برنامه‌ریزی جانشین‌پروری و ۷ نکته پیرامون آن
نمی‌توان یک کسبوکار را، صرف نظر از اندازه آن، بدون افراد با استعداد و آماده برای جابجایی در موقعیت‌های کلیدی پس از خروج کارکنان فعلی اداره کرد. در صورت فقدان یک برنامه جانشین‌پروری قوی، حتی موفق‌ترین کارفرمایان نیز ممکن است نتوانند از پس چنین شرایطی برآیند.
برنامه‌ریزی جانشین‌پروری چیست؟
برنامه‌ریزی جانشین‌پروری (succession planning) یک استراتژی برای شناسایی و توسعه رهبران آینده در شرکت شما است – نه‌فقط در مناصب بالا بلکه برای نقش‌های اصلی در تمام سطوح. آماده کردن کارکنان با پتانسیل بالا برای پیشرفت، به کسبوکار شما کمک می‌کند تا برای تمام رویدادهای احتمالی آماده باشید. همه این‌ها باید به‌گونه‌ای هماهنگ و هم‌زمان اتفاق بیفتد تا بهترین نتیجه ممکن به‌دست آید و این اطمینان حاصل شود که کسبوکار و مالکان می‌توانند به اهداف جانشین‌پروری خود دست یابند.
مطالعه بیشتر: برنامه‌ریزی استراتژیک چیست؟
هدف از برنامه جانشین‌پروری چیست؟
یک برنامه جانشین‌پروری باید استراتژی جانشین‌پروری در کسبوکار را به‌وضوح برای تمام ذینفعان، مالکان، کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان و … تشریح کند.
تمامی صاحبان کسبوکار باید در مقطعی از زمان موقعیت خود را ترک کنند و برنامه جانشین‌پروری باید خروج را هم از منظر مالکیت (جانشین‌پروری در مالکیت) و هم از منظر مدیریت (جانشین‌پروری در مدیریت) پوشش دهد.
بسیاری از مالکان این دو را با هم اشتباه می‌گیرند یا معتقدند که باید هم‌زمان با هم انجام شوند؛ اما این چنین نیست و درواقع مدیریت آن‌ها به‌طور جداگانه به‌عنوان دو پروژه مجزا نتیجه بسیار بهتری خواهد داشت. مهم‌تر اینکه هرچند رویدادهای مجزایی هستند، اما درواقع یک فرآیند محسوب می‌شوند و اجرای صحیح هر یک ممکن است چندین سال به طول بینجامد.
برنامه جانشین‌پروری چه جوانبی را دربر می‌گیرد؟
به‌طورکلی دو جنبه کلیدی جانشین‌پروری وجود دارد: جانشین‌پروری در مدیریت و جانشین‌پروری در مالکیت. هرکدام باید از یک برنامه مستند برخوردار باشند.
- جانشین‌پروری در مالکیت
این برنامه باید به‌وضوح اهدافی را مشخص کند که ما به دنبال دستیابی به آن‌ها از منظر مالکیت هستیم: آیا به دنبال واگذاری کسبوکار، انتقال آن به اعضای خانواده، اجرای طرح مالکیت سهام کارکنان (ESOP) یا تملک مدیریت و یا سرمایه‌گذاری خارجی از یک شرکت سهامی خاص هستیم؟
این برنامه همچنین باید جزئیات وقوع این انتقال (زمان، قیمت و نحوه تأمین بودجه) را به‌طور کامل مشخص کند.
- جانشین‌پروری در مدیریت
این جنبه همیشه مدت زمان زیادی به طول می‌انجامد و میزان کار و تلاش موردنیاز در آن همواره دست‌کم گرفته می‌شود. معمولاً برای مدیریت انتقال در یک کسبوکار خصوصی در بازار متوسط (ازلحاظ اندازه و درآمد) یک فرآیند پنج‌ساله توصیه می‌شود.
افراد جانشین (کسانی که پس از بنیان‌گذار یا مالک فعلی به دنبال تصدی مدیریت شرکت هستند) باید ابتدا شناسایی شوند و سپس ازلحاظ مهارت، تحصیلات یا تجارب مورد ارزیابی قرار گیرند. معمولاً یک کمبود وجود دارد و این تنها در صورتی مشکل‌ساز است که زمان کافی به رفع آن قبل از انجام انتقال اختصاص داده نشود.
در برخی موارد، افراد جانشین نیاز به آموزش یا تحصیلات بیشتر دارند یا شاید کسب اعتبارنامه یا مدرکی که برای گرفتن مجوز کسبوکار الزامی است؛ به‌عنوان‌مثال در بیشتر موارد کمبودها در زمینه تجربیات احساس می‌شود و بنابراین فرد جانشین باید در جلسات و کارگاه‌های آموزشی شرکت کند و در جلسات برنامه‌ریزی و استراتژی سازمان که احتمالاً قبلاً شرکت نداشته حضور یابد تا اطمینان حاصل شود که کسبوکار موردنظر آتیه موفقی خواهد داشت.
برنامه‌ریزی جانشین‌پروری به نفع چه کسانی خواهد بود؟
به‌طورکلی می‌توان گفت که همه ذینفعان (خود کسبوکار، بنیان‌گذاران، سایر سهامداران، کارکنان، تأمین‌کنندگان و مشتریان)، می‌توانند از یک برنامه جانشین‌پروری کسبوکار مستند و اطلاع‌رسانی‌شده بهره‌مند گردند.
داشتن یک مسیر روشن به سمت جانشین‌پروری در مالکیت و مدیریت که به‌خوبی توسط همه افراد مشارکت‌کننده درک شده باشد، به‌وضوح محدوده وسیعی از عدم قطعیت (و واهمه) را در بسیاری از مشاغل از بین می‌برد.
علاوه بر این، داشتن یک هدف مشترک (فرآیند جانشین‌پروری) مالکان، کارکنان و سایر ذینفعان را همسو می‌کند و این امکان را برای کسبوکار فراهم می‌سازد تا فعالانه روی دستیابی به استراتژی جانشینی تمرکز کند.
چرا برخی از برنامه‌های جانشین‌پروری با شکست مواجه می‌شوند؟
شاید عدم موفقیت برخی برنامه‌های جانشین‌پروری به این دلایل باشد که:
- اولاً، زمان شروع این فرآیند در چرخه خیلی دیر بوده است و نهایتاً تنها سه یا شش ماه برای اجرای آن وقت باقی مانده است. زمان مناسب و کافی برای عملیاتی کردن اکثر برنامه‌های جانشین‌پروری بین سه تا پنج سال است تا به‌طور کامل مستندسازی شوند و در سراسر کسبوکار به اجرا درآیند.
- ثانیاً، اگرچه ممکن است کسب‌وکارها استراتژی جانشین‌پروری یا خروج را مدنظر داشته باشند و شاید برای مالکان هم یک فرآیند کاملاً شناخته‌شده باشد، اما خارج از آن گروه در مورد آن اطلاع‌رسانی نشده است؛ به‌عبارت‌دیگر، کارکنان نمی‌دانند قرار است چه اتفاقی بیفتد، مشتریان و تأمین‌کنندگان آینده کسبوکار نامشخص هستند و در موارد جدی‌تر، شاید برخی از سهامداران آمادگی نداشته باشند بدون برنامه‌ریزی و اجرای صحیح منتظر بمانند و مجبور به اقدام شوند.
چه تفاوتی میان برنامه‌ریزی جانشین‌پروری و برنامه‌ریزی خروج وجود دارد؟
برنامه‌ریزی جانشین‌پروری، به انتقال خانواده یا انتقال کسبوکار از نسلی به نسل دیگر اشاره دارد و قطعاً درست است، بااین‌حال، برنامه‌های جانشین‌پروری و خروج درواقع یک فرآیند هماهنگ هستند.
به‌طورمعمول، خروج یک مؤسس، نسل خانواده یا مالک/سهامدار با ورود طرف دیگر همراه است، خواه در داخل یک خانواده باشد یا خارج از آن، همچنان با ورود سهامدار جدید (یک رویداد جانشین‌پروری) رخ می‌دهد. یادآوری این نکته مهم است که جانشین‌پروری به این رویداد هم در مالکیت و هم در مدیریت اشاره دارد، زیرا این دو احتمالاً فرآیندهای مجزایی هستند که در زمان‌های جداگانه انجام می‌شوند (هرچند گاهی اوقات می‌توان آن‌ها را با هم تلفیق کرد).
استراتژی خروج (exit strategy) معمولاً به فروش خارجی اشاره دارد: فروش تجاری، فروش به یک خریدار استراتژیک یا شرکت سهامی خاص یا شاید حتی یک IPO یا فهرستی در بازار معاملات عمومی. برنامه جانشین‌پروری و خروج از کسبوکار باید تمام جوانب را هماهنگ کنند و برای دستیابی به حداکثر موفقیت، باید در یک دوره ۳ تا ۵ ساله عملیاتی شوند.
۷ نکته برای شروع فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری
- همیشه از قبل برنامه داشته باشید
گاهی اوقات، از قبل کاملاً مطلعید که قرار است یکی از اعضای تیم که به‌سختی جایگزین می‌شود، شرکت را ترک می‌کند؛ (به‌عنوان‌مثال، یک بازنشستگی برنامه‌ریزی‌شده)؛ اما مواقع دیگر، احتمالاً با خروج ناگهانی و حیران‌کننده یک کارمند، غافلگیر خواهید شد. به همین دلیل است که «اکنون» به یک برنامه نیاز دارید.
ابتدا، تمام نقش‌های کلیدی تیم خود را در نظر بگیرید و به این دو سؤال پاسخ دهید:
- تأثیر روزانه موقعیت X بر شرکت یا بخش ما چیست؟
- اگر فردی که در حال حاضر در موقعیت X قرار دارد، پستش را ترک کند، چه تأثیری بر عملیات ما خواهد داشت؟
- نامزدهای جانشینی را مشخص کنید
پس از کنترل اثر موجی که خروج برخی از کارکنان ممکن است ایجاد کند، افرادی را انتخاب کنید که به‌طور بالقوه می‌توانند آن موقعیت‌ها را اشغال کنند.
از خود بپرسید:
- اگر بخواهیم برای پست X پذیرش داخلی داشته باشیم، کدام کارکنان قوی‌ترین گزینه برای این پست خواهند بود؟
- آیا آن نامزدها به آموزش نیاز دارند؟ و در صورت پاسخ مثبت، چه نوع آموزشی؟
همواره به دنبال افرادی باشید که بدون توجه به‌عنوان فعلی خود، مهارت‌های لازم برای پیشرفت در موقعیت‌های بالاتر را نشان می‌دهند.
اما تصور نکنید که کاملاً از نگرش اعضای تیمتان در مورد اهداف شغلی‌شان مطلع هستید. ممکن است افراد خاصی را برای نقش‌های مدیریت ارشد در ذهن داشته باشید، اما چه کسی می‌تواند بگوید که پس از ارائه ایده به آن‌ها علاقه‌مند می‌شوند؟ اگر قبلاً این کار را نکرده‌اید، قبل از انتخاب جانشین خود، با آن کارمندان در مورد دیدگاهشان در رابطه با آینده حرفه‌ای‌شان صحبت کنید.
- آن‌ها را مطلع سازید
در جلسات خصوصی، به هر یک از افراد تحت حمایت خود توضیح دهید که آن‌ها برای موقعیت‌هایی انتخاب شده‌اند که اهمیت فزاینده‌ای دارند. این درک را ایجاد کنید که هیچ تضمینی در این خصوص وجود ندارد و احتمال تغییر وضعیت هم وجود دارد بنا به شرایطی که شرکت یا خود نامزدهای جانشینی با آن مواجه می‌شوند.
- اقدامات توسعه حرفه‌ای را افزایش دهید
در حالت ایده‌آل، شما قبلاً روی توسعه حرفه‌ای افرادی سرمایه‌گذاری کرده‌اید که به‌عنوان جانشین انتخاب شده‌اند. اکنون این آمادگی باید افزایش یابد. چرخش شغلی روش خوبی برای کمک به داوطلبان شما برای کسب دانش و تجربه بیشتر است و ارتباط آن‌ها با مربیان می‌تواند قابلیت‌های آن‌ها را در حوزه مهم مهارت‌های نرم تقویت کند: بهترین رهبران از مهارت‌های ارتباطی قوی و نیز قابلیت‌های بین فردی ظریفی نظیر همدلی و دیپلماسی برخوردارند.
- برنامه جانشین‌پروری خود را به‌طور آزمایشی اجرا کنید
منتظر وقوع بحران نمانید، آزمایش کنید کارمند منتخبتان برای ایفای نقش پیشرفته‌تر چه چیزی در چنته دارد. یک جانشین بالقوه داشته باشید که برخی از مسئولیت‌های مدیریتی را در زمان مرخصی شما بر عهده گیرد. مطمئناً آن فرد تجارب ارزشمندی کسب خواهد کرد و قدردان این فرصت خواهد بود. به‌این‌ترتیب، می‌توانید ارزیابی کنید که آن فرد در کجا نیاز به آموزش و توسعه بیشتری دارد.
- برنامه جانشین‌پروری‌تان را در استراتژی استخدام خود ادغام کنید
هنگامی‌که کارکنان را به‌عنوان جانشین نقش‌های حیاتی در سازمان خود شناسایی کردید، به کمبودهای استعدادی که در صورت استفاده از آن‌ها بر جای می‌گذارند توجه داشته باشید. این امر می‌تواند به شما کمک کند در تشخیص این که در آینده اقدامات استخدامی خود را کجا متمرکز کنید.
مطالعه بیشتر: پذیرش سازمانی چیست؟
- به فکر جانشین برای خود باشید
هنگام طرح‌ریزی یک برنامه جانشین‌پروری برای سازمانتان، به خاطر داشته باشید که نقش شما روزی نیاز به تکمیل خواهد داشت. شاید تصمیم بگیرید از یک فرصت جدید استفاده کنید و خود را بازنشسته نمایید؛ بنابراین مهم است که از خود بپرسید، کدام کارمند می‌تواند روزی پا جای پای شما بگذارد؟ و از هم‌اکنون چه کاری می‌توانید انجام دهید تا به آن شخص کمک کنید تا آماده انتقال باشد؟
اعضای تیم شما دارایی‌های ثابت نیستند و تغییرات در ترکیب تیم امری اجتناب‌ناپذیر است. ممکن است همیشه نتوانید خروج یک کارمند ارزشمند از شرکت را پیش‌بینی کنید؛ اما از طریق برنامه‌ریزی جانشین‌پروری، می‌توانید راه را برای تداوم کسب‌وکارتان در آینده هموار سازید.
منابع: SUCCESSION ،Robert Half
