پذیرش سازمانی چیست؟
پذیرش سازمانی کارکنان جدید فرآیند ادغام یک کارمند جدید با یک شرکت و فرهنگ آن و نیز به‌کارگیری ابزارها و اطلاعات جدید موردنیاز برای تبدیل‌شدن به یک عضو مؤثر تیم است.
به گفته کارشناسان و متخصصان حوزه منابع انسانی، پذیرش نیروهای جدید و استخدام آن‌ها در یک سازمان باید یک فرآیند استراتژیک باشد که حداقل یک سال به طول انجامد، زیرا نحوه کار با کارفرمایان در چند روز و ماه‌های اول تجربه یک کارمند جدید برای اطمینان از ابقاء وی در شرکت بسیار حائز اهمیت است.
مطالعه بیشتر: مدیریت منابع انسانی چیست؟
شروع کار با فرآیند پذیرش سازمانی
یافتن بهترین داوطلبان برای مناصب سازمان تنها بخشی از ایجاد یک تیم مؤثر است. فرآیند پذیرش سازمانی کارمندان جدید می‌تواند یکی از مهم‌ترین عواملی باشد که اطمینان می‌دهد استعدادهای تازه استخدام‌شده افرادی کارآمد هستند.
بااین‌حال، در برخی از سازمان‌ها، پذیرش سازمانی معمولاً با جهت‌دهی (orientation) (به معنای خوشامدگویی به کارمند جدید، معرفی محیط جدید به او و قرار دادنش در مسیر سازمان) اشتباه گرفته می‌شود. گرچه جهت‌دهی لازم است اما پذیرش سازمانی فرآیند جامعی است که شامل مدیریت و سایر کارکنان می‌شود و ممکن است تا ۱۲ ماه طول بکشد.
قبل از اجرای یک برنامه رسمی پذیرش سازمانی، کارفرمایان باید جهت دستیابی به تیم و مدیریت برتر به برخی از سؤالات کلیدی پاسخ دهند، ازجمله:
- پذیرش سازمانی کارکنان جدید چه زمانی شروع می‌شود؟
- چقدر طول می‌کشد؟
- مایلید در پایان روز اول کاری نیروهای تازه استخدام‌شده چه برداشتی داشته باشند؟
- کارکنان جدید باید چه نکاتی را در مورد فرهنگ و محیط کار بدانند؟
- HR چه نقشی در این فرآیند خواهد داشت؟ نقش مدیران مستقیم و همکاران چیست؟
- قصد دارید چه نوع اهدافی را برای کارکنان جدید تعیین کنید؟
- چگونه در مورد این برنامه بازخورد می‌گیرید و موفقیت آن را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
پس از پاسخ به این سؤالات، متخصصان منابع انسانی و مدیریت عالی می‌توانند برنامه‌ای عملیاتی را برای کمک به کارمندان جدید در جذب سریع سیاست‌های شرکت و گردش کار ضمن آشنایی کامل با فرهنگ سازمان تدوین کنند.
پذیرش سازمانی به افراد تازه استخدام‌شده کمک می‌کند تا ازلحاظ جسمی، عاطفی و حرفه‌ای در عملیات و فرهنگ کسب‌وکار شما ادغام شوند. آموزش رسمی، روند و مسئولیت‌پذیری منجر به موفقیت در پذیرش سازمانی می‌شود و بازدهی قابل‌توجهی هم برای مدیران و هم برای کارکنان به دنبال دارد.
چرا پذیرش سازمانی مهم است؟
از اولین مصاحبه کارمندان جدید تا مصاحبه زمان خروج، می‌خواهید مطمئن شوید که آن‌ها تجربه خوبی در کار دارند و در این راستا پذیرش مؤثر امری مهم محسوب می‌شود.
کارمندان شما قلب کسب‌وکار شما هستند. برای حفظ بهتر کارمندان – و راضی نگه‌داشتن آن‌ها – می‌توانید نشان دهید که از ابتدا برای آن‌ها ارزش قائل هستید. یک پذیرش سازمانی موفق نه‌تنها به افراد تازه‌کار کمک می‌کند احساس کنند عضوی از تیم هستند، بلکه موجب می‌شود آن‌ها روند و چگونگی نقش خود را در موفقیت کلی کسب‌وکار بهتر درک کنند.
اگر هنوز ترغیب نشده‌اید، به چند مزیت دیگر پذیرش سازمانی توجه کنید:
- افزایش بهره‌وری – اگر فرآیند پذیرش سازمانی به‌درستی انجام شود، ۵۴% بهره‌وری بیشتر کارکنان را در پی خواهد داشت. به یاد داشته باشید که فرهنگِ اولین افراد منجر به شادابی کارکنان و درک بهتر آن‌ها از نقش خود می‌شود. علاوه بر پذیرش سازمانی کارکنان جدید در شرکت، فرآیندی را ایجاد کنید که طی آن مدیران چند هفته اول را برای کارکنان جدید خود برنامه‌ریزی کنند. یک فرآیند پذیرش سازمانی کامل می‌تواند به افزایش بهره‌وری افراد تازه استخدام‌شده کمک کند. مدت‌زمان فرآیند پذیرش سازمانی به کسب‌وکار منحصر‌به‌فرد شما بستگی دارد.
- نقش‌های تعیین‌شده – بخش عمده‌ای از پذیرش سازمانی کارکنان، آموزش نحوه انجام کار است. پذیرش سازمانی با توضیح آنچه از کارمند جدید انتظار می‌رود به شرح وظایف جانی دوباره می‌بخشد. در پایان فرآیند پذیرش، کارمند جدید باید از نحوه قرار گرفتن نقش خود در تیم و کل کسب‌وکار آگاه باشد. پذیرش نیروهای جدید باید موجب شود که افراد تازه استخدام‌شده احساس کنند که بخش با ارزشی از کار شما هستند و بنابراین انگیزه این را دارند با ارائه بهترین عملکرد خود در کار باقی بمانند.
- استرس کمتر کارکنان – انجام یک وظیفه جدید می‌تواند برای کارمندان جدید استرس‌زا باشد. موارد استرس‌زای بسیاری برای نیروهای جدید وجود دارد ازجمله اینکه آیا آن‌ها مناسب انجام کار هستند و اینکه چگونه می‌توانند مسئولیت‌های خود را مدیریت کنند. صاحبان مشاغل می‌توانند با خوشامدگویی به کارکنان جدید تیم و ارائه کلیه ابزارها و اطلاعات لازم برای انجام کار، اضطراب و استرس آن‌ها را کاهش دهند. پذیرش کارکنان جدید باید منجر به ایجاد روابط میان اعضای جدید و قدیم تیم موجود شود. تسهیل روابط خوب تیمی در مراحل اولیه به تیم‌های قدرتمند در آینده کمک خواهد کرد.
- کاهش نقل‌وانتقال کارکنان – طبق برآوردها هزینه جایگزینی یک کارمند در یک سمت مدیریتی می‌تواند به‌طور متوسط معادل شش تا نه ماه حقوق باشد. به گزارش اداره آمار کار افراد به‌طورمعمول نزدیک به ۱۲ شغل در سنین ۱۸ تا ۵۰ سال دارند. این نشان می‌دهد که اگر کارمندان از کار ناراضی باشند، وقت خود را به بطالت می‌گذرانند. درنتیجه، کارفرمایان برای حفظ کارکنان خوب باید بسیار تلاش کنند. گزارش مجله Harvard Business Review تحت عنوان «تأثیر مشارکت کارکنان بر عملکرد» نشان داد که ۷۱٪ از پاسخ‌دهندگان معتقدند «مشارکت کارکنان برای دستیابی به موفقیت کلی سازمان بسیار مهم است». پذیرش سازمانی فرصتی را برای مشاغل فراهم می‌کند تا کارکنان را درگیر فرهنگ کسب‌وکار کنند.
نحوه ایجاد فرآیند پذیرش سازمانی
اهمیت پذیرش سازمانی در کسب‌وکار در رابطه با هزینه‌ها و بهره‌وری روشن است. اگر در حال حاضر فرآیند پذیرشی ندارید، در ادامه به چند نکته اشاره می‌شود که باعث می‌شوند کارمندان جدید شما در کسب‌وکار شما باقی بمانند:
- برای برنامه‌ریزی وقت بگذارید – شما برای جذب نیروی جدید خود بسیار سرمایه‌گذاری کرده‌اید، پس باید برای برنامه‌ریزی وقت بگذارید در خصوص اینکه در اولین روز کاری آن‌ها قرار است چه اتفاقی بیفتد. نیروی کار جدید شما چه زمانی و چگونه آموزش می‌یابد؟ چگونه آن‌ها را به تیم معرفی می‌کنید؟ برای نهایی کردن تشریفات اداری به چه مدارکی نیاز دارند؟ اگر از راه دور در حال پذیرش نیروی جدید هستید، از چه سیستم‌هایی استفاده می‌کنید؟ تمام جزئیات را ترسیم و پیش از فرارسیدن اولین روز کاری نیروی جدید برای آن‌ها ارسال کنید.
- فضای کاری آن‌ها را سازمان‌دهی کنید – اگر نیروی جدید شما در محل کارش حضور پیدا کند و میز کار یا فضای کاری وی آماده نباشد، اولین برداشت منفی را از کسب‌وکار شما خواهد داشت. این عدم آمادگی نشان می‌دهد که شما به‌قدر کافی برای پیوستن آن‌ها به تیم اهمیتی نداده‌اید. برای آماده‌سازی تجهیزات لازم قبل از شروع به کار نیروی جدید خود، با همکاری با بخش IT (یا هر بخش مربوطه دیگر) مانع از اولین برداشت منفی شوید. به‌عنوان‌مثال، می‌توانید با نصب یک بنر یا پلاک خوشامدگویی، نیروی جدید خود را کاملاً خاص جلوه دهید. اگر آن‌ها برای نگهداری وسایل خود کمد دارند، برای اینکه احساس راحتی کنند، تابلویی به آن آویزان کنید.
- تعیین یک همراه – باید ترتیبی دهید که یکی از اعضای قدیمی تیم فعلی برای کمک و آموزش برخی نکات مربوط به کار همواره کنار دست نیروی جدید باشد. این امر به کارمند جدید کمک می‌کند تا از افرادی که کار انجام می‌دهند یاد بگیرد و نیز کمک می‌کند تا با همکاران خود ارتباط برقرار کنند.
- از گزینه‌های مختلف آموزشی استفاده کنید – استفاده از روش‌های مختلف را برای آموزش کارمند جدید خود مدنظر داشته باشید تا احتمال حفظ اطلاعات توسط آن‌ها افزایش یابد. برای آموزش آن‌ها می‌توانید از ترکیبی از روش‌های آنلاین و آفلاین استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که آن‌ها در فرآیند پذیرش سازمانی شرکت می‌کنند. برخی افراد یادگیری بصری دارند، برخی دیگر یادگیری از طریق استماع را ترجیح می‌دهند. به سبک‌های مختلف یادگیری و هرگونه محدودیت توجه داشته باشید. فرآیند پذیرش نیروهای جدید خود را در دسترس کارکنان دیگر قرار دهید.
اسناد پذیرش سازمانی مناسب را جمع‌آوری کنید
شما می‌توانید قبل از حضور کارمند جدیدتان در محل کار، با ارسال اسناد و مدارک برای آن‌ها جهت تکمیل و پر کردن، پذیرش کارکنان را شروع کنید. علاوه بر صرفه‌جویی در وقت، ارسال زودهنگام اسناد می‌تواند احساس راحتی بیشتری به نیروی جدید شما بدهد. تکمیل و پر کردن اسناد و مدارک در خانه می‌تواند اضطراب ناشی از شروع کار جدید را کاهش دهد.
اگر تصمیم دارید اسناد و مدارک کارمندان جدید خود را قبل از شروع برای آن‌ها ارسال کنید، باید این کار را با استفاده از یک درگاه امن به‌جای ایمیل انجام دهید. سیستم‌های پیشرفته مدیریت نیروی کار توانایی ارسال ایمن مستندات مربوطه را برای کارمندان جدید دارند. چرا کارمند جدید خود را به برقراری ارتباط با کسب‌وکار خود از طریق یک سیستم (در مقابل استفاده از پیام کوتاه یا ایمیل) عادت نمی‌دهید؟ در ادامه خلاصه‌ای گذرا از اسنادی که باید با نیروی جدید خود در طی فرآیند پذیرش سازمانی به اشتراک بگذارید ارائه‌شده است:
- فرم‌های احراز هویت – برای تأیید هویت و مجوز استخدام کارمند. کارمند جدید باید شناسه معتبر همراه با فرم احراز هویت ارائه دهد. این فرم باید ظرف سه روز تکمیل شود.
- اعلان‌های اجباری – این فرم‌ها ازنظر مکان متفاوت هستند و ممکن است شامل اطلاعیه‌های مربوط به مرخصی استعلاجی بیمار و ایمن، اعلامیه‌های سرقت دستمزد و موارد دیگر باشد.
- فرم‌های واریز مستقیم – برای اطمینان از پرداخت وجه کارمند به‌حساب بانکی صحیح.
- انتظارات از شغل – شما باید یک کپی از شرح کار و پیشنهادات را به‌عنوان یادآوری آنچه از آن‌ها انتظار می‌رود به کارمند جدید خود ارائه دهید.
- بسته مزایا – کارمند جدید شما به یک نمای کلی از مزایای کسب‌وکار شما نیاز دارد. همچنین لازم است در مورد پوشش سلامت، ازجمله مهلت ثبت‌نام، به آن‌ها اطلاع داده شود.
- جزئیات تماس اضطراری – برای ثبت جزئیات تماس اضطراری کارمند جدید خود در صورت بروز حادثه در محل کار، باید فرم مشخصی داشته باشید.
- دفترچه راهنمای کارمندان – باید یک نسخه از دفترچه راهنمای کارکنان در اختیار نیروهای جدید قرار گیرد که جنبه‌های مختلف استخدام آن‌ها را پوشش می‌دهد. این که از کارمندان جدید خود بخواهید فرم مشاوره‌ای را برای خواندن و درک اصطلاحات مندرج در کتاب راهنما امضا کنند، روش مطلوبی است. دفترچه راهنمای کارمندان باید تا حد ممکن جامع باشد و شامل اطلاعاتی در مورد:
- مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های اصلی شرکت
- EEO، مبارزه با آزار و اذیت، تبعیض و تلافی‌جویی
- گزارش رویه‌ها در مورد نگرانی‌های EEO
- برنامه‌ریزی و زمان‌سنجی
- حضور
- مرخصی
- تعطیلات
- خشونت در محل کار
- اضافه‌کاری
- استانداردهای لباس و نظافت
- استراحت و زمان صرف غذا
- روزهای پرداخت حقوق و روال رسمی و اداری
- محرمانگی
- استفاده از ایمیل / شبکه‌های اجتماعی
- فناوری
- مزایا
از همان ابتدا تکلیف را روشن کنید
اگر اقدام به پذیرش کارمندان بدون معافیت به‌صورت ساعتی می‌کنید، از ابزاری استفاده کنید که به آسان‌تر شدن فرآیند پذیرش کمک می‌کند؛ و پاداش همان ابزاری است که می‌تواند برنامه‌ریزی شما را ساده کند. برای یک دوره آزمایشی رایگان ثبت‌نام کنید تا ببینید چگونه می‌توانید از طریق وب‌سایت Deputy برای تنظیم برنامه‌هایی استفاده کنید که از ابتدا کارمندانتان را خوشحال می‌کنند.
