منبع اصلی هر سازمان کارکنان آن هستند که بررسی عملکرد آن‌ها فرصت‌های منحصربه‌فردی را برای سازمان‌ها جهت بهبود این منبع ایجاد می‌کند. مشاغل می‌توانند فرهنگ‌سازمانی مثبتی ایجاد کنند‌، مهارت‌های رهبری را تقویت کرده و در بازار به مزیت رقابتی دست یابند. با برنامه‌ریزی و برگزاری جلسات دوره‌ای و آزاد، بررسی عملکرد موجب بهبود اعضای تیم می‌شود.

ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟

ارزیابی کارکنان ملاقاتی تک‌به‌تک میان مدیران و کارکنان است که طی آن در خصوص نحوه دستیابی به اهداف و برآوردن انتظارات سازمان توسط کارکنان صحبت می‌شود. این ‌دیدارها معمولاً یک تا چهار مرتبه در سال یا بیشتر اتفاق می‌افتد.

هدف از ارزیابی عملکرد، بازخورد صادقانه کارکنان در مورد کارشان، تجلیل از نقاط قوت و ایجاد فرصتی برای آن‌ها است تا بتوانند نگرانی‌های خود را بیان کند.

چرا ارزیابی عملکرد کارکنان مهم است؟

ارزیابی عملکرد کارکنان منبع غنی بازخورد برای مدیران است. بعلاوه بینشی اساسی در مورد عملکرد خوب کسب‌وکار شما از دیدگاه اعضای سازمان ارائه می‌دهد.

در ادامه برخی از مزایای انجام منظم ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه شده است:

توسعه روابط

ایجاد روابط کاری خوب با اعضای تیم، فرهنگ شرکت را بهبود می‌بخشد. هنگامی‌که محیط کار دلپذیری وجود داشته باشد، کارکنان تمایل چندانی به تغییر وظایف و مسئولیت‌های خود ندارند و همکاری و تعامل بهتری با سایر اعضا دارند. همچنین، وقتی کسب‌وکاری بتواند استعدادهای خود را حفظ کند، بازگشت سرمایه‌ی حاصل از آموزش بیشتری خواهد داشت. ایجاد رابطه باعث ایجاد اعتماد و توسعه جلسات گفتگوی آزاد با مدیران می‌شود.

تشکیل تیم‌های مولدتر

آگاهی از نقاط قوت کارکنانتان به شما کمک می‌کند تا تیم‌های بهتری تشکیل دهید. کارکنان وقتی با افرادی کار می‌کنند که سبک کارشان را تکمیل می‌کنند، می‌توانند بهره‌وری بیشتری داشته باشند. داشتن ارتباطات مؤثر به آن‌ها کمک می‌کند بر اهداف خود متمرکز بمانند.

قدردانی از اعضای تیم

هر عضوی از تیم که احساس ارزشمندبودن ‌کند برای تحقق چشم‌انداز کسب‌و‌کار تلاش بیشتری خواهد کرد. مشابه اهمیت ایجاد رابطه، نشان دادن قدردانی شما از اعضای تیم باعث ایجاد اعتماد می‌شود. این اعتمادسازی آن‌ها را تشویق به ماندن در شرکت و جذب نیروی کار جدیدی می‌کند که ازنظر آن‌ها دارای ویژگی‌های متناسب با فرهنگ شرکت هستند.

ارزیابی مدیران

ارزیابی عملکرد کارکنان منجر به خودارزیابی مدیران می‌شود. شنیدن دیدگاه کارکنان دید متفاوتی نسبت به نحوه بهبود رهبریتان به شما ارائه می‌دهد.

شناسایی فرصت‌های منحصربه‌فرد برای رشد

وقتی با کارکنان خود جلسات تک‌به‌تک دارید، می‌توانید موضوعات مشترک بین آن‌ها را مشخص کنید. در این جلسات متوجه خواهید شد که در صورت نیاز به تغییر کارکنان کدام تاکتیک‌ها دیگر اثرگذار نیستند و برای تسریع پیشرفت‌ها چه آموزش‌هایی لازم است.

نحوه تدوین فرم ارزیابی عملکرد کارکنان

روشی که برای ارزیابی کارکنان خود استفاده می‌کنید باید بر اساس اهداف شما در جلسه باشد. سبک‌های مختلفی در این خصوص وجود دارد، ازجمله خودارزیابی، سیستم رتبه‌بندی و ارائه گزارش که پرطرفدارترینشان سیستم رتبه‌بندی است و در آن ناظر معیارهای عملکرد کارکنان را با استفاده از مقیاس کمّی یا کیفی رتبه‎‌بندی می‌کند. فرم‌ها می‌توانند بسیار جامع و شامل صفحات متعدد یا کوتاه و یک‌صفحه‌ای باشند.

هنگام تهیه فرم بررسی عملکرد کارکنان به این نکات توجه کنید:

1. ابتدای فرم را با درج یک سرصفحه شروع کنید

ابتدای فرم شما باید هدف یا عنوان فرم را نشان دهد. قسمت بعدی باید شامل نام، موقعیت و شماره شناسه کارمند باشد. پس‌ازآن نام سرپرست و تاریخ دوره ارزیابی ذکر می‌شود. دوره ارزیابی از زمانی محاسبه می‌شود که فرد استخدام شده یا آخرین باری که مورد ارزیابی قرار گرفته است.

2. در مورد سیستم رتبه‌بندی تصمیم بگیرید

سیستم‌های رتبه‌بندی راهی برای ثابت نگه‌داشتن معیارهای اندازه‌گیری میان چندین کارمند و ناظر است. در برخی موارد، رتبه‌بندی عددی ۱-۵ مؤثر است. اگر وظایف کارمند مبتنی بر اهداف تولید است، می‌توانید مقیاس درجه‌بندی را امتحان کنید که مختص به وظایف آن‌ها است. به‌عنوان‌مثال، اگر خط مونتاژ باید در هر نوبت ۹۰-۱۰۰ قطعه تولید کند، از همین عدد برای ارزیابی عملکرد آن‌ها استفاده کنید.

در ارزیابی‌هایی که مستلزم رویکرد کیفی‌تری هستند از مقیاس چهاردرجه‌ای لیکرت استفاده می‌شود: کاملاً موافقم، موافقم، مخالفم، کاملاً مخالفم. سعی کنید از روشی استفاده کنید که واضح‌ترین نمای عملکرد را نشان می‌دهد.

معیارهای متداول برای استفاده از روش رتبه‌بندی عبارتند از:

شایسته محوری

ارزیابی شایستگی‌های اصلی با مشاهده رفتارها اندازه‌گیری می‌شود. رفتارها مهارت‌های قابل‌تغییری هستند که کارکنان می‌توانند در هر موقعیتی از آن‌ها استفاده کنند. این نوع ارزیابی باید بر مبنای اهداف سازمان شما صورت گیرد.

چند نمونه از معیارهای شایسته محوری عبارتند از:

• خوش‌آمدگویی به مشتریان با لبخند
• تبعیت از استانداردهای سازمانی جهت دستیابی به شمول، تنوع و اخلاق
• رفتار محترمانه با همکاران
• نگرش مثبت در محیط کار
• رفتار حرفه‌ای در تعامل با مشتریان
• حفظ خونسردی هنگام فشار
• بیشترین بهره‌مندی از زمان
• تلاش‌های مستمر در جهت بهبود خود
• برقراری ارتباطات مؤثر و صریح با دیگران
• توجه به نظرات دیگران هنگام حل مشکلات

صلاحیت شغلی

این معیار رتبه‌بندی مبتنی بر عملکرد خوب کارکنان است. از توصیف شغل کارکنان به‌عنوان مبنایی برای اندازه‌گیری عملکرد آن‌ها استفاده کنید.

برخی از نمونه‌های شایستگی شغلی عبارتند از:

• رعایت و پایبندی به استانداردهای سازمان و کلیه قوانین ایمنی
• حضور به‌موقع در محل کار
• راهنمایی دیگران در انجام وظایف و مسئولیت‌هایشان
• پاسخ فوری به تماس‌های تلفنی
• رونویسی گزارش‌ها با دقت
• توانمندی در سازمان‌دهی
• استفاده از دانش فنی برای حل مسائل
• استفاده از تخصص برای توسعه فرآیندهای کارآمدتر و کم‌هزینه‌تر
• نشان دادن مهارت‌های خود در این زمینه
• درک و بهبود عملکرد محصولات

3. فضایی را برای درج نظرات و بازخوردها در نظر بگیرید

در کنار هر آیتم یک فضای خالی برای نظرات درج نمایید. این امر موجب می‌شود امتیازدهی‌تان واقع‌بینانه‌تر باشد. در انتهای فرم ارزیابی، یک فضای اضافی برای بازخورد/سؤالات کارکنان، نظرات اضافی و اقدامات مربوط به تعیین هدف بگنجانید. هنگام ارزیابی در جلسه بعد می‌توان به این نظرات مراجعه کرد.

4. درج محل تاریخ و امضا

در انتهای فرم ارزیابی فضایی برای تاریخ و امضای خود و کارمند در نظر بگیرید. ثبت یک ارزیابی به پیگیری تغییرات عملکرد در طول زمان کمک می‌کند. همچنین شواهدی از تلاش‌های مداوم برای افزایش عملکرد ارائه می‌دهد.

دستورالعمل ارزیابی صحیح عملکرد کارکنان

ارزیابی صحیح عملکرد برنامه‌ روشنی از نحوه بهبود نقاط قوت کارکنان در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. این امر آن‌ها را از هر نظر برای سازمان و به‌طورکلی برای کسب‌وکار بهتر و ماهرتر می‌کند.

زودتر از موعد آماده باشید

با بررسی پرونده کارکنانتان، خود را برای جلسه فردی با آن‌ها آماده کنید. هرگونه یادداشت از ارزیابی‌های پیشین یا آنچه در طول سال انجام داده‌اید را مرور نمایید. کارت حضوروغیاب، میزان فروش یا گزارش در مورد بودجه شاید تنها سوابقی باشند که از آن‌ها در اختیار شماست. کارکنانتان را از قبل مطلع کنید تا در جریان زمان جلسه باشند. برای آنچه لازمه جلسه شماست یک دستور کار تعیین کنید و از کارکنان هم دستور کارشان را بخواهید.

با در نظر گرفتن جوانب مثبت جلسه را رهبری کنید

ارزیابی عملکرد باید زمینه‌های بهبود کارکنان و ویژگی‌های مثبت آن‌ها را مشخص نماید. از بازخورد مثبت برای شروع و پایان جلسه خود استفاده کنید. این امر موجب پیشرفت و حفظ انگیزه در کارکنان می‌گردد. هنگام مطرح ساختن انتقادات سازنده، آن را حول محور اقدامات کارمند قرار دهید. پیشنهاداتی در مورد نحوه پیشرفت آن‌ها در آینده ارائه دهید. از جلسه بعدی عملکرد به‌عنوان یک جدول زمانی برای این پیشرفت‌ها استفاده کنید.

صادق باشید، گوش کنید و پاسخ دهید

با پرسش سؤالاتی در مورد مسائل موردنظر کارمندتان و گوش دادن به پاسخ وی، به گفتگوی ارزیابانه و درعین‌حال خودمانی‌تان ادامه دهید. صداقت و صراحت بدون انتقاد یا مثبت‌اندیشی بیش‌ازحد کلید یک ارزیابی مؤثراست. در خلال گفتگویتان اشاره به مواقعی کنید که کارمندتان استانداردهای شرکت را حفظ کرده، از آن‌ها پیشی گرفته یا در مقابل آن‌ها کوتاه آمده است.

چند نمونه از سؤالاتی که باید از کارمندتان در حین ارزیابی بپرسید:

• امیدوارید در سال آینده به چه چیزی برسید؟
• نظر شما در مورد فرهنگ شرکت ما چیست؟
• فکر می‌کنید مدیران در انجام کار به شما کمک کرده است؟
• چگونه می‌توانم به شما در ارائه عملکرد بهتر در آینده کمک کنم؟

عملکرد کلی را ببینید

بسیار مهم است که مطالب مرجع را زودتر تهیه کنید زیرا وقایع اخیر می‌تواند ارزیابی شما را تحت تأثیر قرار دهد. کمک به کارکنان در دستیابی به اهدافشان بسیار آسان‌تر خواهد بود وقتی‌که دید صحیحی نسبت به عملکرد خود دارند. در فواصل زمانی بین ارزیابی‌ها، رفتارها و دستاوردهایی را که مشاهده می‌کنید، ثبت نمایید.

اهداف قابل‌دستیابی را تعیین کنید

قاعدتاً یکی از محورهای بررسی شما تعیین اهدافی است که قبل از سررسید دوره بعد باید به آن‌ها دست یابید. اهداف باید بیانگر موقعیت کارمند و بر اساس عملکرد فعلی آن‌ها باشد.

نمونه‌هایی از اهداف عملکرد به این شرح است:

• پاسخ به تماس‌های تلفنی را به سه مورد در ساعت افزایش دهید.
• با دو مشتری در روز تماس بگیرید.
• از همکاران خود بخواهید در حین انجام پروژه‌ها اطلاعاتی ارائه دهند.
• در جلسات تیم صحبت کنید.

مطالعه بیشتر: چند راهکار مهم جهت تعیین اهداف

بازخورد منظم ارائه دهید

ارائه بازخورد دوره‌ای و غیررسمی به کارکنان، به آن‌ها کمک می‌کند تا در رسیدن به اهداف تعیین‌شده در جلسه رسمی روی وظایف خود متمرکز باشند. درصورتی‌که برخی روش‌ها نتایج مطلوب را نداشته باشند، فرصتی برای آن‌ها جهت تغییر تاکتیک‌هایشان ایجاد می‌شود.​

منبع: indeed