بسیاری از کارشناسان از ارزیابی عملکرد سالانه هراس دارند. فهرست‌بندی دستاوردها و تلاش‌های سال گذشته می‌تواند برای کارکنان زمان‌بر باشد و اگر بازخورد چندانی نداشته باشد، فرآیند سودمندی نخواهد بود. کارفرمایان می‌توانند به منظور طرح انتقادات سازنده یا کمک به کارکنان در تعیین اهداف برای سال آینده تلاش کنند.

بااین‌حال، با برخی تغییرات ساده در فرآیند و صداقت متقابل، می‌توان ارزیابی سالانه را به ابزار ارزشمندی برای مدیران و اعضای تیم تبدیل کرد. در ادامه این مقاله، با ۱۳ راهکار عملی جهت بهتر شدن فرآیند ارزیابی سالانه کارکنان آشنا خواهید شد:

1. هم به گذشته نگاه کنید و هم آینده را در نظر بگیرید

محور ارزیابی‌های سالانه غالباً عملکرد کارکنان است، نه رشد و تأثیرات فردی آن‌ها. ارزیابی‌ها را به سه بخش تقسیم کنید: ۱) به دستاوردهای مهم گذشته در مقایسه با اهداف نگاه کنید. ۲) با تمرکز بر آینده و همسویی با آن به جلو نگاه کنید. ۳) به مسئله «پشتیبانی» توجه کنید (چگونه مدیر شما می‌تواند به بهترین نحو از شما پشتیبانی کند؟) این امر به شما اجازه می‌دهد هنگام ارزیابی کارمندتان یک گفتگوی پویا و باکیفیت داشته باشید، نه یک مکالمه صرفاً یک‌طرفه.

2. کوتاه و ساده کنید

سعی کنید فرآیند ارزیابی سالانه را کوتاه و ساده کنید؛ بازخورد عملکرد باید در طول سال در جریان داشته باشد. از این زمان برای تعیین اهداف سال آینده استفاده کنید. شاخص‌های کلیدی عملکرد همان سال را بررسی کنید و در مورد دستاوردهای کارکنان و مواردی که نیازمند بهبود در سال آینده هستند، صحبت کنید. یک ارزیابی کوتاه و دقیق، منجر به افزایش مشارکت کارکنان در این فرآیند خواهد داشت.

3. روی پتانسیل کارکنان تمرکز کنید

تمرکز ارزیابی‌های سالانه باید روی آینده و پتانسیل بالقوه‌ای باشد که یک کارمند می‌تواند در مسیر پیشِ ‌روی شرکت ایجاد کند. انتقاد از اشتباهات گذشته به‌اندازه آموخته‌ها و کاربرد آن‌ها در آینده ارزشمند نیست. یکی از سؤالاتی که در خلال ارزیابی می‌توان از کارکنان پرسید این است که شغل بعدی‌شان باید چگونه باشد و چگونه می‌توانند به آن دست یابند. شاید زمانش رسیده است که این فرآیند را ارزیابی «بالقوه» بنامیم.

4. ارزیابی‌های سالانه را تبدیل به فرآیندی دوطرفه کنید

به‌جای تمرکز بر فعالیت‌هایی که کارکنان انجام داده یا نداده‌اند، زمینه‌ای فراهم کنید که کارکنان هم بتوانند مدیران و کل سازمان را مورد ارزیابی قرار دهند. این امر نه‌تنها باعث می‌شود که کارکنان احساس ارزش بیشتری کنند، بلکه می‌تواند اطلاعات خوبی در مورد شیوه‌های بهبود سازمان و کسب‌وکار در اختیارتان قرار دهد.

5. بازخوردها را انبوه‌سپاری کنید

کارشناسان حوزه منابع انسانی می‌توانند با انبوه‌سپاری بازخوردهای مشترک طیف وسیعی از ارتباطات حرفه‌ای، ارزیابی‌های سالانه را تقویت کنند. انجام این کار، دیدگاه‌های متنوعی را در ایجاد بازخورد و برنامه توسعه به ارمغان می‌آورد.

مطالعه بیشتر: ۱۰ روند برتر حوزه منابع انسانی در سال ۲۰۲۱ و پس از آن

6. دستور کار جامعی ارائه دهید

ارائه دستور کار به کارکنان در مورد آنچه در طول ارزیابی سالانه مورد بررسی قرار می‌گیرد، به آن‌ها این شانس را می‌دهد که بینش، بازخورد و اهدافشان را برای جلسه آماده کرده و آن را به تجربه‌ای بدون استرس تبدیل کنند که موجب رشد و مثبت اندیشی می‌گردد. بعلاوه این امر منجر به کاهش ترس از بازخورد منفی یا نگرانی در مورد مسائلی می‌شود که برای اولین بار در جریان ارزیابی مطرح می‌شوند.

7. استانداردهایی برای ارزیابی سازمانی تدوین نمایید

ممکن است مدیران استانداردهای متفاوتی برای ارزیابی داشته باشند که می‌تواند باعث ایجاد تناقضاتی در امتیازدهی به عملکرد کارکنان شود. درحالی‌که یک استاندارد ممکن است امتیاز بالایی به سخت‌کوشی و تلاش اختصاص دهد، استاندارد دیگر شاید امتیاز پایین را انگیزه‌ای برای پیشرفت آینده تلقی کند. با ارائه آموزش در زمینه مدیریت ارزیابی عملکرد، می‌توان اطمینان حاصل کرد که فرآیند رتبه‌بندی برای همه کارکنان شرکت یکسان صورت می‌گیرد.

8. حلقه‌های بازخورد ایجاد کنید

در زمان واقعی حلقه‌های بازخورد و گفتگوهای توسعه‌‌ای ایجاد کنید. با این کار بجای ثبت مکرر اشتباهات منجر به رشد بیش‌ازپیش کارکنان خواهید شد.

9. بازخوردهای ارائه‌شده در طول سال را بررسی کنید

در خلال فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان، بازخوردهای دریافتی در طول سال را هم مورد بررسی قرار دهید. چراکه می‌توانند انعکاسی باشند از هر آنچه در طول یک سال بهبود یافته یا نیافته است.

10. بر رشد و یادگیری متقابل تمرکز کنید

چنانچه در حین فرآیند ارزیابی، مدیری با زیر پا گذاردن «مَنیت» خود، کنجکاوانه و صریح سؤالاتش را مطرح کند، ارزیابی‌هایی مبتنی بر یادگیری و رشد فرصتی عالی برای یک گفتگوی صادقانه فراهم می‌سازند.

11. بر اهداف مستند تمرکز کنید

چنانچه ارزیابی‌های سالانه عملکرد کارکنان به‌گونه‌ای باشد که تنها سالی یک‌بار با آن‌ها صحبت کنند و مانند یک کودک ۹ ساله به آن‌ها نمره بدهند، قطعاً ملال‌آور خواهد بود. رویکردی اتخاذ نمایید که بر اهداف مستند با فرآیند محاوره‌ای چابک و مداوم تمرکز دارد و امکان ارائه بازخورد در زمان واقعی را فراهم می‌سازد. این امر موجب‌ می‌شود کارکنان شما بتوانند خود را با نیازهای کسب‌وکار تطبیق دهند، درعین‌حال خود را مسئول بدانند و احساس ارزشمند بودن کنند.

12. تمرکزتان را بر گفتگوهای دائمی و غیررسمی‌تر قرار دهید

گفتگوهای فردی غیررسمی و مکرر میان کارکنان و سرپرستان را محور توسعه قرار دهید؛ اطمینان حاصل کنید که تمرکز این گفتگوها بر پیشرفت در برابر اهداف شغلی و زندگی است، به عبارتی آنچه سرپرست می‌تواند برای موفقیت کارکنان انجام دهد و احساس کارمند در مورد مشارکت و پیشرفت آن‌ها باید محور چنین گفتگوهایی باشد. هنگامی‌که گفتگو به یک قاعده تبدیل شد، با برگزاری یک نظرسنجی ساده، وضعیت فعلی عملکرد و پتانسیل افراد را ارزیابی کنید.

13. ایجاد فرآیند عملکرد

عملکرد رویدادی نیست که تنها یک‌بار در سال رخ دهد؛ در طول سال کارکنان نیازمند اطلاعات و راهنمایی هستند. با فرهنگ‌سازی درزمینه‌ی «ذهنیت مبتنی بر رشد» شروع کنید. کارکنان باید به‌طور مؤثر در جهت بهبود وضعیت به دنبال بازخورد باشند. سپس فرآیند عملکردی با نقاط تماس در تمام سال ایجاد کنید که شامل بررسی اهداف، «مصاحبه‌های نگهداشت» (stay interviews) و بررسی استعدادها می‌شود.

منبع: فوربز