۴ ابزار و مدل برنامه‌ریزی استراتژیک
اجرای استراتژی، اجرای یک برنامه استراتژیک در تلاش برای رسیدن به اهداف سازمانی است که شامل ساختارهای روزانه، سیستم‌ها و اهداف عملیاتی می‌شود که تیم شما را آماده دستیابی به موفقیت می‌کند.
فرض کنید کسبوکارتان در رابطه با ارائه خدمات نظافت منازل است و درآمدتان به مدت سه سال به‌طور پیوسته در حال رشد بوده است و ابزار پیش‌بینی در نرم‌افزار مالی‌تان به شما می‌گوید که باید انتظار بهترین سال را برای خود داشته باشید. در این مدت اهداف فروشتان را افزایش می‌دهید، برای سرمایه‌گذاری در جاروبرقی‌ها و وسایل جدید برنامه‌ریزی می‌کنید و ۲۰ کارمند جدید هم را در طول سال استخدام می‌کنید. در ماه اول همه‌چیز طبق برنامه پیش می‌رود.
اما پس از مدتی، در ۱۱ مارس، سازمان بهداشت جهانی COVID-19 را یک بیماری همه‌گیر جهانی اعلام می‌کند و در پی آن بسیاری از نقاط جهان تعطیل می‌شوند و برنامه‌ریزی استراتژیک شما معنای خود را از دست می‌دهد.
بررسی بیش از ۳۰۰ کسبوکار کوچک نشان داد که رهبران تقریباً ۷۵٪ از آن‌ها مجبور به تغییر برنامه استراتژیک خود به دلیل شیوع COVID-19 شده‌اند و تقریباً ۲۰٪ از آن‌ها تغییرات «مهم» را پیش‌بینی کرده‌اند.
حتی در یک سال نسبتاً باثبات هم رویکرد سنتی برنامه‌ریزی استراتژیک -بررسی نتایج سال گذشته، ایجاد تعدیل‌های افزایشی، تعیین اهداف، سپس بودجه‌بندی، برقراری ارتباط و اجرای برنامه جدید- برای بازارهایی که به‌سرعت در حال تغییر و تحول هستند، مناسب نیست.
تحقیقات موسسه گارتنر نشان داده است که مدیران بر این باورند که بیش از نیمی از زمان صرف‌شده در برنامه‌ریزی استراتژیک هدر می‌رود و کیفیت این برنامه‌ها نمی‌تواند انتظارات را برآورده سازد.
مت شینکمن، معاون بخش اقدامات ریسک و حسابرسی گارتنر می‌گوید: مفروضات استراتژیک اغلب زمانی که برای اولین بار شکل می‌گیرند درست هستند، اما در فضای کنونی به دلیل افزایش بیش‌از‌پیش سرعت تغییرات، در معرض مهجور ماندن یا منسوخ شدن قرار می‌گیرند.
اگرچه غیرمنصفانه است که بگوییم هر کسب‌وکاری باید برای مقابله با COVID-19 آماده باشد، اما ابزارها و مدل‌هایی برای برنامه‌ریزی استراتژیک وجود دارد که با تغییرات بازار سازگارتر هستند.
بیایید نگاهی به چهار رویکرد مختلف بیندازیم که استفاده از آن‌ها ما را در مواجهه با تغییر و تحولات غیرمنتظره بازار آماده می‌کند.
منظور از ابزارهای برنامه‌ریزی استراتژیک چیست؟
ابزارهای برنامه‌ریزی استراتژیک تکنیک‌ها و مدل‌هایی هستند که رهبران کسبوکار برای تعیین اینکه کسب‌وکارشان در حال حاضر کجاست، در آینده قرار است کجا باشد و کدام معیارها و ابتکارات کلیدی را باید پیگیری و دنبال کنند تا به آن وضعیت هدف دست یابند، استفاده می‌کنند.
مطالعه بیشتر: اهمیت آگاهی از نحوه کنترل و ارزیابی برنامه‌ریزی استراتژیک
۴ نمونه رایج از ابزارهای برنامه‌ریزی استراتژیک عبارتند از:
- تجزیهوتحلیل SWOT (نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها، تهدیدها).
- OKR (اهداف و نتایج کلیدی).
- تجزیهوتحلیل PESTEL (عوامل سیاسی، اقتصادی، اجتماعی-فرهنگی، تکنولوژیکی، زیست‌محیطی و حقوقی).
- کارت امتیازی متوازن.
اکنون بیایید نگاهی دقیق‌تر به این ابزارها داشته باشیم.
- تجزیهوتحلیل SWOT
در تجزیهوتحلیل SWOT، تیم‌های برنامه‌ریزی استراتژیک با هم تبادل‌نظر می‌کنند تا نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای متعددی را در مورد کسبوکار خود ارائه دهند، سپس آن موارد را در چهار ربع فهرست می‌کنند.
پس‌ازآن، تیم‌ها می‌توانند به دنبال ارتباط بین ربع‌ها (به‌ویژه ارتباطات بین نقاط قوت و فرصت‌ها) برای اطلاع از استراتژی خود باشند.
نکته مهم در مورد تجزیهوتحلیل SWOT این است که می‌توان از آن برای برنامه‌ریزی استراتژیک سالانه یا تصمیم‌گیری روزمره استفاده کرد. این تحلیل را در سطح پروژه فردی با بازاری که به‌سرعت در حال تحول است، تطبیق دهید.
به‌عنوان‌مثال، بگویید قرار بود خدمات نظافت دفتر شما درست قبل از شیوع COVID-19 گسترش یابد. با استفاده از SWOT، می‌توانید به ارزیابی زیر برسید:
- نقاط قوت: تیم‌های نظافت کارآمد و مستقر.
- نقاط ضعف: پایگاه مشتری محدود.
- فرصت: گسترش خدمات نظافت منازل.
- تهدید: اشباع بازار از خدمات موجود نظافت منازل.
در این تحلیل، کسبوکار می‌تواند نقاط قوت خود را با فرصتی برای گسترش و استفاده از تیم‌های مجرب خود برای پیشرفت در بازار رقابتی تطبیق دهد.
اگرچه تجزیهوتحلیل SWOT را می‌توان با موقعیت‌های مختلف تطبیق داد، اما برای کسبوکارهای در حال رشد که قادر به ایجاد تغییرات قابل‌توجهی در استراتژی خود به‌منظور استفاده از فرصت‌های بازار هستند، ابزار ایده آلی است. این کسب‌وکارها می‌توانند شامل استارتاپ‌ها و فعالیت‌های انفرادی باشند.
- اهداف و نتایج کلیدی (OKR)
OKRها که توسط گوگل، مایکروسافت و اینتل برای برنامه‌ریزی استراتژیک استفاده می‌شوند، با تعیین یک هدف مشخص ابزاری برای اندازه‌گیری نتایج کلیدی ایجاد می‌کنند.
به‌عنوان‌مثال:
| اهداف قبل از Covid-19: افزایش اندازه کسبوکار تا دو برابر | اهداف بعد از Covid-19: افزایش اندازه کسبوکار تا ۱۵۰٪ |
| نتایج کلیدی | نتایج کلیدی |
| افزایش درآمد تا ۱۵۰ هزار دلار | افزایش درآمد تا ۱۰۰ هزار دلار |
| استخدام ۱۰ کارمند جدید | استخدام ۷ کارمند جدید |
| افزودن ۳ مشتری باارزش بالا | افزودن ۲ مشتری جدید باارزش بالا |
در حالت ایده‌آل، تیم‌ها باید تنها حدود ۷۰ درصد موفقیت در نتایج کلیدی داشته باشند. اگر این موفقیت دائماً به ۱۰۰% برسد، به‌احتمال‌زیاد به این معنی است که هدف نهایی به‌قدر کافی جاه‌طلبانه نبوده است.
یکی از نقاط قوت OKR این است که بسیار قابل تنظیم است. به‌عنوان‌مثال، اگر هدف شما در ابتدای سال دو برابر کردن اندازه کسبوکارتان باشد و نتایج کلیدی شامل افزایش درآمد به میزان ۱۵۰ هزار دلار، استخدام ۱۰ کارمند جدید و افزودن سه مشتری جدید باارزش بالاست، می‌توانید این اعداد را افزایش دهید. برای حساب کردن تغییرات بازار مثلاً اندازه کسبوکارتان را تا ۱۵۰ درصد و درآمدتان را تا ۱۰۰ هزار دلار افزایش دهید، ۷ کارمند جدید استخدام کنید و دو مشتری جدید باارزش اضافه نمایید.
OKR ها برای کسبوکارهای تثبیت‌شده و سودآور مناسب هستند که ممکن است برای ادامه رشد نیاز به اصلاحات تدریجی داشته باشند بدون اینکه مجبور به چشم‌پوشی از فرمول موفقیت‌آمیزی باشند.
- تجزیهوتحلیل PESTEL
تیم‌های برنامه‌ریزی استراتژیک با تجزیهوتحلیل PESTEL (سیاسی، اقتصادی، اجتماعی-فرهنگی، تکنولوژیکی، زیست‌محیطی و حقوقی)، عوامل اجتماعی و اقتصادی را در پیش‌بینی کسبوکار خود می‌سنجید.
تجزیهوتحلیل PESTEL به دلیل گستردگی و عمق عواملی که در نظر دارد، قدری پیچیده است.
این پیچیدگی از یک‌سو، مستلزم یک تیم برنامه‌ریزی استراتژیک مجرب برای استفاده مؤثر از این نوع تحلیل است. از سوی دیگر، موجب سازگاری PESTEL با شرایط متغیر می‌گردد. هر یک از عوامل تشکیل‌دهنده PESTEL را به‌عنوان اهرم در نظر بگیرید. هنگامی‌که بازار تغییر می‌کند، ممکن است مجبور شوید یک یا چند مورد از آن اهرم‌ها را برای تنظیم برنامه‌ریزی خود بکشید.
به‌عنوان‌مثال، زمانی که COVID-19 شیوع پیدا کرد، احتمالاً ناگزیر برنامه‌ریزی استراتژیک اقتصادی و سیاسی خود را اصلاح کردید، درحالی‌که اهرم‌های اجتماعی-فرهنگی و فناوری شما شاید فقط به اصلاحات جزئی نیاز داشته‌اند.
به دلیل پیچیدگی و تجربه موردنیاز برای استفاده مؤثر از تجزیهوتحلیل PESTEL، برای کسبوکارهای بزرگ‌تر و با منابع کافی مناسب است.
- کارت امتیازی متوازن
کارت امتیازی متوازن یک مدل برنامه‌ریزی استراتژیک است که به‌منظور ترکیب اقدامات مالی و غیرمالی (مشتری، داخلی، نوآوری) طراحی شده است. منشأ دقیق آن به‌طور واضح مشخص نیست، اما در سال ۱۹۹۲، در مقاله‌ای توسط رابرت کاپلان و دیوید نورتون در هاروارد بیزینس ریویو منتشر شد.
برای استفاده از کارت امتیازی متوازن، تیم‌های برنامه‌ریزی استراتژیک به دنبال پاسخ به چهار سؤال زیر هستند:
- از منظر مشتریان چگونه هستیم؟
- باید در چه چیزی برتر باشیم؟
- آیا می‌توانیم به پیشرفت و ارزش‌آفرینی ادامه دهیم؟
- نظر ما در مورد سهامداران چیست؟
تیم‌ها باید به این سؤالات در چهار ربع پاسخ داده و در صورت امکان آن‌ها را به یکدیگر پیوند دهند (چیزی شبیه به تجزیهوتحلیل SWOT)، سپس این پاسخ‌ها را به استراتژی عملیاتی، اهداف عملکرد فردی و برنامه‌ریزی تجاری تبدیل کنند.
درواقع کارت امتیازی متوازن این امکان را به مدیران می‌دهد تا به‌منظور برقراری توازن میان اهداف مالی و استراتژیک و تفکیک معیارهای عملکرد سازمان به بخش‌های مستقل، یک چارچوب یکپارچه ایجاد کنند.
کارت امتیازی متوازن تقریباً در هر نوع کسب‌وکاری ازجمله خودروسازی، مالی، مراقبت‌های بهداشتی، تولیدی، فناوری، آموزش و … قابل‌استفاده است.
چنانچه مردد هستید از برنامه‌ریزی به روش چابک استفاده کنید
به‌منظور آماده شدن برای یک بازار غیرقابل‌پیش‌بینی چه راهی بهتر از استفاده از برنامه‌ریزی چابک؟ بااین‌حال، صرفاً استفاده از اصول مدیریت پروژه چابک -ارتباط، تکرار، پاسخگویی- و بکارگیری آن‌ها در فرآیند برنامه‌ریزی کافی نیست؛ بلکه به داشتن یک استراتژی کمک می‌کند.
در ادامه چند نکته کلیدی در مورد برنامه‌ریزی استراتژیک برای مشاغل کوچک ارائه شده است:
- تعامل مداوم با مشتری. مشتریان شما تعیین‌کننده موفقیت کسبوکارتان هستند، بنابراین همواره باید نیازهای آن‌ها در برنامه‌ریزی استراتژیک شما لحاظ شود. مشتریان یا کاربران نهایی خود را شناسایی کنید و آن‌ها را در هر چرخه برنامه‌ریزی استراتژیک در نظر داشته باشید. اگر از منابع لازم برخوردارید، درخواست بازخورد مشتریان از طریق نظرسنجی عالی است؛ اما حتی اگر چنین ظرفیتی را ندارید، ایجاد شخصیت ظاهری مشتری و تدوین برنامه‌تان بر اساس آن شخصیت یک نقطه شروع عالی محسوب می‌شود.
- پاسخگویی سازمانی. اگر تیم بازاریابی شما برای دستیابی به مجموعه‌ای از اهداف کار می‌کند درحالی‌که تیم تحقیق‌و‌توسعه‌تان در جهت اهداف متفاوتی عمل می‌کند، کشتی شما از هم می‌پاشد و غرق می‌شود. داشتن یک استراتژی خوب کافی نیست، آن استراتژی باید بین تیم‌ها ارتباط و تشریک‌مساعی ایجاد کند. برای اطمینان از همسویی استراتژیک، تیم‌های عملکرد متقابل ایجاد کنید و مرتباً تشکیل جلسه دهید.
- استراتژی‌های موقعیتی خاص. هر طرح خوب می‌تواند از فضایی برای بداهه‌سازی و تنظیم مجدد بهره‌مند گردد. برنامه شما در ابتدای سال هر چه باشد، داشتن فضایی برای تنظیم مجدد استراتژیک، سودمند است، خواه به‌صورت هفتگی باشد، خواه ماهانه یا سه‌ماهه. مدیران خود را تشویق کنید تا به‌جای «پایبندی به برنامه»، ایده‌هایی را جهت بهبود کسبوکار در طول سال ارائه دهند.
منبع: Software Advice
