اهمیت آگاهی از نحوه کنترل و ارزیابی برنامهریزی استراتژیک
نیاز سازمان‌ها به شیوه‌های مؤثر کنترل و ارزیابی برنامهریزی استراتژیک و نتایج آن غیرقابل‌انکار است.
وجود فعالیت‌های برنامهریزی استراتژیک هم برای سنجش نتایج حاصله و هم برای ارزیابی پیشرفت اهداف و مقاصد خاص شرکت از طریق ردیابی اهداف و شاخص‌ها ضروری است.
همان‌طور که مسیرهای جاده را بررسی می‌کنید تا ببینید آیا به پایان سفر خود نزدیک شده‌اید، بررسی قرار گرفتن توسعه کسبوکار و فرآیندی که شرکت برنامهریزی کرده است در مسیر صحیح آن نیز به همان اندازه مهم است.
در این مقاله، با ارزیابی برنامهریزی استراتژیک و نحوه استفاده از آن در نظارت بر فعالیت‌های داخلی سازمان و نیز با برخی از ابزارهای برنامهریزی استراتژیک و نحوه ارزیابی یک برنامه استراتژیک آشنا خواهید شد.
[راهنمای] کنترل و ارزیابی یک برنامهریزی استراتژیک: نحوه نظارت بر اهداف
هنگام کار روی یک برنامه استراتژیک، ارائه یک برنامه کنترل شاخص ضروری است؛ درواقع از طریق آن می‌توان ارزیابی کرد که آیا برنامه شرکت به نتایج مورد انتظار دست می‌یابد یا خیر.
اما قبل از اینکه به کل فرآیند برنامهریزی استراتژیک بپردازیم، لازم است درک واضحی از این مفهوم داشته باشیم.
چراکه اگر ندانیم برنامهریزی استراتژیک سازمان برای چیست، کنترل برنامه اقدام و نظارت بر نتایج و ارزیابی آن‌ها ارزشی نخواهد داشت.
برنامهریزی استراتژیک چیست؟
طبق تعریف پیتر دراکر:
«برنامهریزی استراتژیک فرآیندی است مستمر از تصمیم‌گیری‌های سیستماتیک جاری مستلزم ریسک و با بیشترین دانش ممکن از آینده، سازمان‌دهی منظم فعالیت‌های لازم برای اجرای این تصمیمات و مقایسه نتایج به‌دست‌آمده با انتظارات از طریق بازخورد مداوم و سازمان‌یافته».
آیا تعریف فوق همه‌چیز را برای شما واضح‌تر کرد؟
شاید این دو نقل‌قول دیگر دراکر روشنگرتر باشد:
«برنامهریزی بلندمدت با تصمیمات آینده سروکار ندارد، بلکه با آینده تصمیمات فعلی سروکار دارد.»
«انجام درست کارها مهم‌تر از انجام کارهای درست است.»
به‌عبارت‌دیگر، فعالیت‌های برنامهریزی و نظارت ارتباط تنگاتنگی باهم دارند! منظور دراکر از «بازخورد مداوم» همین است.
در مورد تصمیم‌گیری، او کاملاً روشن می‌کند که این تصمیم اکنون با هدف ایجاد نتایج آینده، نامطمئن و «ریسک‌پذیر» انجام می‌شود.
به عبارتی، این امکان وجود دارد که تصمیمات ما به نتیجه نرسند، به همین دلیل است که نظارت و ارزیابی یک برنامه استراتژیک بسیار مهم است. درواقع، این فرآیند مسئول نظارت بر فعالیت‌های داخلی سازمان است تا به مدیران اجازه دهد در صورت لزوم اقدامات اصلاحی انجام دهند.
مطالعه بیشتر: تصمیم‌گیری و حل مؤثر مسئله
به‌طور خلاصه، اقدامات مؤثر برای نظارت و ارزیابی یک برنامه استراتژیک باید شامل راه‌کارهایی برای نظارت بر اهداف و شاخص‌ها باشد تا اطمینان حاصل شود که «آینده» طبق برنامه پیش می‌رود و این یعنی همان «انجام درست کارها».
در این خصوص، نقل‌قول دیگری از پیتر دراکر هست که ارزش دانستن دارد:
«بهترین راه برای پیش‌بینی آینده، ساختن آن است.»
اکنون که دقیقاً می‌دانید برنامهریزی استراتژیک و دلیل وجودی آن چیست – البته با کمک ایده‌های پیتر دراکر – بیایید نگاهی به برخی از اهداف برنامهریزی استراتژیک بیندازیم.
۳ هدف اصلی برنامهریزی استراتژیک
در ادامه اهداف و مزایای اصلی نظارت بر برنامهریزی استراتژیک سازمان ارائه شده است:
- حصول اطمینان از اینکه فعالیت‌ها در چارچوب پارامترهای تعریف‌شده انجام می‌شوند
در طول توسعه برنامهریزی استراتژیک، برای هر فعالیت برنامه‌ریزی‌شده برای سازمان، پارامترهای لازم برای تحقق آن‌ها در نظر گرفته می‌شود، از قبیل هزینه‌ها، زمان اجرا، منابع مالی، مادی و انسانی موردنیاز و غیره.
در خلال مدتی که برنامه در حال انجام است، مدیر باید اطمینان حاصل کند که تمام فعالیت‌ها در پارامترهای مناسب انجام می‌شود.
به‌جای ارزیابی، مدیر باید بررسی کند که آیا نیازی به تغییر مسیر هست یا خیر و اینکه آیا پارامترهای هر فعالیتی نیاز به بازنگری دارند یا خیر.
حصول اطمینان از پیشرفت فعالیت‌ها به تنظیم استانداردهای عملکردی سازمان کمک می‌کند که پیشرفت به سمت اهداف بلندمدت را نشان می‌دهد، عملکرد کارکنان را ارزیابی می‌کند و ورودی را برای بازخورد فراهم می‌کند.
- حصول اطمینان از انطباق فعالیت‌ها با DNA شرکت
روح سازمان ارتباط تنگاتنگی با چشم‌انداز، مأموریت و ارزش‌های آن دارد.
نظارت بر برنامهریزی استراتژیک راهی برای اطمینان از توسعه فعالیت‌ها مطابق با ارزش‌هایی است که سازمان و فرهنگ‌سازمانی آن را هدایت می‌کند. چراکه ارتباط مستقیمی با جو و وجهه سازمان دارند.
- ارزیابی توانایی دستیابی به اهداف و شناسایی مشکلات
تجزیهوتحلیل نیروی کار داخلی و خارجی و تبادل ایده نیز در اندازه‌گیری میزان توانایی یک شرکت برای دستیابی به اهداف تعیین‌شده، مهم است.
با مقایسه داده‌های عملکرد با استانداردهای تثبیت‌شده، می‌توان تنگناهای احتمالی در حیات روزمره شرکت را تجسم یا پیش‌بینی کرد.
چرا نظارت بر برنامهریزی استراتژیک و ارزیابی آن مهم است؟
هنگامی‌که یک شرکت برنامهریزی استراتژیک خود را از نزدیک رصد می‌کند، اطمینان حاصل می‌کند که تیم‌هایش عملکرد خوبی دارند، متعهد به حفظ پیشرفت هستند و از سوابق مناسب برای ارزیابی برخوردارند.
شواهد حاکی از آن است که شکست ۷۰ درصد از استراتژی‌ها به دلیل ناکارآمدی و به‌ندرت به دلیل عدم هوشمندی یا بینش است.
به عبارتی، در زمان اجرای برنامه، کنترل و ارزیابی استراتژیک آن به‌صورت سیستماتیک و مستمر بسیار مهم است.
از این گذشته، اگر ۷۰ درصد از فعالیت‌های برنامهریزی در حین اجرا با شکست مواجه شوند، تنها کنترل و ارزیابی برنامهریزی استراتژیک – از طریق معیارها – امکان شناسایی خطاها و انجام تنظیمات مجدد را فراهم می‌سازد.
بعلاوه، معیارهای یک شرکت برای اندازه‌گیری، نشان‌دهنده کیفیت سال یا دوره‌ای است که شرکت در آن قرار دارد.
در صورت لزوم، بر اساس آنچه ارزیابی می‌شود، می‌توان مسیر فعلی را اصلاح نمود، سرمایه‌گذاری کرد، کارکنان جدید بکار گرفت، از ابزارهای فناورانه بیشتری بهره برد، مشارکت ایجاد کرد و اقدامات متعدد دیگری ازاین‌دست.
نظارت در وهله اول بخشی از سیستم برنامهریزی استراتژیک است برای پیگیری آنچه رخ می‌دهد و معمولاً از طریق تجزیهوتحلیل گزارش‌های عملیاتی و مالی منظم در مورد فعالیت‌های یک شرکت انجام می‌شود.
نتایج پیگیری برنامهریزی استراتژیک عبارتند از:
- انگیزه برای بهبود مستمر؛
- ارائه داده‌ها در مورد تأثیر فعالیت‌ها؛
- اطلاعات برای تصمیم‌گیری.
نظارت بر برنامهریزی استراتژیک باید بر اساس همان شاخص‌هایی صورت گیرد که در تهیه این برنامهریزی استفاده می‌شود. بعلاوه امکان بررسی فرآیند را هم فراهم می‌سازد زیرا شرکت متوجه می‌شود که کدام فعالیت‌ها، روابط داخلی و خارجی، رویکردهای مشتری و غیره نیاز به اصلاح دارند.
برایتان روشن است که برنامهریزی استراتژیک و کنترل برنامه‌ها و فعالیت‌ها چقدر مهم است؟
نمونه‌هایی از شاخص‌های برنامهریزی استراتژیک
دیدید که هیچ راهی برای نظارت بر برنامهریزی استراتژیک بدون استفاده از شاخص‌ها وجود ندارد.
درواقع سه نوع شاخص در هر سازمان وجود دارد:
- شاخص‌های استراتژیک: این شاخص‌ها به آینده اشاره دارند، مسیری که انتظار می‌رود شرکت طی کند و با مأموریت و چشم‌انداز کسبوکار مرتبط هستند و در درازمدت، بین ۳ تا ۵ سال به دست خواهند آمد. پس از تجزیهوتحلیل سناریوهای داخلی و خارجی و تفاوت‌های شرکت، با کمک تحلیل SWOT، معمولاً شاخص‌های استراتژیک تعریف می‌شوند.
- شاخص‌های تاکتیکی: این نوع شاخص‌ها مربوط به اقدامات هر یک از حوزه‌های شرکت هستند و برنامه‌های عملی را ارائه می‌دهند که در مدت زمان کوتاه‌تری نسبت به شاخص‌های استراتژیک مؤثر واقع می‌شوند. در صورت دستیابی به شاخص‌های تاکتیکی، احتمال دستیابی موفق به اهداف استراتژیک نیز افزایش خواهد یافت.
- شاخص‌های عملیاتی: این شاخص‌های کوتاه‌مدت به‌طور مستقیم با فعالیت‌های روزمره در یک شرکت و پیشرفت فرآیندها مرتبط هستند. برای دستیابی به سطح عملکرد مطلوب که امکان دستیابی به اهداف تاکتیکی و استراتژیک را فراهم می‌سازد، شاخص‌های عملیاتی به هر یک از کارکنان اختصاص داده می‌شود.
مطالعه بیشتر: ۴ ابزار و مدل برنامهریزی استراتژیک
شاخص‌های برنامهریزی استراتژیک را چگونه تعریف می‌کنید؟
در پاراگراف‌های مذکور دیدیم که شاخص‌های استراتژیک دارای ویژگی‌های زیر هستند:
- اشاره به آینده
- حصول در بلندمدت
- مرتبط با مأموریت و چشم‌انداز شرکت
- مبتنی بر تفاوت‌های رقابتی
بنابراین، برای مثال، تعریف شاخص‌های استراتژیک در موارد زیر منطقی نیست:
- راندمان خط تولید خود را تا ۱۵ درصد در سال آینده بهبود بخشید؛
- تا پایان خرداد ۱۰ درصد افزایش فروش داشته باشید؛
- استعدادهای جدید را برای پر کردن ۶ موقعیت در هیئت‌مدیره تا پایان سال استخدام کنید.
موارد فوق نمونه‌های معمولی از شاخص‌های تاکتیکی به شمار می‌روند.
برای به دستیابی به نمونه‌هایی از شاخص‌های برنامهریزی استراتژیک، باید به تغییراتی اندیشید که بیشتر با DNA شرکت و مأموریت آن در جامعه مرتبط باشد.
در ادامه چند نمونه از شاخص‌های برنامهریزی استراتژیک ارائه شده است:
- هرسال ۳ خط محصول جدید را طی ۴ سال آینده راه‌اندازی کنید تا ۳۵ درصد سهم بیشتری در بازار X کسب کنید.
- یک دانشگاه سازمانی تأسیس کنید که نیازها را ظرف حداکثر ۲ سال برآورده سازد و برنامه‌های پشتیبانی تحصیلی ۵ ساله تهیه کنید تا بر اساس آن ۸۵٪ از نیروی کار مدرک دانشگاهی و ۵۰٪ هم مدرک تحصیلات تکمیلی داشته باشند.
- واحدهای تجاری با سود کمتر از ۲۰ درصد را غیرفعال کنید و از درآمد حاصل از فروش این دارایی‌ها برای شروع یک پروژه توسعه بین‌المللی با افتتاح ۱ واحد در کشورهای X، Y و Z و ۳ واحد در کشور W در مدت ۴ سال استفاده نمایید.
چالش‌های تبعیت از برنامهریزی استراتژیک
اکنون که نحوه ارزیابی یک برنامه استراتژیک برای شما روشن شده است، بیایید به چالش‌های ذاتی انجام آن نگاه بیندازیم.
همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد، چنانچه برنامهریزی استراتژیک را تجمیع ایده‌ها بدانیم، در اجرای آن‌هاست که سازمان به نتایج موردنظر خود دست می‌یابد.
به همین دلیل است که باید به‌طور مداوم پیشرفت شرکت مورد ارزیابی مجدد و تجدیدنظر قرار گیرد.
بزرگ‌ترین چالش مدیریت استراتژیک به توانایی حرکت سازمان و مرتبط نگه‌داشتن آن با انطباق‌پذیری موردنیاز در این فرآیند مربوط می‌شود.
مانند هر کارکرد مدیریتی، این امر مستلزم یک پویایی دائمی در برنامهریزی، اجرا، نظارت، ارزیابی، تعدیل و تنظیم مجدد است. در این صورت شناخت نحوه ارزیابی یک برنامه استراتژیک و نظارت بر فعالیت‌های داخلی آسان‌تر می‌شود.
منبع: siteware
