یک گروه شامل دو یا چند نفر است که با هم در تعامل بوده و فعالیت‌هایشان را برای دستیابی به هدفی خاص هماهنگ می‌کنند. اعضای گروه ممکن است بر روی وظایف محوله پابه‌پای هم کار کنند، اما اگر با هم تعامل نداشته باشند، نمی‌توان به آن‌ها عنوان گروه را اطلاق کرد. اعضای یک گروه در یک عملکرد مشارکت دارند، خواه حل مشکل یک صورتحساب باشد یا ارزیابی ماشین‌های تولیدی جدید.

گروه‌های سازمانی می توانند رسمی یا غیررسمی باشند که هر یک به نوبه خود به چند دسته تقسیم می‌شوند که در ادامه شرح داده شده‌اند.

گروه‌های رسمی

گروه‌های رسمی را سازمان برای انجام کار ایجاد می‌کند. دو نوع متداول گروه‌های رسمی،عبارتند از گروه‌های افقی و عمودی  که روابط ساختاری افقی و عمودی را ایجاد می‌کنند.

1. گروه عمودی که گاهی اوقات گروه عملکردی یا فرمان نیز نامیده می‌شود، شامل یک مدیر و زیردستانش در زنجیره فرمان رسمی است. از جمله گروه‌های فرمان می‌توان به بخش مهندسی، بارگیری، حسابداری و نظایر آن اشاره کرد.
2. گروه افقی،  که گاهی اوقات کمیته یا نیروی کار نامیده می‌شود شامل کارکنان یک رده سازمانی در کل شرکت است. نیروی کار معمولاً برای حل یک مشکل ویژه ایجاد می‌شود و زمانی که آن مشکل حل شد، منحل می‌گردد. یک کمیته ممکن است یک بخش دائمی از ساختار سازمانی باشد. عضویت در یک گروه بیش از مهارت فرد، معمولاً بستگی به موقعیت وی دارد. بطور کلی، کمیته‌ها برای انجام کارهای تکراری تشکیل می‌شوند. گروه‌های افقی مزایای متعددی برای مدیریت یک سازمان دارند که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• به اعضای سازمان فرصت تبادل اطلاعات می‌دهند.
• پیشنهاداتی برای هماهنگی واحدهای سازمانی موجود ارائه می‌دهند.
• ایده‌ها و راه‌حل‌های جدید برای مشکلات سازمان ارائه می‌دهند.
• به پیشرفت فعالیت‌ها و خط‌‌مشی‌های سازمانی کمک می‌کنند.

گروه‌های غیررسمی

گروه‌های غیر رسمی توسط اعضا و یا گروه‌های رسمی تشکیل می‌شوند. از جمله آن‌ها می توان به گروه دوستان، که نسبتاً پایدار است و گروه‌های مشترک‌المنافع که عمری کوتاه دارند، اشاره کرد. گروه‌های دوستی از روابط دوستانه بین اعضایی نشئت می‌گردد که دارای وجوه مشترکی هستند. گروه‌های دوستی غالباً ارتباطاتشان را به فعالیت‌های خارج از کار بسط می‌دهند. گروه‌های مشترک‌المنافع، همانطور که از نامش پیداست، بر مبنای منافع مشترک اعضا سازماندهی می‌شوند تا به اهداف مشترک دست یابند.

اهداف این گروه‌ها الزاماً مرتبط با اهداف سازمان نیست، بلکه هر گروه هدف خاص خود را دنبال می‌کند علایق گروه دوستی در طول زمان ممکن است دستخوش تغییر شود، اما اعضای گروه در کنار هم می‌مانند، زیرا «دوستی» یک نیروی قوی است. ولی گروه‌های مشترک‌المنافع ممکن است به محض عوض شدن علایق گروه از بین بروند.

مطالعه بیشتر: تیم چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

گروه‌های مشارکت

این گروه‌ها برای افزایش مشارکت کارکنان سطوح پایین در تصمیم‌گیری‌های سازمانی و انجام وظایف، با هدف بهبود عملکرد سازمان طراحی شده‌اند. در حال حاضر صدها شرکت کوچک و بزرگ در دنیا از گروه‌های مشارکت افراد استفاده می‌کنند. گروه‌های حل مشکل و خود مدیریتی، دو نوع عمده گروه‌های مشارکتی هستند.

• گروه‌های حل مشکل – این گروه‌ها شامل ۴ الی ۱۵ کارمند داوطلب از یک واحد هستند که جلساتی را برای بحث در مورد روش‌های بهبود کیفیت، کارایی عملیات و محیط کار تشکیل می‌دهند. پیشنهادات آن‌ها برای تأیید مدیریت ارائه می‌شود. گروه‌های حل مشکل معمولاً اولین گام در حرکت به سمت مشارکت گسترده‌تر کارکنان در سازمان قلمداد می‌شوند.
• گروه‌های خود مدیریتی – شامل ۳ الی ۳۰ کارمند با مهارت‌های گوناگون است که وظایف را برای تولید کامل یک محصول یا ارائه یک خدمت بر عهده می‌گیرند و وظایف مدیریتی از قبیل برنامه‌ریزی، سفارش مواد و استخدام افراد جدید  نیز به آن‌ها محول می‌شود. گروه خود مدیریتی با حداقل مدیریت کار می‌کند و اعضای گروه معمولاً یک نفر را از میان خود به عنوان مدیر انتخاب می‌کنند. کلیه فرآیندهای پیچیده مانند خودروسازی، شیمی، بیمه و بانکداری می‌توانند از این گروه‌ها استفاده کنند. سه هزار کارمند جنرال موتورز در تِنِسی به گروه‌های ده نفری خود مدیریتی سازماندهی شده‌اند که در کلیه تصمیمات گروه، از استخدام گرفته تا خرید ماشین‌آلات جدید برای کارخانه، مشارکت دارند.

اهداف تشکیل گروه‌های غیررسمی در سازمان‌ها

• در پاسخگویی به نیازهای دوستی و روابط اجتماعی کارکنان دخالت دارند.
• عدم امنیت را کاهش می‌دهند. اگر مدیریت محیط ناامنی را برای کارکنان ایجاد کند، آن‌ها به ایجاد گروه‌های غیررسمی برای کاهش احساس عدم امنیت تمایل بیشتری نشان می‌دهند.
• ایجاد یک گروه برای اعضایش شأن و مقام به همراه دارد.
• گروه‌های غیررسمی موقعیت‌هایی را برای افراد فراهم می‌آورند تا بتوانند قدرت‌نمایی کنند، حتی اگر هیچ‌گونه قدرت رسمی در سازمان نداشته باشند.
• عضویت در یک گروه با ارزش می‌تواند موجب افزایش اعتماد به نفس فرد گردد.

اگر اهداف گروه‌های غیررسمی با اهداف سازمان در یک راستا باشد، آن‌ها می‌توانند منافع بیشتری برای سازمان داشته باشند. با استفاده از سبک‌های رهبری مناسب می‌توان گروه‌های غیررسمی را بطور مؤثر مدیریت کرد. سایر راهکارها جهت مدیریت گروه غیررسمی عبارتند از:

• وجود جریان شفاف اطلاعات در سازمان
• پیش‌بینی و بیان رفتار اعضا با شناسایی هنجارهای گروه
• توجه به اهداف گروه و همسو نمودن آن‌ها گروه با اهداف سازمان

مطالعه بیشتر: ۷ سبک رایج رهبری و اهداف شکل‌گیری آن‌ها