه را امتحان نمی‌کنید؟ با ردیابی زمانتان درخواهید یافت که آیا فرض و واقعیت شما در یک راستا هستند یا دو قطب متضاد.

اولین باری که این مرحله را انجام دادم، از اینکه می‌دیدم چه مقدار از زمانم صرف کارهای تصادفی و اموری می‌شود که موجب حواس‌پرتی‌ام می‌گردند، بسیار شوکه شدم. درواقع ساعت‌های متمادی را صرف اموری می‌کردم که هیچ ارتباطی با اهدافم نداشت.

این مرحله ساده است. باید کل روز خود را از لحظه بیدار شدن تا زمانی که به رختخواب می‌روید در فاصله‌های ۱۵ دقیقه‌ای ردیابی کنید. می‌توانید فایلی را برای فهرست کردن فعالیت‌های خود چاپ کنید یا از یک صفحه اکسل استفاده نمایید.

باید این تمرین را حداقل ۲ روز انجام دهید. سعی کنید روزهایی را انتخاب کنید که نسبت به سایر روزهای هفته برنامه متفاوتی دارید.

از هر ۵ نفری که این مقاله را می‌خوانند، ۴ نفر از انجام این فعالیت صرف‌نظر و یا آن را نیمه‌کاره رها می‌کنند؛ اما تنها وقتی به واقعیت پی می‌برید که یادداشت کنید زمان خود را کجا صرف کرده‌اید.

بازهم اطمینان حاصل کنید که در مورد ردیابی زمانتان صادق هستید. اگر ۱۰ دقیقه را صرف مرور استوری‌های اینستاگرام کرده‌اید و سپس به مدت ۵ دقیقه ایمیلی را خوانده‌اید، آن‌ها را به‌عنوان «کار» ذکر نکنید. شما این فعالیت را انجام می‌دهید تا بفهمید چقدر زمان و در چه موردی صرف می‌کنید.

اگر ردیابی شما قوی نباشد، در ایجاد یک روال بهره‌وری کارآمد شکست خواهید خورد. نمی‌توانید یک آسمان‌خراش را بر یک پایه سست استوار کنید، می‌توانید؟

مرحله ۴: تجزیه‌وتحلیل اطلاعات

مجموع زمانی را که برای فعالیت‌های مختلف صرف می‌کنید، افزایش دهید. آن‌ها را به گروه‌هایی مانند کار، مسئولیت‌ها، امور روزمره، جلسات، ترددها و غیره دسته‌بندی کنید. بر اساس آنچه درست است تقسیم‌بندی کنید زیرا هیچ قانون سخت‌گیرانه و سریعی وجود ندارد.

هنگامی‌که اطلاعات واقعی در مورد نحوه صرف زمان خود به دست آوردید، ارزیابی کنید که آیا موانع فرضی شما در مرحله ۲ مقصر واقعی هستند یا خیر.

فکر می‌کردم وقت کافی ندارم. حقیقت این بود که برای دستیابی به موفقیت روی اهداف بسیار متفاوتی تمرکز کرده بودم. درنتیجه زمانم پراکنده شد و به تمام اهدافم توجه متوسطی داشتم. آیا تاکنون دیده‌اید یک شکارچی به‌طور تصادفی به امید برخورد تیرش با طعمه تیراندازی ‌کند؟ شاید نه اما من این‌طور بودم.

آیا چالش‌هایتان برای صرف زمان در حوزه‌های اصلی همان چیزی است که تصور می‌کردید یا زمان شما صرف فعالیت‌های غیر‌ضروری می‌شود؟ هنگامی ردیابی زمانتان، اغلب متوجه خواهید شد که وقت خود را برای کارهای کاملاً متفاوت تلف می‌کنید.

مهم‌ترین فعالیت‌هایی که زمان زیادی را صرفشان می‌کنید شناسایی کنید و از خود بپرسید که آیا به چنین تمرکز و انرژی نیاز دارند یا خیر. به‌این‌ترتیب درخواهید یافت که برخی از فعالیت‌ها بیش‌ازحد انتظار یا نیاز زمان می‌برند. به راه‌هایی بیندیشید که آن‌ها را کاهش دهید.

بررسی کنید که آیا مواردی مانند رسانه‌های اجتماعی، اخبار یا تعطیلات وقت شما را می‌گیرند یا خیر. به راه‌حل‌های خلاقانه بیندیشید تا از افراط در چنین مواردی که مانع از تمرکز شما می‌شوند، جلوگیری نمایید. هنگام کار می‌توانید گوشی خود را داخل کشو قرار داده و آن را قفل کنید یا فقط بعد از ساعت ۸ شب به سراغ شبکه‌های اجتماعی بروید.

مهم نیست بابت چه فعالیت‌هایی وقت خود را تلف می‌کنید، پس از شناسایی آن‌ها، می‌توانید به راه‌حل مناسب فکر کنید. امر دشواری نیست.

مرحله ۵: تجدیدنظر در برنامه روزانه

اکنون‌که یک بررسی از واقعیت نحوه گذراندن وقت خود داشته‌اید، زمان آن رسیده است که در برنامه روزانه‌تان تجدیدنظر کنید.

آیا زمان زیادی را صرف یک یا دو حوزه مختلف می‌کنید؟ کدام‌یک از حوزه‌های اصلی شما نادیده گرفته شده است؟ آیا تعادل کلی و منطقی میان آن‌ها برقرار کرده‌اید؟

«ملاک تفکیک حوزه‌های مختلف چیست؟». متأسفانه جواب مشخصی برای این پرسش وجود ندارد. فقط می‌توانید تصمیم بگیرید که چه چیزی برای شما بهترین است.

مثلاً ۵ ساعت در هفته را برای ورزش کردن در نظر می‌گیرید که می‌تواند برای اهداف تناسب‌اندام شما به‌قدر کافی مناسب باشد. آیا یک ورزشکار می‌تواند با همین مقدار ورزش به اهداف خود دست یابد؟ البته که نه.

بر اساس جایی که هستید و آنچه می‌خواهید به دست آورید، زمان کافی به هر یک از حوزه‌های تمرکز اختصاص دهید. سعی کنید فعالیت‌های بیهوده را رها کنید و انرژی بیشتری را به سمت آنچه برایتان مهم است هدایت کنید.

• اگر می‌خواهید شغل خود را رها و کسب‌وکاری راه‌اندازی کنید، می‌توانید هر هفته ساعات کافی را صرف برنامه‌ریزی و اجرا نمایید؟
• اگر می‌خواهید رابطه خود را با شریک زندگی‌تان بهبود بخشید، می‌توانید زمان و توجه کافی به آن اختصاص دهید؟
• اگر می‌خواهید هرماه پول بیشتری پس‌انداز کنید، می‌توانید مخارج خود را پیگیری ‌کنید و هزینه‌های بی‌مورد را کاهش ‌دهید؟
• اگر می‌خواهید وزن کم کنید، می‌توانید ۳-۴ جلسه در طول هفته ورزش کنید؟

مرحله ۶: آزمایش، بداهه‌سازی و تکرار 

هنگامی‌که قصد تغییر برنامه روزانه خود را دارید، انتظار نداشته باشید فوراً به یک سوپرمن کارآمد تبدیل شوید. باید آزمایش کنید تا ببینید چه چیزی اثر می‌کند و چه چیزی مطلوب نیست. آنچه روی کاغذ شگفت‌انگیز به نظر می‌رسد شاید عملی نباشد.

بنابراین زمان‌بندی خود را انعطاف‌پذیر نگه‌دارید تا برنامه‌ای را پیدا کنید که برای شما مناسب باشد. به برنامه بهره‌وری خود مانند تصویر زیر نزدیک شوید.

شکاف بین جایی که هستید و جایی که می‌خواهید باشید را شناسایی کنید. تکنیک‌های مختلف را امتحان کنید تا به برنامه‌ای برسید که برای طولانی‌مدت راحت به آن پایبند باشید. طبیعی است که در ابتدا برای ایجاد یک برنامه روتین تلاش ‌کنید. آنچه غیرطبیعی خواهد بود این است که یک‌شبه کاملاً متحول شوید.

سعی نکنید منتظر تغییرات آنی شدید باشید. اگر خیلی زود هدف‌گذاری کنید، در تلاش‌هایتان شکست می‌خورید، ناامید و درنهایت زود تسلیم می‌شوید.

اگر برنامه فعلی شما به‌هم‌ریخته است، با هدف قرار دادن یک یا دو حوزه اصلی تمرکز خود آغاز کنید. سایر حوزه‌ها را برای مدتی کنار بگذارید. زمانی که عادت کردید توجه لازم را به چند قسمت معطوف کنید، حوزه دیگری را اضافه نمایید.

حدود ۳ ماه طول کشید تا بتوانم برنامه‌ای ایجاد کنم که پایدار باشد و در مسیر درست پیشرفت کند.

اما آیا برنامه بهره‌وری فعلی خود را بی‌عیب و نقص می‌دانم؟ به‌هیچ‌وجه؛ اما به‌قدر کافی مطلوب است به‌طوری‌که پیشرفت را در تمام زمینه‌های مهم زندگی‌ام احساس می‌کنم.

در زندگی واقعی، هیچ‌گاه تعادل کاملی برقرار نمی‌شود میان آنچه می‌خواهید و آنچه به دست می‌آورید. گاهی اوقات به‌قدر کافی بابت تلاش‌هایتان به دست نمی‌آورید و در مواقعی هم بیشتر ازآنچه استحقاق دارید دریافت خواهید کرد؛ بنابراین نگران رسیدن به برنامه بهره‌وری بی‌عیب ‌و نقص نباشید.

نتیجه‌گیری

اکنون یاد گرفته‌اید که چگونه یک برنامه بهره‌وری تدوین نمایید تا سبک کارتان را تغییر دهید و به نتایج دلخواه خود نزدیک‌تر شوید.

پس از خواندن این مقاله، شاید احساس کنید، «بی‌شک باید یک برنامه بهره‌وری تدوین کنم. در آینده حتماً لین کار را انجام خواهم داد.»

تنبلی نکنید؛ اگر امروز را به فردا موکول کنید، فردا هم فراموش خواهید کرد. مراحل را دنبال کنید و در اسرع وقت روی تدوی و تنظیم برنامه بهره‌وری خود کار کنید. دانشی که بلااستفاده بماند بیهوده است.

اکثر افرادی که این مقاله را می‌خوانند آن را عملی نمی‌کنند. شما چطور؟

منبع: PRODUCTIVE CLUB