ساختار سازمانی با تعریف واضح مسئولیت‌های شغلی در بخش‌های مختلف به شرکت‌ها در دستیابی به اهداف تجاری کمک می‌کند.

ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی، یک سیستم عملیاتی تجاری است که مسئولیت‌ها و الزامات هر شغل و نحوه کمک آن به شرکت را در دستیابی به اهداف خود مشخص می‌کند. همچنین جریان اطلاعات میان مدیران ارشد، هیئت مدیره و واحدهای تجاری یک شرکت را تعیین می‌کند. بعلاوه این سیستم نحوه انجام وظایف تیم‌ها را مشخص می‌کند به این صورت که هر تیم باید کدام بخش را اداره کند و کدام بخش در مدیریت میانی باید بر عملکرد آن‌ها نظارت داشته باشد. کسب‌وکارهای کوچک و شرکت‌های بزرگ اغلب ساختار سازمانی را در قالب نموداری به نام چارت سازمانی تجسم می‌کنند.

ساختارهای سازمانی مختلفی وجود دارد که هر یک طراحی خاص خود را دارند. ساختار سازمانی مناسب می‌تواند بهره‌وری و سودآوری یک شرکت را افزایش داده و به آن کمک کند تا سریع‌تر با تغییرات بازار سازگار شود.

هدف ساختارهای سازمانی

هدف ساختارهای سازمانی ایجاد هماهنگی میان فعالیت‌های شرکت با استراتژی تجاری آن است. یک کسب‌وکار باید دارای رهبری قوی با مهارت‌های اثبات‌شده در حل مشکلات باشد و تیمی متشکل از اعضایی داشته باشد که در موقعیت‌هایشان به بهترین نحو ممکن از استعدادهای خود استفاده می‌کنند، همچنین به‌منظور هدایت کارکنان در تمام سطوح به سمت موفقیت باید از ساختار تجاری محکمی برخوردار باشد.

مطالعه بیشتر: تفاوت مدیریت و رهبری چیست؟

ساختارهای سازمانی قوانین و الزامات مربوط به تمام سطوح در یک شرکت را به‌وضوح تعریف می‌کنند که همین امر از بسیاری از مشکلاتی که در ساختارهای تجاری نامناسب ایجاد می‌شود، از قبیل کمبود جریان نقدینگی، کاهش نیروی کار، آسیب به وفاداری مشتری و توسعه محصول جلوگیری می‌کند.

ارکان ساختارهای سازمانی

بسیاری از ارکان در تمام ساختارهای سازمانی مشترک هستند، ازجمله:

1. طراحی شغل: طراحی شغل یا تخصصی شدن کار، شرح شغل یا وظایف هر موقعیت را در یک کسب‌وکار بر اساس تجربه کارکنان شرح می‌دهد. درک واضح الزامات شغلی مانع از تکرار یا تعیین وظایف برای کارکنانی می‌شود که تجربه قبلی در مورد آن‌ها ندارند.

2. تقسیم دپارتمانی: تقسیم دپارتمانی یا دپارتمان‌بندی، به نحوه سازمان‌دهی بخش‌ها یا تیم‌های مختلف یک شرکت اشاره می‌کند که بر همین اساس وظایف خاص هر بخش یا تیم مشخص می‌گردد. علاوه بر این، شرکت‌ها دپارتمان‌هایی را بر اساس خطوط تولید، موقعیت جغرافیایی و روابط با مشتری، ایجاد می‌کنند.

3. تفویض اختیار: تفویض اختیار به نحوه تصمیم‌گیری شرکت‌ها اشاره دارد. دو نوع تفویض اختیار وجود دارد: متمرکز و غیرمتمرکز. تفویض متمرکز دارای زنجیره فرمان مشخص و ساختار گزارش است که اختیار تصمیم‌گیری را به یک یا دو نهاد سطح بالاتر مانند مدیر اجرایی یا هیئت‌مدیره واگذار می‌کند. برعکس، تفویض غیرمتمرکز اختیارات را میان بخش‌های درون شرکت یا اعضای مختلف تیم در یک بخش تقسیم می‌کند. استارتاپ‌های دارای فناوری و مشاغل مشابه اغلب از ساختار غیرمتمرکز حمایت می‌کنند زیرا اولویت آن استقلال و آزادی عمل سازمان‌هاست.

4. محدوده کنترل: محدوده کنترل تعیین می‌کند که یک مدیر چه تعداد کارمند یا دپارتمان را تحت نظارت خواهد داشت. تعداد بخش‌های یک کسب‌وکار محدوده مسئولیت‌ها و ترازبندی مدیران را تعیین می‌کند: مدیریت میانی به‌طورمعمول دارای محدوده کنترل بیشتری نسبت به رهبران تیم است.

5. زنجیره فرمان: یک زنجیره فرمان ساختار سلسله مراتبی یک شرکت را ایجاد می‌کند به‌طوری‌که هر کارمند یک مدیر خاص دارد. مدیر علاوه بر واگذاری مسئولیت‌های کاری به کارکنان، وظیفه انتقال اطلاعات به سطح بعدی در زنجیره فرمان را نیز بر عهده دارد.

مطالعه بیشتر: تفویض اختیار؛ ابعاد، ارکان و اصول آن در کسب‌وکار

انواع ساختار‌ سازمانی

1. ساختار سازمانی بوروکراتیک: ساختار بوروکراتیک که به‌عنوان ساختار عملکردی نیز شناخته می‌شود، یکی از رایج‌ترین ساختارهای سازمانی، به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ است. ساختار بوروکراتیک یک ساختار از بالا به پایین است، به این معنی که اطلاعات از یک رئیس یا مدیریت ارشد به مدیران بخش‌هایی مانند بخش فروش و بازاریابی یا منابع انسانی منتقل می‌شود. سطح بعدی مشتمل بر مدیران بخش‌های مختلف است که بر مدیران پروژه و کارکنان دپارتمان نظارت می‌کنند.
2. ساختار سازمانی بخشی: یک ساختار بخشی به بخش‌های یک شرکت اختیار تصمیم‌گیری می‌دهد به‌طوری‌که این امر آن‌ها را قادر می‌سازد مانند شرکت‌های شخصی و کوچک‌تری عمل کنند که دارای منابع و حتی بخش‌های مختص به خود هستند. در اغلب شرکت‌ها این نوع تقسیم‌بندی‌ها بر اساس بازار، صنعت، محل و یا خطوط تولید سازمان‌دهی می‌شود.
3. ساختار سازمانی افقی: ساختار افقی که به‌عنوان یک ساختار سازمانی مسطح شناخته می‌شود، تعداد سطوح بین مدیران اجرایی، هیئت‌مدیره و کارکنان را کاهش می‌دهد. ساختار افقی موجب تقویت خود مدیریتی و افزایش ارتباط کارکنان می‌شود، درعین‌حال می‌تواند باعث سردرگمی شود زیرا کارکنان را در مورد ناظر خاص خود دچار ابهام می‌کند. یک ساختار مرکب ترکیبی از ساختار مسطح با ساختار سلسله مراتبی است که در آن تعداد مدیران بین سطوح اجرایی و کارکنان زیاد نیست.
4. ساختار سازمانی ماتریسی: یک ساختار ماتریسی قالبی است که در آن بجای آنکه یک مدیر بر تمام جوانب یک پروژه نظارت داشته باشد، کارکنان به دو یا چند مدیر گزارش کار می‌دهند. به‌عنوان‌مثال، یک کارمند ممکن است یک مدیر اصلی داشته باشد که به او گزارش می‌دهد و همچنین یک یا چند مدیر پروژه که زیر نظر او کار می‌کنند. ساختار سازمانی ماتریسی نسبت به سایر ساختارها از انعطاف‌پذیری بیشتری برخوردار است و امکان برقراری ارتباط بازتر میان بخش‌ها را فراهم می‌سازد و درعین‌حال پیچیده‌تر است.

مطالعه بیشتر: تصمیم‌گیری در مورد ساختار سازمانی‌تان برای سال آینده

منبع: MasterClass