نمایشگاه به مکانی گفته می‌شود که کالاها، خدمات، فناوری، تکنیک‌های جدید، نوآوری‌ها و هنرها برای معرفی و آشنایی مردم در معرض تماشا قرار داده می‌شود. هدف از برگزاری نمایشگاه‌ها در کشورهای صنعتی پیشرفته، ایجاد بازاری متمرکز برای کلیه خریداران خارجی هست ولی در ایران به دلیل عدم وجود امکانات و درنتیجه عدم حضور بازدیدکنندگان خارجی، این نمایشگاه به بازار واردات تبدیل‌شده است.

ظاهر غرفه شما در یک نمایشگاه خارجی بیانگر چهره واقعی شماست. طرح غرفه باید به‌گونه‌ای باشد که برای شما اعتبار لازم را ایجاد نماید و بهتر است نمونه‌ای از هر کالا نمایش داده شود. حتی‌المقدور دستگاه‌ها و ماشین‌آلات نمایشی را به کار اندازید تا مردم کیفیت کار و محصول آن‌ها را از نزدیک ببینند.

برای طراحی غرفه، زیبایی خوب است اما ساخت و تجهیز غرفه باید در حداقل زمان ممکن صورت گیرد. طراحی باید به‌گونه‌ای باشد که توجه مردم را صرفاً به کالای ارائه‌شده در غرفه معطوف سازد و نه به در و دیوار و سقف غرفه، چیدن کالاهای نمایشی و گلدان‌های تزیینی و میز و صندلی و لوازم غرفه باید به روش‌های مختلفی صورت گیرد تا نمای هر قسمت با قسمت دیگر متفاوت به نظر آید.

شرکت در نمایشگاه بین‌المللی موقعیت بسیار مناسبی را برای کلیه شرکت‌هایی فراهم می‌سازد که درصدد شناخت فضای رقابت و فروش محصولات خود هستند. اصولاً شرکت در نمایشگاه و یا شیوه‌های تجاری فرصت‌های فراوانی را در اختیار شرکت‌ها و مؤسسات قرار می‌دهد تا ضمن نمایش حضور خود به ارزیابی موقعیت خود در شرایط بازار و رقبا بپردازند.

برخی وظایف مدیر غرفه نمایشگاه

• معرفی و نمایش محصول به آن دسته از خریدارانی که واجد ویژگی‌های کیفی و موقعیت برتر و بالاتری هستند
• دیدار و ملاقات با مشتریان فعلی و ارزیابی مستقیم، ملموس، واقعی و بدون واسطه در زمینه چگونگی کارکرد محصول و یا خدمات مورد عرضه در نمایشگاه بین‌المللی
• بررسی و زیر نظر گرفتن شرایط رقبا و ارزیابی جایگاه و مزایای رقابتی شرکت نسبت به سایرین. فلسفه وجودی و هدف اصلی نمایشگاه بین‌المللی به وجود آوردن زمینه‌های لازم به‌منظور بررسی و ارزیابی آخرین وضعیت بازار و شرایط رقابتی حاکم بر آن است.
• تماس با عوامل توزیع، فروشندگان عمده، واسطه‌ها، بازاریاب‌ها و سایر عوامل دست‌اندرکار و اثرگذار در کانال‌های توزیع و فروش
• شناسایی و تهیه فهرستی از نام و آدرس مشتریان بالقوه‌ای که در جریان تماس‌های صورت گرفته در طول برگزاری نمایشگاه بین‌المللی با آن‌ها آشنایی پیدا کرده‌ایم.
• دیدار با مشتریان عمده و پذیرایی از آن‌ها در محل غرفه سازی و یا هتل محل اقامت
• عرضه و نمایش محصول جهت بازدید شرکت‌کنندگان با هماهنگی و حمایت مسئولین و اداره‌کنندگان نمایشگاه بین‌المللی. این کار در بیشتر اوقات موجب افزایش اعتبار شرکت و بالا رفتن درجه اهمیت محصول خواهد شد.
• ملاقات و تماس با اهالی مطبوعات و خبرنگاران فعال در عرصه صنعت و کسب‌وکاری که به آن اشتغال داریم.
• انعقاد قرارداد و یا فروش محصول.

مطالعه بیشتر: تفاوت بازاریابی و فروش چیست؟

مشتریان به دلایل مختلفی نظبر مقایسه، ارزیابی و انتخاب به نمایشگاه مراجعه می‌کنندِ باید بتوانید از شرکت‌کنندگان حداکثر استفاده را ببرید. باید آمار و اطلاعاتی در مورد بازدیدکنندگان و تخصص و حوزه فعالیت و کالای موردعلاقه آن‌ها جمع‌آوری نمایید. یکی از روش‌های معمول در نمایشگاه‌ها ثبت اطلاعات روی کارت‌های مخصوص است که بعداً در دفتر مرکزی شرکت بایگانی می‌شود. هراندازه روابط عمومی قوی‌تر باشد احتمال موفقیت بیشتر خواهد بود فعالیت‌های روابط عمومی باید کمک کند که اشخاص موردنظر به‌سوی غرفه شما جذب شوند.

شاخص‌­های لازم برای حضور بهتر در نمایشگاه

• تعیین اولویت‌های مناسب برای حضور در نمایشگاه
• تخمین، تعیین و تأمین فضای لازم برای غرفه
• طراحی هنرمندانه غرفه و پرهیز از تزیینات اضافی
• نمایش چشمگیر کالا در غرفه حتی‌الامکان به‌صورت سه‌بعدی
• پرهیز از آویختن کاتالوگ، جعبه، پوستر به دیوار غرفه
• در نهایت پرهیز از انباشت کالا در داخل غرفه

اقدامات لازم جهت بازاریابی مناسب در غرفه

• بازدیدکنندگان را با خوشامدگویی استقبال و با لبخند بدرقه کنید
• با اطمینان و آرامش و دقت لازم محصولات خود را معرفی کنید
• مشخصات بازدید‌کنندگان را با دقت به خاطر بسپارید و از آن‌ها به‌موقع استفاده نمایید
• امتیازات ویژه کالاهای خود را برای بازدیدکنندگان مطرح کنید
• از توانمندترین نیروی انسانی جهت امور غرفه و ارتباط با مردم استفاده کنید

مطالعه بیشتر: ۷ روند تأثیرگذار بر استراتژی‌های بازاریابی در سال ۲۰۲۱ و پس از آن