اگر به دنبال راه‌اندازی یا توسعه یک کسب‌وکار هستید یا قصد دارید سودآوری تجارتتان را حفظ نمایید، به یک برنامه تجاری نیاز دارید؛ اما همه برنامه‌ها یکسان نیستند. اگر نیاز به تعریف کسب‌وکار خود و اهداف آن دارید، داشتن برنامه‌ریزی سازمانی امری ضروری است.

این برنامه‌ریزی مسیر روشنی را برای پیشرفت کسب‌وکارتان فراهم می‌سازد. وقتی بخش‌های مختلف کسب‌وکارتان را سازمان‌دهی می‌کنید، هرکسی می‌داند چه مسئولیتی دارد و وظایف و فرآیندهای لازم برای دستیابی به اهداف تجاری شما چیست.

برنامه‌ریزی سازمانی چیست؟

منظور از برنامه‌ریزی سازمانی این است که صاحبان مشاغل چگونه فعالیت‌های روزانه یک کسب‌و‌کار را سازمان‌دهی می‌کنند. این برنامه‌ریزی می‌تواند از موارد ساده، مانند علت شکل‌گیری شرکت‌ها تا ملاحظات پیچیده‌تر، نظیر تعیین اهداف برای تحقق یک مقصود خاص، متغیر باشد. معمولاً از برنامه‌سازمانی به‌عنوان چارچوبی برای ایجاد وظایفی استفاده می‌شود که در صورت اجرا، به شرکت اجازه دستیابی به اهدافش را می‌دهد.

برنامه‌ریزی سازمانی اغلب به‌منظور بهبود تجارت کلی یک شرکت مورداستفاده قرار می‌گیرد، بااین‌حال، شرکت می‌تواند آن را به سمت نیروی کار، امور مالی یا محصولات خود هدایت نماید؛ بنابراین، برنامه‌ریزی سازمانی اهداف مختلفی دارد: از توسعه نیروی کار و برنامه‌ریزی مالی گرفته تا محصولات، خدمات و برنامه‌ریزی توسعه.

چرا برنامه‌ریزی سازمانی مهم است؟

بدیهی است که هرچه شرکتتان را بهتر سازمان‌دهی کنید، عملکرد شرکت نیز بهتر خواهد بود. اهمیت برنامه‌ریزی سازمانی ازآن‌جهت است که به شرکت‌ها امکان ایجاد طرح‌های کارآمدتر و دستیابی به اهداف تعیین‌شده‌شان را می‌دهد.

از سوی دیگر، داشتن برنامه‌سازمانی مناسب به شرکت‌ها کمک می‌کند بهترین واکنش را نسبت به تغییرات محیط کار نشان دهند.

علاوه بر این، برنامه‌ریزی سازمانی نقش‌ها، مسئولیت‌ها و انتظارات تمام کارکنان شرکت را مشخص کرده و به مدیران کمک می‌کند از رعایت معیارهای تعیین‌شده اطمینان حاصل کنند.

ازآنجاکه برنامه‌ریزی سازمانی ساختاری را ایجاد می‌کند که در آن روابط بین تیم‌ها و مدیران به‌وضوح تعریف شده است، می‌تواند پرده از نقاط ضعف، مسائل یا تعهدات نیز بردارد. در آن صورت شرکت می‌تواند این محدودیت‌های بازدارنده را برطرف نماید.

مطالعه بیشتر: ساختار سازمانی؛ ارکان و انواع آن

فرآیندهای معمول برنامه‌ریزی سازمانی

مراحل برنامه‌ریزی سازمانی در این چهار فرآیند تعریف شده است:

1. برنامه‌ریزی استراتژیک: این نوع برنامه‌ریزی برداشتی از دیدگاه کلی شرکت است. در این مرحله، باید اهداف شرکت را مشخص کنید. اهداف باید با مأموریت کلی، چشم‌انداز و ارزش‌های اصلی شرکت مطابقت داشته باشد. این فرآیند مشتمل بر سطوح مدیریتی رده بالاست؛ هرچند می‌توان کارکنان هم وارد بحث و تبادل‌نظر کرد.

مطالعه بیشتر: برنامه‌ریزی استراتژیک چیست؟

یادگیری بیشتر: دوره برنامه‌ریزی استراتژیک

2. برنامه‌ریزی تاکتیکی: در این مرحله، بحث به سمت نحوه اجرای برنامه تدوین‌شده پیش می‌رود. این برنامه‌ها اهداف کوتاه‌مدت‌تری هستند که دستیابی به آن‌ها معمولاً بیش از یک سال طول نمی‌کشد. در این مرحله مدیریت میانی ازلحاظ برنامه‌سازی و ایجاد کمپین‌های بازاریابی حرف اول را می‌زند.

3. برنامه‌ریزی عملیاتی: اکنون به مرحله انجام عملیات روزمره لازم برای اجرای برنامه تاکتیکی رسیده‌ایم. در این مرحله باید برنامه‌های شغلی، خط‌مشی‌ها، قوانین و مقررات مربوط به کارکنان را تنظیم نمایید. بعلاوه باید وظایف خاصی را مشخص کرده و پروتکلی برای ردیابی فعالیت‌ها ایجاد نمایید.

4. برنامه‌ریزی احتیاطی: در صورت بروز حوادث غیرمترقبه یا مسائلی که اجرای برنامه اولیه را غیرممکن می‌سازد، داشتن یک یا دو برنامه پشتیبان حائز اهمیت است. زمانی را به بررسی مخاطرات و واکنش‌های احتمالی اختصاص دهد. رویدادهایی نظیر بلایای طبیعی، خرابی نرم‌افزار یا خروج یک مدیر سطح C از شرکت ازجمله مخاطراتی هستند که می‌توانند بهبود کسب‌وکار را در معرض تهدید قرار دهند.

نحوه تدوین برنامه‌سازمانی

اگرچه چهار مرحله فوق در فرآیند برنامه‌ریزی سازمانی یک چارچوب ایجاد می‌کند، اما تدوین برنامه‌سازمانی، خود، مراحل مختلفی دارد:

1. با اهداف و مقاصد شرکت شروع کنید: می‌خواهید در کوتاه‌مدت و بلندمدت کجا باشید؟سپس، یک تیم را برای رهبری اجرا، ردیابی و پیشرفت برنامه تشکیل دهید.

2. نموداری برای نمایش ساختار سازمانی برنامه ایجاد نمایید: آن را با تمام اعضای شرکت به اشتراک بگذارید و درعین‌حال که به نقاط عطف تعیین‌شده برای بلندمدت و کوتاه‌مدت دست پیدا می‌کنید، آن‌ها را در جریان آخرین پیشرفت‌ها قرار دهید.

3. اهداف و مقاصد شرکت را تعریف کنید: فهرست دقیقی تنظیم نمایید که بر اساس آن همه به اهداف و مقاصد شرکت و همچنین نقش خود در تحقق آن‌ها پی ببرند.

مطالعه بیشتر: چند راهکار مهم جهت تعیین اهداف

4. فهرستی از وظایف و نقش تمام اعضای تیم خود ایجاد کنید: وظایف اعضا را مشخص نمایید و اطمینان حاصل کنید تیمتان آنچه را که از آن‌ها انتظار می‌رود، درک کرده است.

5. بررسی کنید در حال حاضر شرکت در چه مرحله‌ای قرار دارد: چه فرآیندهایی در حال انجام است؟ بررسی این موارد به تیم این امکان را می‌دهد تا برای رسیدن به اهداف توسعه شرکت اقدامات لازم را انجام دهد.

6. آنچه را که جمع‌آوری کرده‌اید در قالب یک سند نگهدارید: می‌توانید از این ابزار برای پیگیری میزان پیشرفت هنگام اجرای برنامه‌سازمانی استفاده نمایید.

چگونه برنامه‌سازمانی خود را به اعضای تیم ابلاغ نماییم؟

پس از تدوین یک برنامه‌سازمانی، گام بعدی ابلاغ آن به اعضای تیم است. چنانچه بدون شناخت همه اعضا از یک برنامه آن را به مرحله اجرا بگذارید، ممکن است با مشکلاتی مواجه گردید که منجر به خروج کل برنامه از مسیر تعیین‌شده گردد.

یکی از راه‌های اطلاع‌رسانی به تمام افراد، فراخوان برگزاری یک جلسه در شرکت است. دستور کار دقیقی داشته باشید که جزئیات برنامه‌سازمانی را مشخص کند و از حاضرین در جلسه بازخورد دریافت نمایید. بعلاوه می‌توانید از قبل برگه‌هایی حاوی اطلاعات مربوط به برنامه را تهیه کرده و قبل یا در طول جلسه میان اعضا توزیع کنید.

اگر شرکت شما دارای نرم‌افزار مدیریت پروژه است، می‌توانید کل شرکت را در برنامه‌سازمانی قرار دهید، وظایف را تعیین کرده و در صورت داشتن هرگونه سؤال از طریق این ابزار با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. سپس، هنگامی‌که برنامه‌سازمانی را اجرا می‌کنید، می‌توانید میزان پیشرفت را ردیابی کرده و اطمینان حاصل کنید که همه در ارتباط حضور دارد.

منبع: PROJECTMANAGER