تغییر و تحول یک ضرورت اجتناب‌ناپذیر است. اگر هر سیستم ایستا باشد، به زودی توسط قانون آنتروپی مثبت از بین می‌رود. تزریق آنتروپی منفی برای جلوگیری از اضمحلال و نابودی امری ضروری است و موجب تغییرات پویا، انعطاف‌پذیری و واکنش‌پذیری محیط می‌شود. یک سازمان پویا نیاز به تعامل مؤثر با محیط دارد که از دو طریق انجام می‌شود: مدیریت انطباق سازمان با محیط و مدیریت انطباق محیط با سازمان.

مدیریت تغییر چیست؟

مدیریت تغییر (Change management) یک اصطلاح کلی برای توصیف تغییر سازمانی است و در مورد کلیه روش‌های مربوط به آماده‌سازی و پشتیبانی افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها کاربرد دارد. مدیریت تغییر سازمانی اغلب کل سازمان و آنچه باید تغییر کند را در نظر می‌گیرد، در حالی که مدیریت تغییر فقط به چگونگی تأثیر انتقال سازمانی بر افراد و تیم‌ها اشاره دارد.

این رشته مربوط به زمینه‌های مختلفی، از علوم رفتاری و علوم اجتماعی گرفته تا فناوری اطلاعات و راه‌حل‌های شغلی است. مدیریت تغییر، روشی برای ارائه راهنمایی در مورد چگونگی تهیه، تجهیز و پشتیبانی از افراد برای انطباق موفقیت‌آمیز با تغییر جهت ارائه نتایج و موفقیت سازمانی است. غالباً، مدیریت تغییر ابزارهای سازمانی را که در انتقال موفقیت‌آمیز کارکنان نقش دارند و به سازگاری و تحقق در تغییر منجر می‌شود، ادغام می‌کند. البته سطح مدیریت تغییر بستگی به میزان اختلال در فعالیت روزانه کارکنان دارد. از طرف دیگر، اختلالات نیز به ویژگی‌های سازمانی مانند فرهنگ، سیستم ارزشی و تغییرات گذشته بستگی دارد.

مدیریت تغییر در سازمان

وقتی صحبت از مدیریت تغییر در سازمان است، دو مفهوم مرتبط با آن وجود دارد که عبارتند از مدیریت تغییر و مدیریت پروژه. مدیریت تغییر و مدیریت پروژه دو رشته‌ای هستند که برای افزایش احتمال موفقیت و بازدهی سرمایه‌گذاری، در انواع تغییرات سازمانی اعمال می‌شوند.

مدیریت تغییر سازمانی فرآیندها، ابزار و تکنیکی است که افراد را در هنگام تغییر به خوبی مدیریت می‌کنند تا بتوانند نتایج مورد نیاز خود را در کسب‌وکار بدست آورند. این تغییرات باید کمترین هزینه را برای سازمان داشته باشند و کارکنان نیز نباید در برابر آنها مقاومت کنند و حتی باید بهره‌وری آنها به حداکثر برسد. برای مدیریت موفقیت‌آمیز تغییر در سازمان، باید حمایت گسترده‌ای از تغییرات، تأثیرات ملموس آنها، تأثیر کارکنان بر تغییرات و جهت حرکت این تغییرات در نظر گرفته شود تا از دیگر تغییرات حمایت شود.

مطالعه بیشتر: ۷ استراتژی مدیریت تغییر سازمانی

ثبات تغییر در سازمان

ایجاد تفاوت در سازمان امر بسیار مهمی است، اما ممکن است پایدار نباشد و سازمان مجبور به خلق نوآوری شود. به همین منظور، ابتدا باید هدف خود را مشخص و سپس مسیر رسیدن به آن را تعیین و ارزیابی کنیم؛ بنابراین، مدیریت تغییر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از حالت طبیعی به سمت ایده آل حرکت کنند و در نتیجه بهره‌وریشان افزایش یابد. تغییر و تحولات قابل اجرا در سازمان به دو گروه تقسیم می‌شوند:

• تغییرات برنامه‌ریزی‌شده‌ای که کارکنان از آن‌ها فرضیه ذهنی دارند و برای حل یک مشکل خاص به کار گرفته می‌شوند.
• تغییرات غیرمترقبه‌ای که کارکنان نیازی به اعمال آن نمی‌بینند، بنابراین توسط سازمان ایجاد می‌شوند.

تغییر در کارکنان

بعضی اوقات، تغییرات در کارکنان به سبب وجود تغییرات دیگر ضروری به نظر می‌رسد. در این موارد، شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند تا رفتار و دیدگاه کارکنان را تغییر دهند تا بهره‌وری و خلاقیت فردی یا گروهی آنها افزایش یابد. تغییر کارکنان همیشه سخت‌ترین و مهمترین بخش روند تغییر کلی در سازمان است. یکی از دلایل ایجاد علم توسعه سازمانی، تغییر افراد در حین انجام فعالیت خود از طریق روش‌هایی مانند آموزش، فعالیت‌های گروهی و برنامه‌ریزی شغلی است.

 استراتژی‌های کاهش مقاومت در مقابل تغییر

برای غلبه بر مقاومت در برابر تغییر، شش استراتژی کلی ارائه شده است که هر یک از آنها دارای مزایا و معایبی است. به منظور مدیریت موثر در فرآیند تغییر، مدیران باید با در نظر گرفتن شرایط سازمانی و نوع تغییر، موثرترین استراتژی را اتخاذ نمایند. این استراتژی‌ها شامل موارد زیر است:

• آموزش چگونگی و علت تغییر همراه با برقراری ارتباطات اثربخش
•  دخالت و مشارکت افراد در روند تغییر
•  تسهیل و پشتیبانی از فرآیند تغییر
•  مذاکره و توافق با افراد یا واحدهای متاثر از تغییر
• استفاده از نیروی اجبار به طور ضمنی یا آشکار
• بکارگرفتن استراتژی «تغییر شرایط به نفع خود» و استراتژی «تطبیق خود با دیگران» بطورهمزمان به این صورت که ابتدا باید با ارائه اطلاعات اهمیت تغییر را برای دیگران توضیح دهید و سپس با استفاده از استراتژی دوم، افراد را تشویق کرده و در آن‌ها نفوذ کنید تا نظر آنها جلب شود.

فرآیند مدیریت تغییر در سازمان

تغییراتی که در سازمان ایجاد می‌شود، باید به‌صورت گام به گام و از طریق فرآیندهای مختلف صورت گیرد تا کارکنان بتوانند آن‌ها را بپذیرند. این چارچوب‌ها عبارتند از:

۱- ایجاد فضایی که نشان‌دهنده فوریت و ضرورت تغییر است: معمولاً کارکنان با استفاده از دو دسته اطلاعات، نیاز به تغییر را درک می‌کنند:

الف) بررسی شرایط محیطی و واقعیت‌های موجود

ب) شناسایی مسائل وبررسی شرایط محیطی و واقعیت‌های موجود، بحران‌ها و تجزیه‌وتحلیل توان بالقوه و فرصت‌های احتمالی آینده

۲- ایجاد یک تیم قوی برای مدیریت و رهبری تغییر: از آنجا که کارکنان باید تغییر را بپذیرند، مشارکت آن‌ها در ایجاد ائتلاف مهم است و دو امر باید صورت گیرد:

الف) ایجاد گروهی از مدیران و کارکنان با اقتدار کافی جهت هدایت جامع روند تغییر

ب) تشویق افراد به همکاری به عنوان یک تیم منسجم

۳- ایجاد و ارائه یک دیدگاه: برای هر تغییر، باید یک نقطه استراتژیک تعیین شود. این نقطه باید بالاتر از اهداف فعلی و جاری باشد و از آنجا که تغییر باید ارزشمند باشد، یک دیدگاه انتخابی می‌تواند فرهنگ‌سازمانی را به خوبی نشان دهد. این امر مستلزم این است که:

الف ) محیط خارجی و داخلی سازمان را تحلیل کرده و به دنبال عقاید همه افراد باشید

ب ) برای دستیابی به اهداف استراتژیک ایده‌پردازی کنید

۴- اعلام یک چشم‌انداز مشترک برای کل سازمان: از آنجا که سازمان‌های فعلی گسترده و پیچیده هستند، برقراری ارتباط بینش مشترک آسان نخواهد بود. بدین ترتیب:

الف ) باید با استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی و پیام‌رسانی، بیـنش و استراتژی‌های نوین را اطلاع‌رسانی کرد

ب ) نحوه یافتن الگوها، روش‌ها و رفتارهای نوین باید بـه افراد آموزش داده شود

۵- اعطای قدرت به افـراد جهـت حرکـت بـه‌سوی بیـنش مـشترک: با توجه به اینکه سازمان‌ها خـواسته یـا نـاخواسته در مـسیر تغییر قرار می‌گیرند، ناگزیر با محدودیت‌هایی مواجه می‌شوند؛ در این موقعیت، دیگر توان یک مـدیر به‌تنهایی برای غلبه بر مشکلات کـافی نیـست و او باید از توان سایر افراد برای رفع موانع استفاده کرده، مقدمات تغییر را فراهم و ایده‌های نوین را جایگزین ایده‌های قدیمی نماید. بدین منظور مدیر باید:

الف) موانع تغییر را پیش‌بینی کنید و به کارکنان اجازه دهید در هر محدودیتی تصمیم‌گیری کنند.

ب) سیستم‌ها یا ساختارهایی را که باعث تضعیف تغییر هستند، شناسایی کنید

ج) افراد را به بهبود سیستم‌های بیمار تشویق کنید

نکاتی در مورد مدیریت تغییر موفق

هنگام ایجاد تغییر در سازمان، می‌بایست به خاطر داشته باشید که تسلیم یا مقاومت در برابر تغییر به کارکنان بستگی دارد و برای موفقیت‌آمیز بودن این تغییرات، لازم است نکات زیر را در نظر بگیرید:

• این تغییرات باید در مورد همه اعمال شود
•  ایجاد تغییرات به زمان نیاز دارد
•  ابتدا باید دیدگاه و هدف تغییر اعلام شود
•  همه ذینفعان باید از این تغییرات مطلع گردند
•  با کارکنان در تماس باشید
•  در طول مسیر با تغییرات همراه باشید
•  به نظرات کارکنان درباره تغییر گوش دهید

شیوه‌های مدیریت کارآمد تغییر

مدیریت تغییر مؤثر می‌تواند وضعیت موجود را با کمترین هزینه برای سازمان به وضعیت متناسب در آینده تغییر دهد. مراحل اصلی این فرآیند عبارتند از:

۱- درک وضعیت فعلی شرکت: این بدان معنی است که ما باید مشکلات شرکت را شناسایی کنیم، اهمیت هر یک را ارزیابی نماییم و تصمیم بگیریم که برای حل این مشکلات چه تغییراتی لازم است.

۲- ایجاد یک چشم‌انداز و برنامه‌ریزی کامل برای آینده سازمان: در این مرحله باید وضعیت ایده آل شرکت را پس از انجام تغییرات در نظر بگیریم، این تصویر را به کلیه افراد درگیر در تغییر منتقل کنیم و راهی برای دستیابی به وضعیت جدید طراحی کنیم. قسمت مهمی از تغییر اوضاع، داشتن ثبات است. در میان این همه تغییر، مواردی مانند مأموریت کلی شرکت و کارکنان مهم برای حفظ اضطراب افراد باید ثابت نگه داشته شوند.

۳- بهترین تغییرات را ایجاد کنید: بهتر است برای ایجاد تغییرات در موسسات برنامه‌ریزی کنید، منابع خاصی را اختصاص دهید و مسئولیت مدیریت روند تغییر را بر عهده بگیرید. یکی از وظایف یک مدیر شرکت ایجاد انگیزه در همه کارکنان با به اشتراک گذاشتن اهداف و چشم‌انداز شرکت و الگویی برای دیگران است. در بعضی موارد، بهتر است موفقیت‌های کوچک را برجسته کنیم تا مسیر دستیابی به موفقیت هموارتر شود.

مطالعه بیشتر: برنامه‌ریزی استراتژیک چیست؟

آموزش مدیریت تغییر در سازمان

آموزش مدیریت تغییر سازمانی رویدادهایی را که قبل، حین و بعد از تغییر اتفاق می‌افتد، بررسی و تحلیل می‌کند. در این دوره ابزارهای عملی برای ایجاد شرایط دشوار ارائه می‌شود که کنترل و مدیریت آنها دشوار است. اهداف آموزش مدیریت تغییر سازمانی عبارتند از:

• درک تأثیر تغییر
• پشتیبانی و آماده‌سازی تغییرات قریب الوقوع
• مدیریت دیگران از طریق ایجاد تغییر در محیط کار
• خودداری از استبداد مثبت
• مدیریت سازمان از طریق ایجاد تغییرات دشوار
• حفظ و ایجاد روابط کاری خوب
• ایجاد خلاقیت بیشتر با ارائه راه‌حل‌های متغیر
• افزایش اعتمادبه‌نفس و انگیزه

هدف نهایی مدیریت تغییر در سازمان

هدف از مدیریت تغییر سازمانی، پیشبرد اهداف سازمانی بامشارکت و تشویق کارکنان به انطباق با روش جدید کار است. فرقی نمی‌کند که این تغییر سازمانی، شغلی، سیستمی یا فرآیندی باشد، با این وجود اگر کارکنان رفتار روزانه خود را تغییر داده و فعالیت‌های خود را به روشی جدید ادامه دهند، موفقیت‌آمیز خواهد بود. این امر پایه و اساس مدیریت تغییر در یک سازمان است. دوره مدیریت تغییر در سازمان ارائه شده توسط مجتمع آموزش مجازی پارس یکی از دوره‌های جامع و مفید است که با انواع مدیریت سازگار است.

 مزایای مدیریت تغییر در سازمان

مدیریت تغییر مزایایی را برای سازمان و کارکنان به همراه دارد. از جمله مزایای آن برای سازمان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. سازمان می‌تواند سریعتر، پاسخگوی خواسته‌های مشتری باشد
2. به هماهنگی منابع در سازمان کمک می کند
3. به سازمان امکان ارزیابی تأثیر کلی تغییر را می‌دهد
4. بدون اینکه اثرات منفی بر فعالیت‌های روزانه داشته باشد، در کسب‌وکار می‌تواند تغییر ایجاد کند
5. زمان لازم برای اجرای تغییر را کاهش می‌دهد
6. احتمال ایجاد تغییر ناموفق کاهش می‌یابد
7. ارائه خدمات مؤثر به مشتری توسط کارکنان ماهر تقویت می‌شود
8. مدیریت تغییر دو مسیر پیش‌بینی و پاسخ به چالش‌ها را هموار می‌کند
9. فرآیندهای مدیریتی مؤثر، خطر وابسته به تغییر شما را کاهش می‌دهد

مزایای مدیریت تغییر برای کارکنان

1. کمک به برنامه‌ریزی برای ارائه راه‌حل‌های ارتباطی مؤثر
2. کاهش مقاومت در برابر تغییر
3. بهبود روحیه، بهره وری و کیفیت کار
4. بهبود همکاری و ارتباطات
5. کاهش جنبه‌های مخرب تغییر و تأکید بر فرصت‌های مثبت موجود در روند تغییر

مطالعه بیشتر: تضاد سازمانی، مدیریت و استراتژی‌های مقابله با آن