کنترل کیفیت چیست و چه تفاوتی با تضمین کیفیت دارد؟
۱۴۰۰/۰۳/۲۰ ۱۴۰۰-۰۸-۰۱ ۷:۴۸کنترل کیفیت چیست و چه تفاوتی با تضمین کیفیت دارد؟
تأکید بر کیفیت در اقتصاد جهانی امروز، کلید دستیابی به شایستگی در عملیات و فعالیتها است. افزایش کیفیت، منجر به افزایش بهرهوری و منافع وابسته به آن میگردد. از آنجا که مدیریت کنترل کیفیت (QC) عموماً عهدهدار تضمین کیفیت در محصولات و ارائه خدمات است، بایستی در کلیه مراحل از مهندسی و طراحی تا مراحل راهاندازی حضور مؤثر داشته باشد.
مرغوبیت و کیفیت کالا، محصول و خدمات نشاندهنده میزان شکوفایی و بلوغ صنعتی است و بدون آن، فهم و دانش صنعتی در نیروی انسانی و فناوری و نیز انتظار افزایش کیفیت و مرغوبیت امری بیهوده است و نمیتوان با متولی خواندن یک فرد یا یک گروه، کیفیت را افزایش داد.
در واقع کیفیت معیاری است که نشان میدهد تا چه اندازه کالا یا خدمتی منطبق بر نیازها، خواستهها و انتظارات مصرفکننده است. کنترل کیفیت استفاده از تمام روشها و سیستمهایی است که اطمینان میدهد محصول ارائه شده برای فروش با تمام مشخصات لازم کیفیت که توسط شرکت برای هر محصول تعیین شده و همچنین با استانداردهای کیفیت لازم از نظر آییننامههای مربوطه تطبیق دارد.
مدیریت کیفیت یک سیستم مدیریتی شامل برخی از شیوههای مدیریت سازمان میباشد. در ابتدا، تصور میشد که اجرای این شیوهها هزینههای خاصی را در بردارد و بنابراین، افزایش کیفیت، افزایش هزینههای ضمنی است. بهتدریج این دیدگاه تغییر کرد و امروز این باور وجود دارد که تعهد به بهبود کیفیت میتواند به کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری منجر شود که اجازه میدهد شرکتها سهم بازار خود را افزایش دهند و رقابتپذیری خود را بهبود ببخشند.
خطاها و اشتباهات اجتنابناپذیرند، بنابراین راه اعمال کیفیت، بازرسی یا کنترل رویدادها بوده تا بتوان از انجام صحیح آن مطمئن شد و درصورت وجود خطا یا اشتباه، آن را اصلاح نمود. این مرحله از بازرسی پیشرفتهتر است، زیرا از روشها، ابزارها و تکنیکهایی استفاده میشود که پیچیدهتر و دقیقتر هستند. کنترل کیفیت مجموعه عملیاتی نظیر اندازهگیری یا آزمون است که روی یک محصول توسط فروشنده، تولیدکنندگان یا پیمانکار انجام میشود تا اطمینان حاصل نماید که تولیدات، شاخصهای قرارداد را تأمین مینمایند.
عمده بحث کنترل کیفیت مربوط به انجام نمونهگیری از محصولات، بازرسی آن نمونهها و تعمیم نتایج به کل انباشت محصول است که بر اساس روشهای آماری انجام میگیرد. از اهداف کنترل کیفیت به حفظ استانداردهای تعیین شده، کشف و تصحیح انحرافات فرآیند درعمل و ارزیابی کارایی واحدها و افراد میتوان اشاره نمود.
تضمین کیفیت (QA)
تضمین کیفیت مجموعهای است از اقدامات برنامهریزیشده و سیستماتیک ضروری برای ایجاد اطمینان کافی از اینکه یک فرآورده یا خدمت نیازهای کیفیتی معینی را برآورده میسازد. تضمین کیفیت شامل تنظیم کیفیت مواد خام، همگذاریها، محصولات و اجزاء، خدمات مرتبط با تولید و مدیریت، تولید و بازرسی فرآیندها است. کیفیت توسط کاربران محصول، ارباب رجوع یا مشتریان و نه جامعه بهطور کلی، بدست میآید. چهار فاکتور مجزای این فرآیند عبارتاند از:
- کمّی شدن هزینه کیفیت
- کنترل کیفیت فراگیر
- مهندسی قابل اطمینان
- تولید محصول بیعیب
هزینهیابی
هدف این مقوله بررسی و تجزیهوتحلیل هزینههای کیفیت است بهنحوی که بتوان با تقبل یکسری هزینههای پیشگیرانه از تحمیل هزینههای گزاف ناشی از بیکیفیتی جلوگیری نمود. هزینههای دستیابی به یک سطح کیفیت را میتوان به دو دسته هزینههای قابل اجتناب و هزینههای غیرقابل اجتناب تقسیم نمود. هزینههای غیرقابل اجتناب، هزینههای مربوط به پیشگیری، بازرسی، نمونهگیری و … هستند. هزینههای قابل اجتناب مربوط به محصولات معیوب و شکستهای محصول میشوند از جمله ضایعات مواد، نیروی کاری که صرف دوبارهکاری میگردد، فرآیند شکایت و ضررهای مالی ناشی از ناخشنودی مشتریان.
کنترل کیفیت بهمنظور شناسایی و رفع مشکلات در محصول جهت جلوگیری از بروز تولید محصولات بیکیفیت شکل گرفته است و تئوریهای آماری نقش مهمی در این زمینه ایفا میکنند. در واقع محور اصلی کنترل کیفیت، شناسایی و کنترل مسائل کیفی مربوط به محصول است. کنترل کیفیت شامل آزمایش کیفی نمونهها و ارائهی برداشت آماری از آنهاست.
کنترل کیفیت در بخشهای مختلف فرآیند تولید توسط افراد آموزش دیدهای انجام میگیرد که درگیر فرآیند هستند. وظیفه کنترل کیفیت در جهت تطبیق مواد اولیه، ابزار و تجهیزات با نیازهای تولید و استانداردهای مربوطه به چارچوبهای بازرسی است که در مراحل مختلف پروژه توسعه یافته و با تستهای تخصصی و لازم از صحت انجام پروژه اطمینان حاصل میشود؛ سپس با تجزیهوتحلیل موارد احتمالی مغایرتها و تهیه گزارشات آماری اقدامات لازم در جهت رفع عدم تطابقها یا اقدامات پیشگیرانه صورت میگیرد.
اطمینان از به کارگیری ابزار و وسایل اندازهگیری کالیبره و نگهداری مستندات مربوط به کالیبراسیون، جزیی از وظایف مهم واحدهای کنترل کیفی جهت انجام کار با کیفیتتر برای کارفرما است. بهطور کلی میتوان کنترل کیفیت را در ۳ گام زیر خلاصه کرد:
- اندازهگیری کیفیت؛
- مقایسه کیفیت با استانداردهای از پیش تعیین شده؛
- اقدامات مؤثر جهت کاهش اختلافات با استانداردها.
کنترل کیفیت غالبا شامل فعالیتهای عمومی میشود که اطلاعات بدست آمده و محاسبه شده در مورد فرآیند را بهدقت مورد بررسی قرار میدهد و برای نشر محاسبات و اندازهگیریها، تخمین و آرشیو اطلاعات و گزارشات مربوط به استفاده از یک سیستم بازبینی بیرونی و یکسری رویههای ممیزی که توسط افراد خارج از فرآیند انجام میشود از روشهای استاندارد مورد تایید بهره میبرد. تضمین کیفیت فقط در مورد محصول نهایی و پایان فرآیند است، اما یک برنامه تضمین کیفیت نیز صورت میپذیرد.
در بیشتر مواقع در یک فرآیند کنترل کیفیت مؤثر و کارا باید تمام مراحل اعم از مراحل برنامهریزی و گامهای مذکور مورد ارزیابی قرار گیرد. از سوی دیگر، تضمین کیفیت به معنای ارائه محصولات و خدمات دقیقاً منطبق با نیازهای مشتری است. به عبارتی تضمین کیفیت اجرای یکسری نظارتها بر اساس مستندات در مراحل حساس تجاری است بهطوری که این اطمینان به وجود آید که دقیقا نیازهای مشتری تأمین شده است. تضمین کیفیت را با کنترل کیفیت نباید اشتباه کرد. کنترل کیفیت به کیفیت خدمات و تولیدات مربوط میشود.
مدیریت جامع کیفیت (TQM)
مدیریت کیفیت جامع فرآیندی متمرکز بر مشتریان، کیفیتمحور، مبتنی بر حقایق و متکی بر کارکنان برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان از طریق بهبود مستمر فرآیندهاست. این رویکرد مستلزم روشهایی برای رهبری و سازماندهی بهمنظور کیفیت، برنامهریزی استراتژیک، توسعه منابع انسانی و حل مسائل ساختاری و مشتری محوری است.
TQM بهمعنای فعالیتهای سازماندهی شدهای است که تمام کارکنان یک سازمان بهمنظور بهبود عملکرد فرآیندهای سازمانی در همه سطوح سازمان بهصورت کاملا سیستماتیک و یکپارچه در کنار یکدیگر انجام میدهند. یک طرح جامع مدیریت کیفیت میتواند با پاسخگویی به پرسشهای اساسی در شرایط بحرانی، بهعنوان یک نقطه مرجع در سیستمهای مدیریت کیفیت ایفای نقش کند.
حال اگر چندین سیستم مدیریت کیفیت یکپارچهسازی شود، نتیجه آن چیزی نیست، جز کاهش هزینهها و بازگشت بیشتر سرمایهها. اصول حرکت بهسوی کیفیت ناشی از توجه تمام و کمال به دریافتکننده خدمت، پیشرفت تدریجی و مداوم در هر خدمت، نگرش فرآیندی به سازمان، کاهش خدمات پرنوسان و غیرقابلپیشبینی، مشارکت همه کارکنان و تعهد مدیریت ارشد است که شرط لازم و کافی برای حاکمیت این اصول بر سازمان است.
برخی افراد کیفیت و دستیابی به استانداردها را مترادف هم میدانند و کیفیت را دستیابی به استانداردهای از پیش تعیین شده، تلقی میکنند؛ اما باید توجه داشت که در استاندارد حداقل عملکرد تعیین میشود و ارتباطی به کیفیت ندارد. کیفیت را باید از دیدگاه ارتقاء مستمر مورد توجه قرار داد تا بهخوبی از پس انتظارات و نیازهای مشتری برآمد.
اصول مدیریت جامع کیفیت
مدیریت کیفیت جامع دارای ۸ اصل اساسی است که در شکل زیر نمایش داده شده است:
- مشتریمداری: مشتری در محوریت سازمان قرار دارد و تمامی تلاشها و فعالیتها باید برای رضایت او باشد. هر نوع فعالیتی که سازمان را از این هدف دور کند کنار گذاشته میشود. رضایت مشتری مهمترین عامل برای نقطه ثقل قضاوت و داوری درباره کیفیت است. سازمان میبایست نیازهای امروز و آینده مشتری را شناسایی نموده و علاوه بر رفع نیازهای وی از انتظارات او نیز فراتر رود. توجه به این اصل موجب افزایش سهم از بازار منابع و ایجاد وفاداری در مشتریان میگردد.
- رهبری: رهبران یک سازمان سمتوسوی حرکت سازمان را مشخص مینمایند. رهبران یک سازمان میبایست محیطی را در سازمان ایجاد نمایند که کلیه کارکنان برای دستیابی به اهداف کلان مشارکت نمایند. توجه به این اصل موجب میگردد فعالیتها بهطور یکسان ارزیابی، برنامهریزی و اجرا گردیده ضمن آنکه با مشارکت کلیه کارکنان، ارتباط غلط بین سطوح مختلف سازمان کاهش مییابد.
- مشارکت کارکنان: درگیری ذهنی و عاطفی اشخاص در موقعیتهای فردی و گروهی آنان را برای دستیابی به اهداف گروهی برمیانگیزد و در پذیرش مسئولیت کار شریک میکند؛ به این معنی که هر کس باید به نحوی بخشی از پروژه باشد و افراد احساس کنند مثبت و مفید واقع شدهاند. برای افزایش مشارکت کارکنان در فعالیتها ایجاد یک سیستم شبکه ارتباطی اثربخش، لازم و ضروری است. از طرفی مدیریت کیفیت جامع باید به کار گروهی بپردازد یعنی، فرصتی برای هر فرد فراهم کند که بخشی از گروه باشد. کار گروهی، توجه خود را بر رابطۀ عرضهکننده – مشتری متمرکز میکند و دخالت کل نیروی کار در مواجهه با مشکلات عادی بهویژه مشکلاتی که محدوده کارکردها را تهدید میکند مورد تشویق قرار دهد. کارکنان در تمامی سطوح، پایه و اساس یک سازمان را تشکیل میدهند و مشارکت آنان موجب بهرهمندی سازمان از کلیه ظرفیتها میگردد. اجرای این اصل موجب افزایش انگیزه، نوآوری، خلاقیت، مسئولیتپذیری و کارگروهی میگردد.
- نگرش فرآیندی: زمانی که فعالیتها و منابع مرتبط بهعنوان یک فرآیند تلقی و مدیریت میشوند، دستیابی به نتایج به شکل مؤثر و کارآمدتری حاصل میگردد.
- نگرش سیستمی به مدیریت: شناسایی، درک و مدیریت فرآیندهای مرتبط با یکدیگر بهعنوان یک سیستم، به مؤثر بودن و کارایی سازمان میانجامد. فواید این اصل شامل ادغام و همراستا شدن فرآیندها، تمرکز بر فعالیتهای کلیدی و مؤثر میگردد.
- بهبود مستمر: بهبود مفهومی مستمر است که هیچوقت متوقف نمیشود یا به تعبیری کیفیت همواره میتواند بهبود پیدا کند. بهبود و یادگیری مداوم باید جزء جداییناپذیر فرآیندها و کل سیستم باشند. بهبود مستمر عملکرد کلی سازمان، باید هدف کلان همیشگی برای سازمان باشد که این امر موجب بهبود در عملکرد کلیه سطوح سازمان در جهت نیل به اهداف میگردد. بهبود مستمر زمانی تحقق می یابد که شرایط زیر مهیا باشد.
- کارکنان از رسالتها، اهداف و خطمشیهای اساسی سازمان، آگاهی کامل داشته باشند.
- کارکنان ازلحاظ علمی آگاهیهای لازم برای انجام وظایف خود را دارا و از نظر عملی نیز قادر به انجام آن باشند.
- کارکنان اختیار لازم برای اعمال تغییرات بهمنظور بهبود فرآیندهای مربوط به وظایف اجرایی را داشته باشند.
- از طریق ارائه سیستم ارزشیابی، زمینههای ایجاد انگیزه و بروز استعدادهای نهفته در کارکنان فراهم شود.
- تصمیمگیری برمبنای واقعیات: تصمیمات کلان سازمانی میبایست برمبنای تجزیهوتحلیل دادهها و اطلاعات اخذ گردد.
- بهرهمندی متقابل در ارتباط با مشتریان: سازمان و مشتریان آن به یکدیگر وابسته بوده و بهرهمندی آنان دو طرفه است.
مدل تعالی سازمانی (EFQM)
مدل تعالی ساختار مدیریتی است که با تکیه بر اصول و مفاهیم اساسی و توجه به معیارهای اصلی مدیریت کیفیت جامع و سیستم خودارزیابی موجبات پیشرفت و بهسازی را فراهم میکند و بهصورت یک مدل عمومی قابل اجرا در سازمانهای دولتی طراحی شده است. این مدل قادر است میزان تفاوتهایی که بین سازمانها وجود دارد را شناسایی کند. مدل تعالی سازمانی شامل دو بعد اصلی میباشد:
- توانمندسازی
- نتایج
- توانمندسازی
کارایی و توسعه سازمانها در گرو کاربرد صحیح نیروی انسانی است. مهمترین عامل کسب مزیت رقابتی در سازمانها، منابع انسانی هستند. از اینرو، توجه به مقوله توانمندسازی و ارزیابی عملکرد جهت بهبود، اثربخشی و بهرهوری نیروی کار یکی از دغدغههای جدی مدیران سازمانهاست. توانمندسازی کارکنان یکی از روشهای مؤثر برای افزایش بهرهوری کارکنان و استفاده بهینه از ظرفیت و تواناییهای فردی و گروهی آنها در راستای اهداف سازمانی است.
توانمندسازی فرآیندی است که در آن از راه توسعه و گسترش نفوذ و قابلیت افراد و گروهها به بهبود و بهسازی مستمر عملکرد کمک میشود. به بیان دیگر، توانمندسازی یک راهبرد توسعه و شکوفایی سازمانی است. عنصر اصلی و اساسی در توانمندسازی، جلب رضایت مشتریان است. معیارهای توانمندساز که جهت دستیابی به نتایج معرفی شدهاند، عبارتاند از: رهبری، استراتژی، کارکنان، شراکتها و منابع و فرآیندها.
- رهبری: سازمانهای متعالی رهبرانی دارند که آینده را تصویر نموده و آن را محقق نموده و الگویی برای ارزشها و اصول اخلاقی سازمان بوده و در تمام اوقات دمنده روح ایمان در سازمان هستند. آنان برای موفقیت مداوم سازمان، انعطافپذیر بوده و سازمان را برای پیشبینی و انجام واکنش مناسب در زمانهای مناسب، توانمند میسازند.
- استراتژی: سازمانهای متعالی، مأموریت و چشمانداز خود را با توسعه استراتژی متمرکز بر ذینفعان، پیادهسازی مینمایند. خطمشیها، برنامهها، اهداف دورهای و فرآیندها برای تحقق استراتژی، تعیین و اجرا میگردند.
۳. کارکنان (منابع انسانی): سازمانهای متعالی برای کارکنان خود شأن و منزلت قائلند و با دستیابی به اهداف فردی و سازمانی، فرهنگ ایجاد منافع متقابل را خلق مینمایند. آنها تواناییهای کارکنان خود را توسعه داده و عدالت و برابری را ترویج میکنند. سازمانهای متعالی از تشویقها و پاداشها، ارتباطات و نگهداری از کارکنان، بهعنوان راهی برای ایجاد تعهد و توانایی کارکنان جهت استفاده از دانش و مهارتهایشان در راستای منافع سازمانی، استفاده مینمایند.
۴. شراکت و منابع: معیار شراکتها و منابع نشان میدهد که سازمانهای متعالی شراکتهای بیرونی، تامینکنندگان و منابع درونی را بهمنظور پشتیبانی از استراتژی و خطمشیها و اجرای اثربخش فرآیندها، برنامهریزی و مدیریت میکنند. این سازمانها از مدیریت اثربخش پیامدهای زیستمحیطی و اجتماعی ناشی از شراکتهای بیرونی، تأمینکنندگان و منابع درونی اطمینان مییابند.
۵.فرآیندها: سازمانهای متعالی فرآیندها، محصولات و خدمات خود را به منظور خلق ارزش افزوده برای مشتریان و سایر ذینفعان خود طراحی و مدیریت میکنند و بهبود میبخشند در اینجا مشخص میگردد که چگونه سازمان فرآیندها را طراحی و مدیریت نموده و بهبود میدهد تا از خط مشی و استراتژی سازمان حمایت گردد که سازمان در ارتباط با مشتریان بیرونی خود چه نتایجی بدست میآورد.
مطالعه بیشتر: تفاوت مدیریت و رهبری چیست؟
- نتایج
نتایج، چهار عامل آخر مدل EFQM بوده و بیانکننده دستاوردهای حاصل از اجرای مناسب توانمندسازها هستند.
معیارهای نتایج عبارتاند از: نتایج مشتری، نتایج کارکنان، نتایج جامعه و نتایج کلیدی.
- معیار نتایج مشتریان: سازمانهای متعالی به نتایج برجستهای که نیازها و انتظارات مشتریان خود را برآورده میکند یا از آن فراتر میرود دست مییابند و آنها را پایدار میسازند. معیار نتایج مشتری، نشان میدهد که سازمانهای متعالی در رابطه با جاریسازی موفق استراتژی و خطمشیهای پشتیبان مبتنیبر نیازها و انتظارات مشتریان به چه نتایجی دست یافتهاند.
- . معیار نتایج کارکنان: معیار نتایج کارکنان، نشان میدهد که سازمانهای متعالی در رابطه با جاریسازی موفق استراتژی و خطمشیهای پشتیبان مبتنی بر نیازها و انتظارات کارکنان و اجرای رویکردهای مرتبط با مدیریت کارکنان به چه نتایجی دست یافتهاند. آنها برداشتهای کارکنان، شاخصهای عملکردی و دستاوردهای مرتبط با رویکردها را در بازههای زمانی متناسب، اندازهگیری و تحلیل میکنند.
- معیار نتایج جامعه: معیار نتایج جامعه، نشان میدهد که سازمانهای متعالی در رابطه با جاریسازی موفق استراتژیها و خطمشیهای پشتیبان و اجرای رویکردهایی به منظور تحقق مسئولیتهای اجتماعی، به چه نتایجی دست یافتهاند. آنها برداشتهای ذینفعان، شاخصهای عملکردی و دستاوردهای مرتبط با رویکردها را در بازههای زمانی متناسب، اندازهگیری و تحلیل میکنند.
- معیار نتایج کلیدی عملکرد: معیار نتایج کلیدی نشان میدهد که سازمانهای متعالی در ارتباط با پیادهسازی موفق استراتژیها و خطمشیهای پشتیبان و همچنین در اجرای سامانهها و فرآیندها در جهت پاسخگوئی به نیازها و انتظارات ذینفعان کلیدی به چه دستاوردها و نتایج مالی و غیرمالی دست یافتهاند. آنها بهمنظور تحقق اهداف و بهبود دستاوردهای کلیدی استراتژیک، شاخصهای کلیدی عملکرد مالی و غیرمالی مرتبط با رویکردها و فرآیندها و نیز دستاوردهای کلیدی استراتژیک را در بازههای زمانی متناسب اندازهگیری و تحلیل میکند.
بازخورد حاصل از نتایج نیز معیارهای توانمندساز را اصلاح و بهبود میبخشد.
مدل تعالی، ابزاری جهت سنجش میزان استقرار سیستمها در سازمان و خودارزیابی و راهنمایی است که مسیر فعالیت مدیران را برای بهبود عملکرد شناسایی و تعیین میکند؛ بنابراین پیام کلیدی مدل تعالی متکی بر پاسخ به دو سوال است که چگونه این مدل بهعنوان یک ساختار مدیریتی مناسب و منطقی شناسایی میشود و چه کسانی میتوانند در این زنجیره ارتباط و تعاملات نقش اساسی را ایفا کنند. در سطح اول این مدل اهداف کلی و در سطح بعدی اهداف کلی به درجات و مقیاسهای کمّی و قابل اندازهگیری تجزیه و تبدیل میشود.
جهت رسیدن به تعالی سازمانی ابتدا باید از رهبری آغاز نمود تا به رضایت مشتری منجر شود. فرآیند دستیابی به تعالی سازمان بطور خلاصه در شکل زیر نمایش داده است: